Organizar Eventos

Afinal, como garantir a segurança em eventos?

Escrito por: DoityTeam

Mesmo com as crises, o setor de eventos continua em expansão. De acordo com Wilson Ferreira Junior, CEO da Eletrobras, em entrevista para a Revista Eventos, a expectativa é que o mercado cresça em 10% no ano de 2019. E isso não é à toa! Afinal, eles são fundamentais para manter as marcas mais competitivas. Mas, você se preocupa em garantir a segurança em eventos?

Perguntamos isso porque, normalmente, os organizadores se atentam em definir atrações importantes, conseguir bons patrocinadores, gerar receita e, muitas vezes, se esquecem de alguns cuidados!

Nesse sentido, a seguir mostraremos algumas formas de garantir a segurança em eventos. Acompanhe!

Avalie o local do evento

Não é nenhuma novidade que o local do seu evento precisa comportar o número de inscrições. Porém, imagine que você tem 100 convidados e encontrou um espaço que cabem 500. No entanto, o Corpo de Bombeiros determinou que naquele lugar pode ter apenas 50 pessoas. Ou seja, de nada vai adiantar o espaço ser enorme se você não poderá realizá-lo naquele local, certo?

Para que isso não aconteça, o primeiro passo é solicitar ao dono do estabelecimento uma cópia do Alvará de Funcionamento. Confira a quantidade de pessoas, prazo e validade. Assim, você tem a certeza de que o local está em dia com suas obrigações legais e também que o ambiente tem proteção contra incêndios.

Se o estabelecimento tem o alvará, significa que está tudo certo para a realização do evento. Por precaução, faça uma vistoria no local, conferindo as suas estruturas, a qualidade das instalações, saídas de emergência, e seja criterioso ao avaliar qualquer irregularidade que possa comprometer a segurança em eventos.

Faça uma análise e identificação de riscos

Imprevistos podem acontecer. No entanto, para que você não seja pego de surpresa, faça uma análise com a identificação dos possíveis riscos.

Segundo a Cartilha do Evento Seguro, elaborado pela Associação Brasileira de Empresas de Eventos (ABEOC Brasil), os riscos podem ser divididos em quatro categorias. Veja quais são elas:

Humanos

Vandalismo, uso de drogas e armas, são apenas alguns exemplos de riscos humanos, que podem gerar grandes problemas para a segurança das pessoas em um evento.

Técnicos

Os riscos técnicos são provocados, principalmente, por falha nas instalações elétricas. Por isso, antes do evento, é importante conferir se está tudo certo com o local (vale a pena investir em um eletricista para dar uma olhada nas fiações).

Natural

O risco natural é causado por intempéries e demais condições climáticas. Portanto, verifique a possibilidade de alugar um gerador para evitar que termine a luz no meio do evento.

Biológicos

O mais comum dos riscos biológicos em eventos são as intoxicações alimentares. Portanto, conte sempre com fornecedores de confiança, e observe se os alimentos estão bem condicionados. Além disso, especifique no cardápio os principais alimentos que têm relação com alergias alimentares (lactose, glúten, camarão, soja etc).

Conte com o auxílio de profissionais qualificados

É recomendado que você tenha uma equipe de segurança no local do evento. As empresas especializadas podem ajudar a fazer toda a gestão, realizando as vistorias necessárias, garantindo a proteção de todos os seus convidados.

Lembre-se de que eles têm a qualificação e conhecimentos necessários, e sabem o que fazer para assegurar a integridade das pessoas em casos de imprevistos e acidentes.

Providencie os alvarás necessários

Os alvarás são essenciais para garantir a execução do seu evento sem complicações. Afinal, ninguém quer ter o evento interditado pela falta de algum documento, certo? Confira quais são os principais alvarás para eventos:

  • Alvará de Funcionamento: quando você faz o evento dentro de um estabelecimento;
  • Alvará Temporário: quando o evento acontece ao ar livre ou em um ambiente público;
  • Vistoria Sanitária: quando há manipulação e consumo de alimentos;
  • Autorização da Divisão de Produtos Controlados: quando há fogos de artifício;
  • Escritório Central de Arrecadação e Distribuição (ECAD): quando há apresentação artística.

Utilize a tecnologia

Utilize a tecnologia ao seu favor: instale câmeras de segurança no seu evento e tenha uma equipe de monitoramento — isso ajuda a deixar os convidados mais confiantes de que estão sendo protegidos e monitorados.

Outra medida fundamental é a instalação de identificadores de metal. Assim, você tem a certeza de que nenhum convidado entrará no evento com objetos cortantes que possam causar um acidente.

Estabeleça uma boa comunicação 

É essencial fazer uma reunião com toda a equipe de trabalho no local do evento para apresentar o ambiente, mostrar as saídas de emergência e orientar o pessoal a como agir em casos de acidentes.

Se você investiu em uma empresa de segurança especializada, é essencial que ela esteja presente para orientar sobre como a equipe precisa se portar diante de eventualidades, ajudando na organização do evento.

Além disso, toda a equipe precisa ser dinâmica e proativa, sendo capaz de lidar com situações que não estavam planejadas. Uma boa dica é investir nos walkie talkies e fones para que haja uma boa comunicação entre todos durante o evento.

Organize bem o credenciamento das pessoas

Para garantir a segurança em eventos é fundamental que todas as pessoas estejam identificadas com as suas devidas credenciais (equipe de trabalho, alunos, professores, limpeza e imprensa). Essa identificação precisa ser utilizada durante todo o evento.

Para a equipe de trabalho, invista em um uniforme personalizado para facilitar a sua visibilidade. Além disso, evite o acúmulo de filas na hora de comprar ingressos ou no momento do credenciamento. Para isso, disponibilize a inscrição on-line e conte com o suporte de uma empresa especialista na gestão de eventos, para controlar a entrada e saída dos participantes.

Você também pode optar por um aplicativo para o check-in do público para otimizar o credenciamento e evitar tumultos na entrada.

Não há como ter 100% de certeza de que não terá incidentes. Contudo, os organizadores têm a obrigação de saber como garantir a segurança em eventos. Com essas dicas, é possível proporcionar uma experiência única e inovadora na vida dos participantes, evitando ao máximo situações inesperadas.

Aproveite para baixar a nossa planilha de planejamento. Ela vai ajudá-lo a acompanhar todas as etapas do seu evento, inclusive em relação às questões de segurança!

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