Organizar Eventos

Descubra por quê você precisa de um software para eventos

Escrito por: Estéfane Padilha

Estamos tão acostumados com a tecnologia que, algumas vezes, nos esquecemos de como ela nos auxilia no dia a dia, desde pequenas ações até grandes acontecimentos. Ela se renova e se aprimora, tornando a vida mais fácil. E é aí que entra uma ideia que talvez você ainda não tenha pensado, mas que pode ajudar na sua rotina de organizador, a se planejar de forma cada vez mais rápida e eficiente: o uso de um software para eventos. 

Primeiramente, um esclarecimento: software é aquilo que possibilita o funcionamento de um sistema, desde o Microsoft Office até joguinhos de passar o tempo. Mas, como isso pode estar atrelado ao planejamento de um evento? Nós te explicamos! Em resumo, essa tecnologia vai concentrar em apenas uma plataforma as diversas tarefas que você tem que gerenciar

E então, pronto para ficar por dentro de todos os benefícios que podem ser usufruídos e garantir que sua organização será bem sucedida antes, durante e depois de um evento? Vamos lá! 

Mais abaixo, você vai conferir como:

Organize seu cronograma e seus investimentos com um software para eventos

Seu calendário estará em dia

Alguns planos precisam de um prazo mais demorado até que comecem a ser executados. Uma empresa que pretende realizar várias ações ao longo de um ano, pode contar com um único software para eventos que, dentre outras coisas, ajuda a organizar as datas de acordo com o que mais exige prioridade ou requer tempo e o que pode ser posto em prática com maior facilidade. 

Reduzindo gastos e poupando profissionais

Um dos primeiros fatores a se pensar na hora de planejar um seminário com uma turma pequena de faculdade, um encontro corporativo ou uma feira grande que receba várias empresas é o orçamento. Isso é determinante e garantimos que com um software para eventos é possível cortar alguns gastos. 

Uma ferramenta que já disponibiliza funções para as fases de planejamento e execução do evento faz com que não seja necessário pagar uma empresa terceirizada que tome conta algum setor, como a contratação de profissionais para um stand de vendas, afinal, as inscrições agora podem ser online! 

Desse modo, a organização ganha a oportunidade de redirecionar os investimentos em áreas internas que precisem de maior atenção em um determinado momento, como no setor de marketing e redes sociais, impulsionamento de posts, ou qualquer outro ponto que mereça ser fortalecido.

Ainda na temática financeira, é mais fácil saber online como andam as inscrições, se elas já foram confirmadas ou estão pendentes, e qual a situação do caixa e, assim, é possível utilizar o lucro e já garantir o pagamento de outros serviços necessários, como aluguel de equipamentos de som ou uma equipe de limpeza durante os dias do evento.

Otimize suas ações e ganhe tempo

Com um só lugar que pode criar seu site, disponibilizar as inscrições dos participantes, avaliar a submissão de trabalhos, emissão de certificados e até analisar a satisfação de todos pós evento, você terá vários processos de forma uniforme e estará sendo poupado de um monte de planilhas. Ou seja: mais organização em menos tempo e com menos esforço!

E não são só a sua equipe de trabalho que sairá ganhando. Os clientes também ficarão felizes, nós garantimos. O porquê? Sabe as filas longas e demoradas que muitos precisam enfrentar para fazer o credenciamento e as atividades poderem ser iniciadas? Um software poupará isso através de um check in mais rápido via leitura de QR code nos smartphones.

A tecnologia a seu favor

Segurança na área de TI

A parte de tecnologia de informação também terá uma garantia, pois é a empresa responsável pelo software para eventos que cuidará de identificar eventuais falhas no site, por exemplo, e, claro, corrigi-las! Se sua página sair do ar, talvez você nem fique sabendo, pois sempre estarão checando e tudo será resolvido rapidamente. E mesmo quando a situação estiver sob controle, mas surgir alguma dúvida, uma equipe poderá lhe atender com prontidão.

Também há facilidades proporcionadas por uma plataforma que você sequer imaginou e que parecem não ser essenciais, mas que são, sim! Elas são muito importantes para te ajudar a  estreitar sua relação com os clientes já fiéis ou atrair novos seguidores, como um serviço de acessibilidade online para os participantes que necessitam de tradução em libras. 

E já pensou em atrelar sua página com o bate-papo de outras mídias sociais, como WhatsApp ou Messenger, e estar em contato direto com os interessados no seu produto? Pois é, esta é mais uma entre as várias ferramentas que um software para eventos pode oferecer!

#DicaDoity: Se essas questões específicas despertam o seu interesse, sugerimos que confira o nosso banner a seguir, com algumas boas informações de como usar as novas tecnologias também durante o seu evento, não apenas no planejamento para o grande dia. O download é gratuito!

Organize eventos incríveis e super modernos!

Descubra as vantagens do uso da tecnologia, como ela pode facilitar as etapas do seu evento e melhorar a experiência do participante

Baixar e-book

Tenha tudo em tempo real

Outra grande vantagem de um software para eventos é que a tecnologia lhe possibilita ter informações sempre atualizadas quando for preciso verificar algo sobre todos os preparativos. Isso também serve para os participantes em potencial. Quando um lote de inscrições chega ao fim, será possível saber na hora e correr para garantir uma vaga, por exemplo. 

Tenha autonomia nas suas escolhas

Ao contar com  um software, você fará tudo com o jeito do seu evento. É o organizador quem vai personalizar tudo do jeito que melhor traduza os interesses da organização e do público. A tecnologia lhe oferece um modelo prático e rápido, mas ajustável para tudo ficar com a sua cara. 

Ou seja, nada de ter que se reunir diversas vezes com uma equipe e ajustar inúmeros detalhes. Você terá a autonomia e a palavra final em todas as etapas da organização. Tudo estará disposto de forma, rápida, simples, com fácil acesso e que se adequa a diferentes ideias e modelos de negócios. 

Os segredos para realizar um evento são muitos, mas você pode contar com um grande auxílio para todos os tópicos que abordamos acima aqui no texto. Para ter uma ideia de como tudo pode ser prático, a plataforma da Doity pode ajudar a criar uma conta, um site, customizar tudo e já iniciar o processo de inscrições em cinco minutos!

Esperamos ter contribuído com o esclarecimento de algumas dúvidas e tornar o seu planejamento mais fácil e eficiente. Agora temos um e-book que pode te ajudar a pensar suas ações de modo que os clientes tenham um tratamento mais especial, através do design de experiência. E você sabe que um público satisfeito é uma garantia para os futuros projetos. Então boa sorte com a nova leitura e até a próxima!

Transforme a experiência dos participantes

Descubra o que é Design de Experiência e quais as vantagens em utilizá-lo e como implementar essa estratégia em seu evento!

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Estéfane Padilha

Estéfane Padilha

Jornalista e colaboradora do Doity Team. Mora em Colônia, na Alemanha, onde estuda, trabalha e é voluntária no FC Köln, clube de futebol da cidade

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