Organizar Eventos

Sistema de eventos: saiba qual é o ideal para você

Escrito por: Fernanda Lins

Usar um sistema de eventos que facilite a vida do organizador, traga benefícios para os participantes e ofereça funcionalidades que otimizem as atividades é uma ótima alternativa para automatizar os processos, diminuir gastos com equipe e economizar o tempo.

Você sabe que a tarefa de organizar um evento exige dedicação e disponibilidade. Não é uma escolha: para um evento ser um sucesso é preciso envolvimento. São tantas atividades, processos e detalhes para ficar atento que toda ajuda para tornar o caminho mais simples é bem-vinda. Afinal, se tempo é ouro, não dá para desperdiçá-lo!

Nesse texto vamos te mostrar as vantagens de usar uma plataforma de eventos para você poder, enfim, organizar o melhor evento, da melhor maneira!

Benefícios de um sistema de eventos para o organizador

Autonomia

A liberdade para conduzir as atividades totalmente do seu jeito é uma super vantagem de um sistema de eventos. Utilizando uma plataforma de gestão você tem independência, não terceiriza boa parte do trabalho e ainda assim facilita os processos e diminui o tempo gasto com as atividades por conta da automatização oferecida pela plataforma.

O sistema de eventos integra os processos

Muitos organizadores realizam os processos de forma descentralizada. Para cada atividade ou etapa do pré ao pós evento, usam um serviço diferente, o que gera desorganização e acúmulo de demandas.

É muito importante contratar uma solução em que as etapas estejam integradas. Por exemplo: a lista de inscritos estar interligada ao sistema de credenciamento para facilitar no dia do evento e, consequentemente, o credenciamento à emissão de certificados com o objetivo de gerá-lo no menor tempo possível e sem erros.  

Redução de custos

Dinheiro é sempre uma das dores de cabeça na organização de eventos. Com um sistema é possível fazer um evento de qualidade e com uma previsão financeira modesta. Listamos alguns aspectos que vão te ajudar a cortar os custos:

  • Equipe reduzida – Quando feitas de forma manual, algumas etapas do evento demandam equipe grande. Se tudo está integrado na mesma plataforma, você consegue realizar, por exemplo, o credenciamento usando apenas um aplicativo para check in, e a emissão de certificados por e-mail, em poucos cliques;
  • Sistema de inscrições – Controlar e acompanhar tudo de onde estiver é maravilhoso! Número de inscrições, as formas de pagamento, além de poder cadastrar cupons de descontos, lotes promocionais e não precisar se preocupar com o limite de inscritos, já que os sistemas cuidam disso automaticamente;
  • Site do evento – Sem precisar contratar agência ou freelancer é possível colocar no ar o site do evento com informações, canal de contato com os participantes e a possibilidade de começar a vender, imediatamente, as inscrições.

Controle e segurança

Um sistema que controle a entrada e a saída dos participantes é ótimo para o organizador durante o credenciamento que poderá ser feito apenas com o nome do inscrito ou o voucher e um celular – viva a simplicidade!

É importante ainda que o sistema faça o registro de frequência de cada participante. Assim, será possível personalizar a carga horária de cada certificado emitido, de acordo com o tempo de permanência dos participantes.

Otimização do tempo

A gente falou lá no começo do texto sobre o tempo ser sempre tratado como ouro. Faz todo sentido! Usá-lo da forma correta permite que você dedique mais horas a outras áreas do seu evento. Como pensar em uma programação atrativa, nomes importantes para palestrar ou maneiras de tornar a experiência do participante, ainda mais, positiva.

Portanto, cuide do seu tempo com carinho. Não custa lembrar que ele é seu grande aliado, tanto para dedicar ao evento quanto para todas as outras coisas que te importam e nem na correria da organização podem ser esquecidas – como família, filhos, faculdade, amigos e outros compromissos!

Segurança financeira

Um sistema vai te ajudar a fazer as vendas antecipadas e de uma maneira super simples. Isso é ótimo porque, durante todo o pré-evento, você vai gerar recursos e não precisa se preocupar em ir atrás de cotas de patrocínio.

(Há alguns meses, aqui no nosso blog, a gente contou a história da Mônica que escolheu o sistema certo e realizou um evento de grande porte sem patrocínio. Dê uma olhada e inspire-se!)

