Organizar Eventos

Organizando eventos: como ter sucesso em cada etapa

Escrito por: Fernanda Lins

Quem está organizando eventos tem sempre o mesmo objetivo: sucesso. Todo organizador deseja lotar auditórios, ver o participante satisfeito e ficar cheio de gás para a próxima edição. Mas pensar, planejar e executar tudo dentro de uma lógica estratégica não é uma tarefa fácil. Para isso, é necessário tempo e disposição!

Se você está organizando eventos, mas sabe que pode melhorar os processos e a execução de cada etapa, o caminho é analisar os detalhes, diagnosticar os erros e pensar em formas de aplicar as mudanças que te farão realizar eventos cada vez mais incríveis.

Portanto, confira o texto que fizemos para você! Elencamos as etapas de um evento, desde o início até o gran finale, para que o organizador e o participante guardem a melhor experiência possível. Aqui você encontra informações como:

Organizando eventos: como fazer tudo dar certo?

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Muitas ideias para colocar em prática e o desejo de que tudo dê certo: assim é a cabeça de um organizador de eventos que precisa colocar em sintonia o tempo, a grana disponível e os objetivos do evento. Para isso, começar bem é fundamental. O pré-evento vai ser o norte e precisa ser feito com todo cuidado. Vamos às etapas!

Planejamento

Coloque em uma planilha todas as etapas e as áreas do evento – não deixe passar nada! É esse documento que vai guiar suas estratégias e escolhas para os primeiros passos do evento. O planejamento de um evento vai assegurar que os detalhes não serão esquecidos e que os imprevistos serão reduzidos.

Nessa etapa defina:

  • Objetivo
  • Tipo de evento
  • Público-alvo
  • Local
  • Data

#DicaDoity – Planejar não é burocratizar ou engessar os processos, é a forma mais eficaz de ir atrás do sucesso que falamos lá em cima. Lembre-se: pensar e executar traz mais sucesso que pensar em sucesso! Se quiser saber mais detalhes dessa etapa, dá uma olhada nesse texto.

Orçamento

Saber o quanto você pode gastar é essencial para distribuir o dinheiro da melhor forma, eleger as prioridades e administrar os recursos até o fim do evento. O conselho é registrar tudo em um só lugar – aqui, por exemplo – e acompanhar o que entra, o que sai, as contas a pagar e a receber.

Fornecedores

Crie uma lista de contatos com fornecedores para as diversas áreas, como equipamentos – iluminação, som, impressoras, data show etc -, materiais gráficos,  brindes, buffet para coffee break. Ah, procure informações sobre os fornecedores que pretende contratar. Esse feedback é super útil para evitar ciladas!

Equipe

Quem está organizando eventos sabe que não se trabalha sozinho. A sua equipe, ainda que seja pequena, precisa ter, além de habilidades técnicas, muita disposição. Então, fique atento na hora da seleção: evite convidar apenas por afeto ou para retribuir algum favor. Uma boa dica é procurar referências em fóruns de eventos no Facebook ou Linkedin.

Confira mais dicas no nosso vídeo!

Programação

Essa, possivelmente, é a etapa mais importante. No fim das contas, o que levará alguém a um evento será a programação. Busque nomes de referências na área temática do evento, são eles quem vão entregar parte fundamental do sucesso: o conteúdo.

E não esqueça de fazer esse levantamento com antecedência para viabilizar agenda e toda a dinâmica de divulgação e investimento. Uma boa curadoria de convidados fará seu evento decolar! Além disso, se seu evento ficar conhecido pelo alto nível dos palestrantes, as próximas edições já ganham credibilidade.

Outra coisa que também chama a atenção de possíveis participantes são as atividades simultâneas ao evento principal, como oficinas, workshops, mentorias, ou cursos. Elas agregam valor à programação técnica e dá um ar mais personalizado ao evento. Quer um exemplo?

Esse ano estivemos no RD Summit e, além das grandes salas de conferências e palestras, em paralelo, pequenos grupos se inscreveram para discutir projetos na prática. Nessas discussões, tiraram dúvidas, receberam dicas e uma espécie de mini-assessoramento. Foi um sucesso: as salas sempre estavam disputadíssimas!

Divulgação

Para que um evento seja um sucesso, as pessoas precisam saber que ele existe. Uma divulgação feita com profissionalismo reflete de forma muito positiva nas vendas e contribui para imagem e fortalecimento da marca do evento. É nessa etapa que deve ser definido o cronograma de comunicação e como serão feitas as vendas. Dá uma olhada nas dicas:

  • Site / Inscrições – Crie um site para colocar as informações do seu evento, ter um canal de atendimento e suporte para o participante e o mais importante: para vender as inscrições de forma simples, rápida e segura. Saiba mais sobre isso aqui.
  • Redes sociais – Faça perfis para seu evento em canais como Facebook, Twitter ou Instagram e interaja com mais pessoas, promova sorteios, estimule jogos com a temática do evento e, sobretudo, compartilhe conteúdo relevante. As vantagens são muitas!
  • Divulgação offline – A depender do tamanho do evento e da verba, os meios mais tradicionais de divulgação também podem ser válidos: rádio, TV, outdoor, panfletagem. Analise o público e entenda se esse tipo de investimento trará retorno.

