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Webinar: como organizar, vender e transmitir!

Escrito por: Estéfane Padilha

As plataformas online têm um universo de possibilidades para quem realiza eventos. Cada vez mais, as tecnologias se popularizam e tornam a vida de um organizador mais prática e simples. Você já deve ter pelo menos ter ouvido falar sobre um webinar – ou webinário -, que é o tema do nosso post, mas se a palavra não te soa familiar, não se preocupe que vamos explicar aqui tudo o que você precisa saber para organizar essa modalidade de evento online! 

Continue a leitura e fique por dentro dos seguintes tópicos:

Afinal, o que é um webinar?

Se usarmos o termo em Português (webinário), fica fácil encontrar o significado: seminário online. Um webinar é um tipo de apresentação, reunião ou videoconferência de interesse educacional ou com fins lucrativos. Este tipo de encontro é caracterizado por uma via única, ou seja, um mediador tem a fala a maior parte do tempo e irá explicar algum assunto. Mas há a opção de o público interagir através de um chat para esclarecer possíveis dúvidas. 

As lives nas redes sociais, que agora são uma tendência, possuem uma estrutura semelhante, com um locutor na tela principal e os seguidores reagindo. Mas nosso objetivo aqui é compartilhar dicas para um webinar profissional e bem sucedido, atraindo uma maior audiência e fazendo com que seu evento online seja um sucesso! 

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E quais as vantagens na realização de um webinar?

Custo-benefício

O fato de tudo ser online vai te poupar de alguns gastos que um evento em um espaço físico exige, como contratar uma equipe de limpeza, segurança ou escolher um lugar que se adeque às suas necessidades de organização e ao seu orçamento. O uso de equipamentos também é bem prático, afinal, só é preciso instrumentos para filmar e captar o som com qualidade, o que pode ser feito com um celular, além de uma boa iluminação – que pode ser natural mesmo. 

Alcance

A questão do custo-benefício também vale para os participantes: se pessoas de fora se interessariam pelo encontro, mas não pudessem bancar gastos com passagem e hospedagem, a plataforma online se torna um aliado. E isto leva a outro aspecto: um evento democrático atinge mais gente! Seu evento pode chegar a lugares que você nunca imaginou. É muito provável que você atraia um público maior e descubra novos nichos pelo país – e mundo, por que não? – a fora! Ou seja, todos saem ganhando, concorda?

Conquistar Leads 

Quem quer vender um bem de serviço ou um produto, tem essa opção de usar o marketing digital a seu favor. O caráter expositivo, rápido e dinâmico do webinar pode ajudar a se chegar ao objetivo de vendas e geração de leads, ou seja, atrair pessoas que possam ter interesse no que você está ofertando e torná-las, de fato, clientes.

Comodidade e pontualidade

Não precisar se deslocar é uma vantagem não só no fator comodidade, como na pontualidade. Se você e seus convidados estão no conforto da sala de casa ou no escritório, basta saber o horário e começar a transmissão, sem que ninguém precise se estressar com possíveis transtornos no trânsito a caminho do local, pausas para almoço que demoram mais do que o previsto ou convidados sem lugar para estacionar, por exemplo.

Dinamicidade

É preciso chamar a atenção dos colegas de trabalho sobre responsabilidades e metas e, ao mesmo tempo, prezar por uma convivência agradável para que todos rendam mais. Variar um pouco o modelo de uma apresentação pode ser a opção ideal para evitar vários textos com instruções que precisam ser entendidas com precisão. Pensando nos consumidores, uma live é um jeito inovador de mostrar uma novidade na empresa para os clientes. 

As diferentes maneiras de fazer um webinar

A ideia é a transmissão ao vivo, com a possibilidade de que o público interaja escrevendo em um chat ou até mandando um áudio. Mas há ainda a opção do seminário gravado, que é disponibilizado numa data e horário específicos. E além dessas duas formas, o modelo do webinar pode ser caracterizado das seguintes maneiras:

Apresentação – Possui caráter expositivo, seja para falar de uma ideia, uma teoria, um bem ou serviço;

Entrevista – O convidado pode estar no mesmo ambiente que o apresentador ou em um chat paralelo.

Sessão de perguntas e respostas – Os participantes vão ajudar de forma mais direta, seja formulando com antecedência as perguntas, ou no chat, depois de uma explanação inicial. 