#DicaDoity – Bom mesmo é evento com inscrições esgotadas, não é? Dá aquele alívio e sensação de que parte do dever já foi cumprido. Então, aproveite as dicas desse e-book e elabore as melhores estratégias para vender bastante! Ah, para baixá-lo, é gratuito!

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Benefícios de um sistema de eventos para o participante

Redução de filas

Organização que evita filas, também evita impressão ruim, impaciência e cansaço dos participantes. Chegar em um evento e conseguir ser credenciado de forma ágil é incrível. Se a sua gestão for automatizada, isso é possível. O inscrito precisa apresentar o voucher ou apenas dizer o nome  – e aquele app que falamos lá em cima dá conta do resto.

Certificado digital

Se o organizador usar um sistema que tenha a solução de emissão de certificados integrada, o participante tem a possibilidade de receber o certificado assim que o evento terminar – isso mesmo, ainda no dia do evento! – por e-mail, com a opção para download e impressão.

Canal de comunicação

O site do evento é um canal de comunicação com o participante super simples e acessível. Por lá, é possível tirar dúvidas sobre inscrições, programação, local do evento, pagamento e tantas outras. Essa facilidade deixa uma ótima impressão sobre o seu evento.

Lembre-se: a forma como um participante – ou alguém que pretenda participar – é atendido e recebido vai contar muito na experiência final. Não vacile!

Também é importante que o sistema ofereça um mailing e a possibilidade de enviar comunicados, como mudança de horário, local ou palestrantes. Esse tipo de canal de comunicação é eficiente e prático, pois os envios são feitos em mala direta, de maneira coletiva.

Facilidade de pagamento

Os sistemas de eventos, normalmente, oferecem várias opções de pagamento, como cartão de crédito – com a possibilidade de parcelamento -, débito ou boleto bancário, feitas por meio de intermediadores, como Moip e PagSeguro. O participante, além da facilidade de fazer tudo de um celular ou computador, tem a garantia de operações seguras e confiáveis.

Funcionalidades

Ao longo desse material, a gente falou bastante sobre algumas funções dos sistemas de eventos, como inscrições/pagamentos online, a possibilidade de fazer o site do evento, credenciamento ou emissão de certificados. Além disso, outras funcionalidades se destacam nessa busca por uma melhor maneira de gerenciar eventos.

Alguns tipos de eventos, como os científicos e profissionais, têm particularidades que exigem soluções voltadas às atividades comuns em eventos dessa natureza, como a submissão de trabalhos acadêmicos e a publicação dos anais do evento (proceedings). Como já falamos aqui, a gestão de trabalhos acadêmicos pode ser uma tarefa bem trabalhosa, então, vale a pena investir em um sistema!

#DicaDoity – Além de se inscrever no evento, existem plataformas que têm a opção dos participantes se inscreverem em atividades que acontecem durante o evento, como minicursos, palestras ou workshops, e ter certificados separados para cada uma delas.

Qual é o melhor sistema de eventos para você?

Se você quer que tudo no seu evento seja feito de forma digital, sem a necessidade de tantas etapas manuais, uma equipe grande, alto investimento e processos que exijam muito tempo do organizador, experimente testar uma plataforma como a Doity, um sistema de eventos que reúne todos (todos mesmo!) os benefícios e as funcionalidades que falamos nesse texto, e ainda tem foco no mercado de eventos acadêmicos e profissionais.

Além de tudo isso, ainda é possível acompanhar relatórios financeiros, fazer pesquisa de satisfação ou um sorteio durante o evento.

E tudo sem investimento inicial, de forma gratuita. O modelo de cobrança da plataforma é feito sobre as inscrições, ou seja, você só paga se vender. Saiba mais sobre isso aqui.

Tudo na Doity funciona no modelo faça você mesmo, a tradução da expressão em inglês que deu origem ao nome da empresa, do it yourself. Ao utilizar a plataforma, o organizador experimenta, na prática, a ideia de autonomia.

Outro diferencial é o suporte: a equipe de atendimento está disponível para tirar dúvidas relativas ao sistema por chat em tempo real, e-mail e telefone.  

E não esqueça: o mais importante é encontrar uma solução que esteja alinhada aos seus objetivos, ao público-alvo e, principalmente, que compartilhe contigo o desejo de fazer sempre os melhores eventos!

Agora, a melhor maneira de experimentar cada um desses benefícios e vantagens é organizando um evento, claro! 

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Fernanda Lins

Gestora de marketing e de conteúdo. Uma jornalista que já quis ser escritora. Apaixonada por palavras, praia e futebol

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