A divulgação tem um alvo: o aumento das vendas. Assim, pensar em boas táticas torna a etapa essencial. A gente juntou alguns segredinhos para vender mais e aumentar as chances das inscrições do evento esgotarem. Para saber, clica no banner abaixo e baixe o e-book, é gratuito!

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Parcerias

Buscar investimentos com parceiros e patrocinadores é uma ótima alternativa para cobrir os custos. Mas lembre-se que essa ajuda não aparece sozinha, é preciso se planejar, definir as cotas, elaborar uma apresentação e ir atrás de parceiros que se conectem às propostas do evento.

Como nem sempre as parcerias são viabilizadas, é bom pensar em outras alternativas, se organizar com os gastos e entender que, se bem planejado, é possível realizar um evento sem patrocínio. A Monica passou por isso e contou a história dela que, claro, teve um final feliz!   

Submissão trabalhos

Se o evento for acadêmico, é possível que haja a etapa de submissão de trabalhos acadêmicos, um processo bem rigoroso e cheio de detalhes, mas que já pode ser realizado de forma automatizada, economizando tempo dos organizadores e avaliadores.

#DicaDoity – O planejamento não terá validade se você não lembrar de acompanhar as atividades, passo a passo, conferindo se tudo está sendo executado. Que tal um checklist para te ajudar a lembrar?! Quem está organizando eventos não pode contar só com a memória!

Organizando eventos: chegou o grande dia

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Credenciamento

Evitar filas é a ordem dessa etapa! O credenciamento é um dos primeiros contatos do participante com o evento, então, todo cuidado é pouco para não comprometer o trabalho logo no início! A equipe deve estar pronta para tirar dúvidas, distribuir kits, confeccionar crachás e resolver problemas pontuais.

Sorteios

Esse momento vai deixar muita gente animada. Todo mundo quer ganhar um brinde, um livro, um desconto, não é mesmo?! Fazer um sorteio confiável e sem complicações também dá credibilidade ao evento. Já existem alternativas que usam a tecnologia – obrigada, querida! – e o processo é simples e divertido. Experimente!

#DicaDoity – O tempo é algo muito precioso para um organizador de eventos e qualquer iniciativa que o ajude a trabalhar menos e continuar com ótimo rendimento é bem-vinda. As plataformas de eventos fazem isso. Automatizam processos, dão autonomia e deixam o organizador focar no que realmente importa. Vale a pena conhecer.

Organizando eventos: a importância do pós-evento

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Depois do dia do evento o trabalho ainda continua! Além  de avaliar se o planejamento estratégico foi cumprido à risca, é hora de emitir os certificados, ouvir a opinião dos participantes, analisar os relatórios e se preparar para uma próxima edição. O pós-evento é a hora de fechar tudo com chave de ouro.

Pesquisa de satisfação

Enviar um formulário para saber a opinião dos participantes é uma ótima forma de entender a experiência de quem esteve no evento e o melhor termômetro para saber o que precisa ser diferente e o que pode ser repetido. Se quiser aumentar o engajamento, atrele o envio dos certificados às respostas.

Certificados

A emissão dos certificados costuma levar tempo e demandar equipe. O trabalho manual pode ser evitado com uma plataforma de eventos – falamos delas na #DicaDoity um pouquinho acima. Dessa maneira, é possível, no fim do evento, o participante receber o documento no e-mail e ter a possibilidade de imprimir.

Relatórios

Todo trabalho, de certa forma, parece vazio se não for possível mensurá-lo. Ter relatórios financeiros e de desempenho é muito importante para entender o panorama e pensar nas próximas edições. Afinal, a continuidade do seu evento é também uma forma de demonstrar sucesso.

Continuar organizando eventos ou organizar o primeiro é sempre um desafio e a recompensa vem com os resultados positivos. E eles são sempre possíveis com planejamento e muita dedicação. Não existe fórmula pronta: para se chegar ao sucesso é preciso percorrer o caminho, então, que tal fazê-lo da melhor forma?

Ponha em prática nossas sugestões, baixe a planilha abaixo, organize-se, e faça eventos incríveis!

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Ah, todos os gifs desse texto são da série de TV americana, The Office. 🙂

Fernanda Lins

Fernanda Lins

Gerente de marketing e de conteúdo. Uma jornalista que já quis ser escritora, apaixonada por palavras, praia e futebol.

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