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Design e projeto de eventos: saiba como transformar seu evento

Escrito por: Karina Melo

Se você é um organizador de eventos precisa estar constantemente se renovando e buscando alternativas para melhorar sua forma de trabalho e a experiência do participante. Pensando nisso, resolvemos produzir esse material sobre projeto de eventos. A ideia é te ajudar a montar um projeto de eventos transformador e impactante através de um passo a passo super simples.

Você vai aprender como as técnicas do design de serviço podem ser usadas no planejamento e transformar a maneira do organizador pensar e arquitetar suas ideias e, consequentemente, o evento, transformando a experiência do inscrito em única. Ficou interessado? Então, vamos lá, continue a leitura!

O que é Design de Eventos?

É basicamente uma técnica que mapeia a jornada do usuário até chegar no ato final de consumo. Ainda não entendeu? É simples, cada participante percorre um caminho até decidir se deve realizar a inscrição ou não no seu evento – imagine que ele estava navegando em um blog e encontra um anúncio seu. A pergunta é: o que ele fará depois disso?  

O Design de Eventos, também conhecido como projeto de eventos, pesquisa e entende o que o usuário pensa nesse processo de decisão e indica como fazer com que ele percorra a jornada de compra e seja atraído e envolvido por uma experiência única. Toda a construção do processo é mapeada com o intuito de conduzi-lo e, assim, oferecer uma vivência super completa, do pré ao pós-evento.  

Pontos chave do projeto de eventos

Quer ter sucesso na construção do seu projeto e assim transformar o evento? É preciso seguir alguns passos. Para te explicar, dividimos em 3 categorias principais que vão mostrar o que não pode faltar na hora de colocar em prática o Design de Eventos. Vamos falar sobre análise de público, mapa de expectativas e definição do ponto chave. Confere!

Investigação

O primeiro passo é investigar o seu público-alvo. Descubra quem ele é, o que ele faz, como é a sua rotina, entenda a relação dele com os eventos, questione se é ele quem tem o poder de decisão de compra. Depois de realizar essa análise completa e determinar o perfil das personas, descubra o contexto em que o evento está inserido.

Comece a se questionar sobre o meio em que o participante está inserido, entenda a quantidade de pessoas envolvidas na tarefa, analise as edições anteriores – caso haja – e coloque no papel referências para ampliar o seu leque e inspirar o projeto de eventos que será desenvolvido.

O próximo passo é definir o motivo, a intenção e o propósito da construção do evento. Liste os objetivos que você gostaria de alcançar na organização, o que ou quem você quer atingir e o por quê fazer isso. Aproveite esse momento para ampliar a sua visão sobre o público, entenda que nem sempre quem você quer atingir são as únicas pessoas que estão em contato com o evento. Essa pode ser uma oportunidade de ampliar o seu alcance!

Para investigar mais a fundo o momento da jornada do participante você pode realizar uma pesquisa utilizando um mapa de empatia. Ele é responsável por traçar o sentimento que as pessoas estão em relação ao evento no momento. Dá uma olhada nessa imagem e entenda como ele funciona!

projeto de eventos

Definição

Para descobrir o que vai conduzir a criação na hora de desenvolver o Design de Eventos é necessário colocar o “como” antes da ideia de “valor do evento” que você idealizou. Aqui vai um exemplo: o seu evento é sobre tecnologia e o valor definido é: “produzir uma experiência de compartilhamento mútuo de conhecimento entre os participantes”.

Agora é só transformar a afirmação em pergunta e descobrir como fazer isso se tornar realidade, ou seja: como produzir uma experiência de compartilhamento mútuo de conhecimento entre os participantes?

Para responder essa pergunta efetivamente, antes de tomar qualquer decisão, entenda quais são as expectativas dos envolvidos no evento. Pense nas empresas parceiras, patrocinadores e, principalmente, na opinião dos participantes. Esse mapa vai ser o seu guia e te ajudar na hora de montar os insights para o projeto de eventos.

Agora que você já tem ideia do que o pessoal espera do seu evento é importante entender se há algo confirmado e que não possa ser mudado como o local, tema ou uma parceria fixa. Depois disso você precisa definir como vai colher os resultados do seu projeto – abaixo tem algumas ideias!

Analise a repercussão, posts, vendas, comentários e faça uma pesquisa de satisfação. Entenda o que deu certo e o que não atingiu o esperado – o ideal é fazer isso no pós-evento. Essa é a base de um Design de Eventos bem sucedido e estruturado. Além disso, vai servir como guia para as próximas edições, caso tenha, claro!  

Apuração e projeto final

Chegou a hora de definir os pontos de contato com o participante. Para que o Design de Eventos crie uma experiência completa você precisa coletar algumas informações antes do evento acontecer. Faça perguntas como:

  • Através de quem ou de qual canal você gostaria que o participante descobri-se o evento?

Identifique que forma de divulgação será mais efetiva, você pode pensar no boca a boca – especialistas no tema abordado e estudantes universitários espalhando as informações -, ou na utilização das redes sociais e buscadores – google – como ferramenta principal.

  • Você acredita que o inscrito vai precisar entrar em contato com a organização? Se sim, antes ou depois do evento acontecer?

É possível que o participante precise esclarecer algumas dúvidas no momento da inscrição ou resolver problemas com a emissão dos certificados, por exemplo, no final do evento. Entenda se esse contato será necessário.

  • Como você quer que o participante se sinta dentro do evento?

Comece a pensar sobre a experiência do inscrito desde o primeiro contato com a divulgação. Você precisa definir quais sentimento gostaria de transmitir antes, durante e depois do evento.

  • O que provavelmente ele vai fazer depois que o evento acabar?

Pense em estratégias para manter contato com o participante. Você pode criar uma lista de e-mails para enviar conteúdos e novidades, por exemplo. É importante definir a continuação da ação, assim fica mais fácil manter esse lead sempre de olho nos próximos acontecimentos.  

Essas perguntas foram feitas para serem respondidas antes do evento acontecer, já que a ideia do projeto é utilizar essa análise para antecipar possíveis erros, reclamações, motivos de insatisfação e assim criar a melhor experiência possível para o participante.

Chegou a hora de projetar todas as suas ações, esse é o último passo para executar um Design de Eventos transformador! Dá uma olhada nesses tópicos:

  • Antes de qualquer coisa você precisa definir o que vai fazer, por exemplo: Envio de brindes para os convidados com um convite para a próxima edição do evento.  
  • Por que você vai fazer isso? Para causar boa impressão? Valorizar o convidado? Descubra a motivação dessa ação.
  • Como você vai fazer isso? Prospectando parceiros, criando uma lista de contatos e recolhendo os brindes dos locais selecionados? Ou a ideia é fazer algo personalizado? Aqui você vai contar um pouco sobre a execução da ação.
  • Para finalizar, indique quem será responsável pela ação, quando será executada e o custo. Agora você tem em mãos um verdadeiro plano de ação!

A intenção do projeto de eventos é possibilitar que você descubra os passos dos envolvidos para criar uma jornada mais interessante, impactante e assim melhorar a experiência de todos.

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Karina Melo

Karina Melo

Estudante de publicidade, produtora de conteúdo, paulistana, louca por redes sociais e dançarina nas horas vagas

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