Summit – Alguns especialistas discutem o assunto central. Mas lembre-se que o comum é dar destaque a uma pessoa para mediar tudo, para facilitar a organização de todo evento. 

Como organizar e executar um webinar

Agora que você sabe toda a teoria, vamos falar da prática! Como em qualquer organização, aqui é preciso pensar em fases antes do dia do evento, durante e depois. Algumas medidas são bem semelhantes aos modelos tradicionais de seminários em ambientes físicos, enquanto outras precisam de especificidades na plataforma online. Confira:

Pré-evento

Comece a agir com o máximo de antecedência para ter tempo de se planejar bem e lidar com possíveis imprevistos. Siga o nosso passo a passo de apenas cinco tópicos e fique tranquilo! 

1 – Escolha o tema do seminário, além de data e hora. É conveniente estimar a duração para que as pessoas saibam quanto tempo ficarão na frente do computador. E na internet é melhor que a programação não seja tão extensa. 

2 – Encontre a plataforma certa, que seja prática e fácil, mas tenha suporte suficiente para que tudo seja transmitido com qualidade de acordo com a sua demanda. Ah, não esqueça de que se você nunca realizou algo desse tipo, é importante fazer teste antes com a sua equipe e se certificar de dominar tudo o que é necessário.

#DicaDoity: Pensamos em formas de facilitar ainda mais a sua vida, a Doity planejou e desenvolveu um espaço virtual para a transmissão de eventos online que é totalmente integrada com a parte de gerenciamento de eventos: a Doity Play! Por ela é possível criar salas para atividades simultâneas e um chat exclusivo para cada uma para garantir a interação durante todo o evento, como também a possibilidade de criar um aplicativo do evento e fazer a transmissão ao vivo por lá também!

3 – Divulgue seu evento da forma já conhecida: e-mail marketing, redes sociais, posts patrocinados para alcançar o público-alvo. E não esqueça que o site do seu evento não é apenas para realizar inscrições, mas também é uma forma de promover as novidades, programação e, assim, criar uma expectativa para o grande dia.

 4 – Auxilie o palestrante. É preciso ter um roteiro sobre o que será discutido e se preparar para possíveis perguntas, mas isso ele já deve saber. Só que para a dinâmica na internet ser mais interessante, é aconselhável ter um material extra, como alguns slides. E falar com o computador pode ser algo novo, então é preciso ensaiar olhando para a câmera, pois assim a audiência sentirá que estão falando diretamente com cada um.

5 – Já no dia, antes de tudo começar, cumpra um pequeno checklist e assegure que a internet está funcionando, além da câmera, microfone e iluminação – nestes três itens, é sempre bom ter um reserva. Não esqueça de programar o envio de um e-mail a todos os inscritos, lembrando da hora da transmissão e do link para a live.

Durante o webinar

O palestrante basta seguir o roteiro do evento e realizar o seminário. Mas é importante alguém estar nos bastidores atento à audiência e sugerir mudanças, caso necessário. Normalmente, perguntas são deixadas para o final, mas improvisos são aceitos e você pode indicar que o seminarista abra espaço para uma interação mais rapidamente ou mesmo um pequeno intervalo.

Pós-evento

É a hora de avaliar a transmissão e as maneiras de medir isso são através da análise do número de acessos e comentários, bem como com uma pesquisa de satisfação. Também é importante disponibilizar o material depois para que as pessoas possam recapitular algo ou até as que não puderam estar online possam ver o que foi discutido. E claro, se mantenha em contato com todos, envie e-mails sobre assuntos interessantes e futuros seminários, palestras ou encontros. Isso criará um vínculo sempre mais forte com o público-alvo. 

Pronto! O mistério do webinar está resolvido. Você agora pode se aliar a mais esta possibilidade que a  internet te oferece e organizar eventos de forma rápida, eficaz e super moderna. Para começar agora o seu evento online, basta clicar no banner aqui embaixo e executar as suas ideias. Divirta-se e até a próxima!

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Estéfane Padilha

Estéfane Padilha

Jornalista e colaboradora do Doity Team. Mora em Colônia, na Alemanha, onde estuda, trabalha e é voluntária no FC Köln, clube de futebol da cidade

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