O planejamento de eventos reúne todas as estratégias para que tudo dê certo no grande dia. Em outras palavras, é pensar em tudo o que é preciso fazer, desde a escolha da data até a possibilidade de imprevistos pelo caminho.

O planejamento é essencial para assegurar que você não vai esquecer de detalhes importantes no dia do evento, garantindo, assim, o sucesso e os objetivos com a ação. Quer saber tudo sobre como planejar um evento longe dos imprevistos? Então, leia nosso post completo!

Defina os objetivos

O primeiro passo na organização do seu evento é definir os objetivos. Isso norteará todas as suas próximas decisões, como o formato, o público, as maneiras de divulgação e demais informações. Além disso, os objetivos do evento precisam estar relacionados com as estratégias da empresa organizadora.

Escolha a data e o local

Para escolher a data e o local de realização do seu evento, você precisa analisar diversos fatores que fazem a diferença, tais como:

  • calendário local;
  • datas comemorativas e feriados;
  • eventos da concorrência;
  • disponibilidade do público.

Verificar esses requisitos é importante para se certificar de que o evento não ocorra durante o período de férias ou em um dia que esteja previsto um grande acontecimento na cidade e seu público já tenha confirmado presença.

Conheça o seu público

Para garantir que você vai proporcionar a melhor experiência aos seus convidados, é fundamental conhecer o público.

Acompanhe as redes sociais em que eles estão, conheça as pessoas em quem se inspiram e o que é primordial no seu processo de compra. Entender o perfil do seu público facilita suas próximas estratégias.

Elabore as estratégias de venda e marketing

Ao conhecer o seu público, você identifica quais são as melhores estratégias de venda e de marketing para investir. Por exemplo, se ele costuma acompanhar as novidades no Facebook, é primordial que você crie uma fanpage do seu evento para divulgá-lo.

Confira algumas ideias:

  • faça um planejamento de mídias sociais (Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube);
  • promova o seu evento patrocinando e impulsionando as postagens;
  • invista em links patrocinados;
  • crie uma identidade visual e peças gráficas marcantes, criativas e interessantes ao público;
  • faça uma parceria com a imprensa local e terceirize a assessoria de imprensa;
  • tenha um site responsivo e personalizado do seu evento;
  • crie conteúdo de qualidade para divulgar o seu evento;
  • invista em uma plataforma para venda de ingressos;
  • faça promoções para o seu público.

Defina o orçamento

Faça uma planilha orçamentária contendo tudo o que você precisa para a realização do seu evento. Detalhe todos os valores de receita e despesas.

Na receita, insira o valor dos patrocinadores, dos apoiadores e da venda de ingressos (quando houver). Já nas despesas, coloque tudo o que é necessário para a realização, desde infraestrutura até o planejamento de marketing ou ações de pós-evento.

Negocie patrocínios e parcerias

Suponha que o objetivo do seu evento é o lançamento de um aplicativo de estudos para os seus acadêmicos: eles sabem que chegarão lá com a finalidade de conhecer o aplicativo e testá-lo.

Agora, pense que você fechou com dez patrocinadores e eles estarão no dia entregando brindes interessantes, sorteando cursos e bolsas de estudo. Certamente seria um grande diferencial e uma agradável surpresa, você concorda?

Patrocínios e parcerias permitem que você proporcione uma experiência única aos participantes, porque possibilitam, pelo menos, duas opções: estarem no dia do evento promovendo a sua marca e entregando algum bônus aos participantes; investirem dinheiro para que você possa contratar outras atrações interessantes.

Aposte em novas tecnologias

Imagine que os seus participantes esperam um tradicional painel com palestrantes e uma apresentação em data-show. No entanto, você investiu em vídeo mapping para apresentar o material ao público. Certamente vai proporcionar uma experiência inovadora e criativa, não é mesmo?

Faça um cronograma detalhado

Uma das etapas mais importantes de qualquer atividade é o planejamento. Por isso, o cronograma de eventos é necessário para detalhar todas as ações que precisam ser tomadas até o pós-evento. Crie uma planilha no Google Docs (assim você pode compartilhá-la em tempo real com todos os envolvidos) contendo as seguintes colunas:

  • ação;
  • responsável:
  • prazo;
  • status.

Para facilitar a organização, divida o cronograma em três etapas: pré-evento, evento e pós-evento. Dessa maneira, você acompanha quais atividades já foram realizadas, sendo uma excelente maneira de garantir que você pensou em tudo.

Prepare-se para imprevistos

Saiba que, por mais que você planeje os mínimos detalhes, normalmente imprevistos acontecem. Nesse momento, manter a calma é essencial, porque o sucesso do evento depende de você e das soluções que você encontrar. Por isso, esteja preparado para um plano B, principalmente quando você detectar que algo pode dar errado ou não sair como planejado.

Formalize contratos com todos os fornecedores

O que normalmente acontece de errado nos eventos é devido à comunicação falha entre a equipe organizadora e os fornecedores.

Por exemplo: o fornecedor da equipe de som e iluminação precisa de três dias para a montagem do equipamento. Contudo, você entendeu que ele precisava de apenas um dia. Três dias antes do evento ele chega para montar a aparelhagem e você não reservou esse dia com a equipe do local. Certamente você terá dor de cabeça, porque além do local estar indisponível, tudo o que você planejou de sonorização e iluminação talvez não seja possível organizar em apenas um dia.

Esse é apenas um exemplo de muitos que podem acontecer. Por isso, é muito importante ter contrato de todos os serviços. Esse aspecto é burocrático, mas é a sua garantia de que tudo vai sair conforme planejado e entendido por ambas as partes.

Além disso, faça uma reunião com os fornecedores uma semana antes do evento para alinhar as expectativas, coordenar o passo a passo do que vai acontecer e também para responder todas as suas dúvidas.

O planejamento de eventos ajuda a organização a preparar toda a estrutura e logística. O detalhamento dessas informações é um excelente recurso para ter a certeza de um planejamento estratégico eficaz. Assim, evitar surpresas desagradáveis no grande dia.

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