Organizar Eventos

Descubra a importância de elaborar regulamentos para eventos

Escrito por: Karina Melo

Regulamentos para eventos são essenciais para ajudar você, organizador, a manter a ordem e estabelecer um acordo bem definido com os participantes antes do evento começar. É sempre bom lembrar que ter um padrão exclusivo para o seu evento ajuda a tornar toda a dinâmica mais eficiente.

Pense bem, se você está organizando um evento esportivo, precisa explicar as regras de cada modalidade no regulamento. Já, se você está coordenando uma palestra que vai acontecer em um grande auditório, por exemplo, vai precisar especificar as normas do local, para os participantes e envolvidos. 

Além disso, precisa deixar claro detalhes relacionados à devolução do dinheiro da inscrição, carga horária dos certificados e outros assuntos que só você e a sua equipe podem definir. Assim, fica mais fácil evitar complicações e falhas desagradáveis antes, durante e depois que o evento terminar.

Se você ficou curioso para saber mais sobre esse assunto, continue a leitura!

Qual é a importância de definir e disponibilizar regulamentos para eventos?

Não é à toa que os regulamentos existem. Como o nome já diz, eles ditam as regras de tudo o que vai acontecer no evento. Isso garante que os inscritos estejam por dentro das normas do ambiente, da convivência, das atividades e do que está previsto.

Esses regulamentos para eventos se aplicam a todos os envolvidos – desde os participantes até os expositores. É importante ressaltar que a maior função do regulamento é deixar claro todos os pontos pré-definidos por você e pela sua equipe. Já ouviu falar em “condições de uso”? É como se fosse isso só que, nesse caso, voltado para o evento.

Quais são as vantagens para o organizador?

Todos os tipos de regras podem ser aplicadas aqui. Assuntos que necessitam de mais atenção e cuidado como o posicionamento do evento em relação à devolução do dinheiro, em caso de desistência do participante ou sobre a carga horária mínima para a emissão dos certificados, devem ser especificadas.

Lembrando que o seu modelo de regulamento para eventos não precisa seguir regras fixas. Ele não é engessado, ok? Tudo o que você vai colocar lá, deve ser definido e discutido em conjunto com a sua equipe. Vou te mostrar alguns tópicos que você pode começar a pensar em aplicar no seu regulamento.

  • Reembolso da inscrição em caso de desistência;
  • Carga horária máxima e mínima do certificado – de acordo com o tempo que o participante ficou no evento;
  • Regras em relação a fazer a transferência da inscrição para terceiros;
  • Normas sobre a solicitação da nota fiscal – prazo máximo da entrega;
  • Regras referentes à submissão de trabalhos.
  • Política de coleta de dados – para deixar claro que os campos devem ser preenchidos corretamente no ato da inscrição. 

Quais tipos de complicações o regulamento para eventos evita?

De um jeito direto e simples você consegue evitar falhas e garantir a segurança e transparência do seu evento e dos envolvidos nele. O regulamento garante que os direitos e deveres entre a organização e os participantes sejam respeitados, além disso, é fonte de prova para eventuais fraudes ou tentativas de burlar qualquer regra do evento.

Modelos de regulamentos para eventos

Agora que você já entendeu todos os benefícios de utilizar esse documento específico para cada evento que organizar, deve estar se perguntando como produzir um. Para facilitar o seu trabalho a gente montou um passo a passo – que contempla tudo o que um modelo de regulamento precisa ter – para você se guiar e checar tudo sem se perder. Dá uma olhada! 

Check de regulamentos para eventos esportivos

  • Histórico e objetivos;
  • Competições (modalidades, participantes, categorias, programa, locais e datas, modelo de disputa, coordenação técnica);
  • Inscrições (número de participantes por modalidade, requisitos para inscrição, especificações de cada modalidade, site para inscrições e pagamentos);
  • Classificações (critérios de pontuação, modalidade, categoria, geral, critérios de desempate);
  • Irregularidades e punições (irregularidades nas inscrições, casos de indisciplina, penalidades, protestos, comissão julgadora, recursos);
  • Premiação (nomeação dos vencedores, relação de prêmios e especificações, local de entrega, detalhes do cerimonial);
  • Disposições gerais;
  • Data e assinatura;
  • Anexos.

Check de regulamentos para congressos e seminários

  • Termos de inscrição;
  • Programação (cerimônia de abertura, mesa-redonda, palestra, minicurso, apresentação de painel e oral, programação cultural, cerimônia de encerramento);
  • Inscrição;
  • Pagamento;
  • Submissão de resumos;
  • Concurso de imagens e vídeos (categorias);
  • Apresentação de painel;
  • Apresentação oral;
  • Premiação;
  • Certificados;
  • Pessoas com necessidades especiais;
  • Confraternização.

Check de regulamentos para shows e entretenimento 

  • Objetivo; 
  • Disposições;
  • Inscrições;
  • Atribuições dos representantes;
  • Comissão de seleção e comissão julgadora;
  • Seleção;
  • Selecionados;
  • Desclassificação dos concorrentes;
  • Premiações;
  • Avaliação das obras selecionadas;
  • Agenda;
  • Direitos autorais e de imagem;
  • Condições gerais;

Onde a Doity entra nesse processo?

Utilizar uma plataforma de eventos é uma ótima forma de facilitar o contato do participante com os seus modelos de regulamento para eventos. Sabe por quê? Os melhores gerenciadores do mercado tem uma funcionalidade específica para facilitar esse processo. Quer saber qual? A gente te conta logo abaixo! 

A plataforma serve como canal. Utilizando ela é possível colocar o regulamento on-line – no site do evento – e solicitar para o participante que aceita os termos antes de finalizar a inscrição. Assim, não tem como o inscrito futuramente reclamar de alguma condição/regra do evento – se estiver no regulamento – já que ele aceitou os termos para liberar a finalização da inscrição.

Mas, você pode pensar: Muita gente não dá bola para esse documento e ele acaba ficando sem uso. Quer uma dica? Não se preocupe com isso. Tenha em mente que essa é a melhor forma de garantir a sua segurança e a dos inscritos!

Usar regulamentos para eventos pode te livrar de mal entendidos, melhorar a forma de gerenciar a política do seu evento, proteger os envolvidos e, de brinde, aumentar a credibilidade. Se você gostou do texto de hoje e quer melhorar ainda mais o seu evento, que tal investir em planejamento para ter tempo de pensar em tudo e ter mais sucesso? Baixe a nossa planilha gratuita e comece agora! 

Planejamento de Eventos

Do planejamento à execução: uma planilha completa para te ajudar a organizar e acompanhar todas as etapas do evento e garantir que ele seja um sucesso!

Acessar planilha
Karina Melo

Karina Melo

Estudante de publicidade, produtora de conteúdo, paulistana, louca por redes sociais e dançarina nas horas vagas

Artigos Relacionados

Deixe seu comentário

Newsletter

Entre para a nossa lista exclusiva e aprenda com os melhores conteúdos