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Planejamento de eventos: tudo que você precisa saber

Escrito por: DoityTeam

O planejamento de eventos é uma etapa inicial que todo organizador tem que pensar com cuidado, seja para realizar um encontro de menores proporções, como um curso para um setor específico de uma empresa; ou para um grande público mais heterogêneo.

As estratégias que a equipe irá executar para que tudo dê certo no grande dia, serão traçadas neste primeiro momento. Em outras palavras, é preciso estar atento dos pequenos aos grandes detalhes, desde a escolha da data até a possibilidade de imprevistos pelo caminho e como eles poderão ser resolvidos para que participantes e convidados não sintam nenhum impacto negativo.

Também é essencial ter estratégias para assegurar que você não vai esquecer de pontos importantes durante a organização e, claro, no dia do evento, o que elimina a possibilidade de falhas mais corriqueiras, e garante mais eficiência no trabalho.

Até aqui, você já deve ter se convencido de que o sucesso de um evento depende muito de um planejamento eficiente e bem estruturado. E aí, quer saber tudo sobre como realizar um evento longe dos imprevistos? Então, leia nosso post completo!

Defina os objetivos

O primeiro passo na organização é definir os objetivos. Isso norteará todas as suas próximas decisões, como o formato do encontro, o perfil do público e quantas pessoas se pretende atingir, em média; as maneiras de divulgação e demais informações.

Além disso, os objetivos do evento precisam estar relacionados com as estratégias da empresa e com a posição que se almeja no mercado. Enquanto uns pretendem se consolidar e fidelizar os clientes, outros estão querendo se apresentar e atrair seguidores.

E há, ainda, uma diferenciação quando a intenção é lançar um novo produto, a fim de vendê-lo, por exemplo, ou promover novidades que possam desenvolver uma área específica de conhecimento. Delimite essas metas em instâncias mais gerais e específicas, para saber como agir em seguida.

Conheça o seu público

Para garantir que você vai proporcionar a melhor experiência aos seus convidados, é fundamental conhecê-los. Acompanhe as redes sociais em que eles estão, conheça as pessoas em quem se inspiram e o que é primordial no processo de compra. Entender o perfil do seu alvo facilita suas próximas estratégias.

Feito isso, os organizadores terão uma ideia de quantas pessoas poderão ser atraídas para comparecer no evento. E é só assim que se pode prosseguir, pensando em palestrantes, atividades e, claro, um lugar para abrigar a todos de forma confortável.

Escolha a data e o local

Para escolher a data e o local, analise alguns fatores que fazem a diferença, tais como:

  • calendário local;
  • datas comemorativas e feriados;
  • eventos da concorrência;
  • disponibilidade do público.

Verificar esses requisitos é importante para se certificar de que o evento não ocorra durante o período de férias ou no mesmo dia que esteja previsto um grande acontecimento na cidade que possa dividir as atenções e, principalmente, os participantes com o seu.

Elabore as estratégias de venda e marketing

Ao conhecer o seu público, você identifica quais são as melhores estratégias de venda e de marketing para investir. Por exemplo, se ele costuma acompanhar as novidades no Facebook, é primordial que você crie uma fanpage para divulgação.

Confira algumas ideias:

  • faça um planejamento de mídias sociais (Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube);
  • promova os posts patrocinando e impulsionando as postagens;
  • invista em links patrocinados;
  • crie uma identidade visual e peças gráficas marcantes, criativas e interessantes;
  • faça uma parceria com a imprensa local e terceirize a assessoria;
  • tenha um site responsivo e personalizado do seu evento;
  • crie conteúdo de qualidade para divulgar;
  • invista em uma plataforma para venda de ingressos;
  • faça promoções para o seu público.

Defina o orçamento

Um evento de qualidade não precisa de investimentos exorbitantes. É possível adequar as necessidades da organização ao que se tem de capital. Faça uma planilha orçamentária e detalhe todos os valores de receita e despesas até chegar ao grande dia.

Na receita, insira o ganho com patrocinadores, apoiadores e com a venda de ingressos (quando houver). Já nas despesas, coloque tudo o que é necessário para a realização, da infraestrutura ao planejamento de marketing ou ações de pós-evento, e até mesmo outros possíveis gastos emergenciais. Isso é importante para que situações adversas possam ser solucionados e haja verba extra.

