Organizar Eventos

Afinal, como é a experiência de trabalhar em eventos?

Escrito por: DoityTeam

Trabalhar em eventos é uma experiência muito valiosa, interessante e desafiadora. Lidar com diversos relacionamentos e trabalhar na organização e no planejamento estratégico é sempre um grande desafio. Para isso é necessário trabalho duro, gostar da área e ter muita dedicação.

O mercado de eventos está em constante crescimento, e é uma ótima alternativa para quem quer adquirir experiência na área, fazer networking ou até mesmo trabalhar de maneira voluntária em feiras e congressos da sua região.

Quer saber como é a experiência de trabalhar em eventos? Continue a leitura e confira as principais dúvidas respondidas sobre o assunto!

Como é o trabalho com eventos?

Primeiramente, é preciso considerar que existem diversos:

  • tipos de eventos: como congressos, workshops, reuniões, encontros de negócio, feiras e simpósios;
  • portes: os eventos englobam desde pequenas reuniões entre pessoas até shows grandiosos com milhares de pessoas;
  • formatos: acadêmicos, institucionais, promoções de vendas, lançamento de produto, empresariais, corporativos etc.

Ao contrário do que muitas pessoas pensam quando não entendem sobre o assunto, organizar um evento (seja qual for o tipo ou porte), é um trabalho que exige muita organização e planejamento estratégico.

Afinal, todos os eventos têm objetivos a serem atingidos, e as pessoas que trabalham com isso precisam de muita criatividade e estratégia para concretizar todas as suas metas.

Quais são as vantagens e desvantagens do trabalho em eventos?

Falar sobre as vantagens e desvantagens no trabalho em eventos é muito relativo.

Por exemplo, você pode achar que é uma desvantagem ter que ficar se comunicando com o público, enquanto outra pessoa pode achar que isso é uma vantagem, por ter facilidade na comunicação. Você pode achar que é ruim lidar com imprevistos enquanto outra pessoa pode fazer isso com muita facilidade.

Sendo assim, vamos listar de uma maneira geral quais são as principais características do trabalho em eventos e você escolhe o que considera vantagem ou desvantagem, pode ser? Você precisa:

  • saber estabelecer uma ótima rede de contatos;
  • entender os interesses do cliente;
  • saber lidar com imprevistos;
  • trabalhar em equipe;
  • saber negociar;
  • estar sempre motivado;
  • trabalhar MUITO em cima do planejamento estratégico;
  • saber ouvir reclamações e críticas;
  • entender tudo sobre otimização do tempo e organização de tarefas;
  • ser criativo, inovador e dinâmico;
  • ter disposição para trabalhar durante horas no evento;
  • saber trabalhar sobre pressão.

Quais são as aptidões e habilidades necessárias?

Ser apaixonado por comunicação

Um bom produtor de eventos tem que ser apaixonado por comunicação. Isso é essencial porque ele vai trabalhar com diversos stakeholders e precisa falar a sua língua de uma maneira estratégica.

Por exemplo: com o time interno, ele precisa ser motivador e esclarecedor; com o público ele precisa ser persuasivo e dinâmico, e com os fornecedores é necessário ser negociador e convincente.

Ser organizado e estratégico

São muitos os passos que envolvem o pré, durante e pós-evento. Assim, além da boa comunicação, é necessário adorar controlar planilhas! O produtor precisa ser organizado para que todas as etapas sejam cumpridas e ele não se esqueça de nenhum detalhe importante.

Para ajudar nesse segmento, o promotor de eventos pode contar com diversos softwares, plataformas e aplicativos de organização que ajudam a otimizar o tempo e a ter uma visão ampla das etapas a serem cumpridas. Sendo assim, também é preciso gostar e ter facilidade com novas tecnologias.

Ter dinamismo e ser flexível

Também tem que pensar rápido! É necessário ter criatividade, dinamismo e saber “se virar nos 30”.

Por mais que esteja tudo esquematizado, ao executar um evento, sempre há algo que surge de última hora (um fornecedor que não apareceu, um aparelho que quebrou ou um palestrante que não vai chegar a tempo).

Então, o produtor precisa de muito jogo de cintura e estratégia para que o trabalho não seja comprometido. Afinal, o público pagou por determinada ação e quer ter uma experiência única no grande dia — mesmo que aconteçam diversos problemas durante sua execução.

Saber delegar tarefas

É essencial que o produtor de eventos saiba coordenar ações e delegar tarefas. Afinal, ele não pode fazer tudo sozinho, precisando contar com a ajuda de um time que colabore de forma significativa em todas as etapas do evento.

O que é necessário ter em mente antes de trabalhar em eventos?

Para se tornar um produtor de eventos qualificado, você vai precisar saber um pouco de cada área: vendas, marketing, administração, recursos humanos, finanças, tecnologia, informática e logística.

Somente quando entende um pouco sobre cada área você consegue ter uma visão mais ampla e ter insights importantes que ajudam na tomada de decisões estratégicas.

Como trabalhar em eventos?

No cenário de eventos existem algumas possibilidades, tais como:

  • trabalhar com uma empresa que promove eventos para diversas áreas;
  • ser contratado para trabalhar em um determinado setor (como recepção);
  • organizar um evento do zero (pensando em todo o planejamento e a sua execução).

Para ganhar experiência, você pode começar participando como voluntário nos eventos acadêmicos da sua região. Também há a possibilidade de fazer um estágio em eventos ou começar a ajudar de alguma maneira na organização dos eventos da sua instituição de ensino.

Depois que você tiver adquirido os conhecimentos necessários do mercado de trabalho da sua região e segmento, fica muito mais fácil criar um evento do zero.

Além disso, participar de diversos eventos e ter um olhar crítico sobre a sua organização ajuda a desenvolver ideias importantes (seja para não cometer os mesmos erros ou ter insights sobre os acertos).

Os eventos, além de trazerem conhecimento sobre uma determinada área, ajudam a conhecer pessoas interessantes e promover um ótimo networking. Eles ajudam a enriquecer o currículo e, em sua maioria, também podem ser utilizados como horas nas atividades complementares.

A experiência de trabalhar em eventos é maravilhosa; contudo, ela não acontece da noite para o dia. É preciso ter muito empenho, dedicação e planejamento estratégico para criar um evento inovador e que faça a diferença na vida do público participante.

Nesse post, você conheceu um pouco mais sobre como é a experiência de trabalhar em eventos. Você se interessou por essa área? Gostou do nosso conteúdo? Então, aproveite para baixar essa planilha de planejamento de eventos gratuita. Ah, estamos sempre alimentando o nosso blog com materiais educativos, fique ligado!

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