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Negocie patrocínios e parcerias

Suponha que estará sendo realizado o lançamento de um aplicativo de estudos para o meio acadêmico: o público chegará com a finalidade de conhecer o produto e testá-lo. Agora, pense que você fechou com dez patrocinadores e eles estarão no dia entregando brindes interessantes, sorteando cursos e bolsas de estudo. Certamente seria um diferencial e uma agradável surpresa, concorda?

Patrocínios e parcerias permitem que você proporcione uma experiência única aos participantes, porque possibilitam, pelo menos, duas opções: promovem a sua marca no dia, entregando algum bônus aos presentes; investem dinheiro para que você possa contratar outros bens e serviços.

E o apoio para fazer o evento acontecer pode vir de muitas outras formas. Algumas empresas ajudam na hora de trazer palestrantes, fornecem materiais para a estrutura e até mesmo dão descontos em translado e hospedagem para atrair participantes de fora. Então fique atento, pois uma boa busca pode render parcerias incríveis.

Experiência do participante

Uma relação bem construída com o público vai influenciar muito no sucesso final. Se dedique a todos os processos pré evento, pois eles criam uma expectativa. Um site que seja rápido nos serviços prestados, como a venda de ingresso, já soma pontos. Se o design é chamativo, melhor ainda!

No dia das atividades não é diferente. Usar a tecnologia pode ajudar muito. Antes das primeiras palestras e apresentações, há sempre filas para o credenciamento, mas com um aplicativo próprio para isso, muito tempo pode ser poupado a favor da pontualidade e dos presentes, que certamente ficarão satisfeitos. 

E imagine que os participantes esperam um tradicional painel com palestrantes e uma apresentação em data-show. No entanto, você investiu em vídeo mapping para mostrar o material ao público. Certamente vai proporcionar uma experiência inovadora e criativa, não é mesmo?

Curadoria/Programação

É hora de montar o calendário de atividades. Se serão apenas algumas horas ou dias, o aspecto em comum é que eles precisam ser atrativos e dinâmicos. Se há palestras e oficinas, por exemplo, por que não intercalá-las? Horas inteiras dedicadas a especialistas apresentando suas ideias de mais maneira unilateral podem ser “quebradas” com um momento para a realização de práticas. 

Além disso, os convidados que subirão ao palco devem ter impacto. Pense nos grandes nomes locais e nacionais que se encaixam no perfil da organização e, claro, do bolso, e irão agregar conhecimento. Também vale lembrar que momentos para interação e possíveis trocas de contatos, como coffee break e atrações culturais, são sempre bem-vindos.

Staff para eventos

Possivelmente a sua equipe irá precisar de ajuda para alguns setores, como recepção e cerimonial. Entretanto, mais do que prestar um serviço, tais profissionais têm que ter a cara do evento e serem, de fato, um apoio, e não uma preocupação a mais. 

Sendo assim, busque os melhores, que se enquadram em algumas característica específicas, como ter experiência no mercado e já serem da confiança de algum amigo ou conhecido. E para garantir que tudo vai correr bem, lembre-se de reunir todos antes do grande dia, para que o trabalho conjunto flua com entrosamento.

Faça um checklist

Ser mais metódico no começo, pode te dar mais tempo e agilidade na hora de executar as atividades da organização. Por isso, um checklist é necessário para detalhar todas as ações planejadas. Crie uma planilha no Google Docs (assim você pode compartilhá-la em tempo real com todos os envolvidos) contendo as seguintes colunas:

  • ação;
  • responsável:
  • prazo;
  • status.

Para facilitar a organização, divida o cronograma em três etapas: pré, durante e pós-evento. Dessa maneira, é possível acompanhar quais atividades já foram realizadas e quais as pendentes, sendo um excelente jeito de garantir que a equipe não deixou passar nada.

#DicaDoity: Mesmo com um checklist completo, algo pode dar errado ou não sair exatamente como o planejado. E algumas outras ações podem assegurar que não hora do aperto, você estará mais protegido. Mas já adiantamos: manter a calma é essencial!

Outro ponto que pode ser inserido nas planilhas é com relação à prestação de serviços com fornecedores terceirizados. Além de firmar o compromisso via contrato, com os direitos e deveres de cada parte, esteja acompanhando os seguintes passos:

  • contrato formalizado;
  • primeira parte do pagamento efetuada;
  • prestação do serviço completa – com entrega do material, além de montagem e desmontagem – caso seja necessário;
  • segunda parte do pagamento feita.

Viu como o planejamento de eventos ajuda a organização em todos os momentos? Mas nós também queremos te ajudar e sabemos que você vai adorar a nossa planilha, que está disponível de forma gratuita. Faça o download agora mesmo!

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