Organizar Eventos

Descubra como se tornar um organizador de eventos de sucesso

Escrito por: Karina Melo

Eventos são importantes para gerar soluções, aprendizado, inovação na sociedade e muito mais. São responsáveis por proporcionar diversas experiências tanto para o organizador de eventos quanto para quem participa. Já que esse mercado não para de crescer e junto com ele vem as oportunidades de ingressar nessa profissão de visibilidade e sucesso.  

É possível encontrar cursos a distância e profissionalizantes para capacitar você que ama esse universo e deseja trabalhar na área. Mas não podemos esquecer que coordenar um evento demanda dedicação, empenho e muita atitude.

Nesse texto vamos te contar quais são as principais características que um organizador de eventos precisa ter para se destacar no mercado. Ah, e ainda deixamos algumas dicas de ferramentas que vão facilitar o seu dia a dia. Vamos lá?  

Organização

A primeira característica que você deve priorizar é a organização. Afinal, você é um organizador de eventos e se não consegue manter o seu próprio trabalho alinhado, como vai ser capaz de coordenar a equipe e cada etapa do evento?

Lembre-se, é fundamental ter o domínio dos processos – do pré ao pós-evento -, saber equilibrar as demandas, distribuir tarefas e dar prioridade às atividades mais importantes. Ser organizado vai te ajudar a manter tudo sob controle e passar confiança para a equipe.

Facilidade de se relacionar e comunicar

Já parou pra pensar como é importante saber se relacionar com as pessoas? Independentemente da profissão, ter facilidade nos relacionamentos evita conflitos, resolve problemas e ainda dá credibilidade para manter a liderança.   

Você precisa saber comunicar bem suas ideias e passar as informações de forma clara. Afinal de contas, é você o responsável por selecionar e lidar, diretamente, com  fornecedores, escalar os integrantes da equipe, buscar patrocinadores e realizar contatos antes, durante e depois do evento com os convidados e participantes. Não esqueça, saber ouvir e se comunicar também é fundamental para fechar negociações e estreitar relações.

Um organizador de eventos precisa saber liderar a equipe

Como organizador de eventos, você vai precisar saber conduzir as atividades e funções do seu dia a dia e da rotina dos envolvidos. Uma boa estratégia é a  delegação de tarefas. Ela pode te ajudar a desempenhar, de um jeito mais tranquilo, a liderança da equipe.

#DicaDoity – Você pode distribuir as atividades e escolher pessoas para representar cada setor, assim fica mais fácil manter uma comunicação clara e eficiente.

Ter uma boa rede de contatos

Bons contatos ajudam na hora de procurar fornecedores, conseguir palestrantes, indicações, ou até encontrar alguém legal para participar do desenvolvimento das atividades – em casos de problemas que surgem de última hora. Por isso, esse tópico é tão importante.  

Se você não tem uma ampla rede de contatos estabelecida, dá para fazer networking profissional participando de eventos, projetos da faculdade – se você for estudante universitário, claro -, viagens de trabalho e até aproveitar as oportunidades diárias.

Falar sobre a sua profissão para as pessoas é uma ótima forma de ser lembrado em um momento de necessidade. Afinal, a gente nunca sabe quando vai precisar de ajuda. Fica a dica!

Saber gerenciar o tempo

Tá aí uma coisa que você vai precisar saber fazer bem! O tempo não pode ser seu inimigo, na verdade, ele deve ser seu aliado durante todo o processo. Sabe por quê? Prazos são importantes, eles nos ajudam na organização e cumprimento das atividades. Então, lembre-se, nada de procrastinação! Faça um cronograma e planeje as suas atividades de olho nos prazos. Mão na massa!

Criatividade

Tá procurando o diferencial para entrar no mercado de eventos com tudo? A palavra da vez é criatividade! Mas, se esse não é o seu forte, não precisa se preocupar. O segredo para pensar em ideias inovadoras está super ligada às referências que você consome no decorrer da sua vida. Legal, não é?

É muito importante estar aberto às novidades, procurar informações, acompanhar e ficar atento também em outras áreas. Aqui vai uma dica de leitura para você começar a alimentar esse espírito curioso que, em algum lugar, deve existir dentro de você!

Quer saber como seu evento pode ser inesquecível?

Descubra o que é Design de Experiência, quais as vantagens em utilizá-lo e como implementar essa estratégia em seu evento

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Saber negociar

Essa é uma característica que não pode ser colocada de lado quando o assunto é organização de eventos. Desenvolver a habilidade de negociar é fundamental para enfrentar problemas que podem surgir durante o gerenciamento, já que, nem sempre, a verba disponível será alta ou o orçamento cobrirá todas as despesas.

A negociação precisa ser colocada em prática nesses momentos. Assim fica mais fácil conseguir parcerias, redução de custos e convencer os fornecedores a aceitar as suas propostas através de um discurso assertivo e que conceda benefícios para os dois lados, afinal negociar é uma via de mão dupla!

Saber lidar com imprevistos

A gente sabe o quanto pode ser difícil identificar problemas e descobrir como lidar com eles. Mas, calma, apesar dessa ser uma característica importante para o organizador, é um bom exemplo de habilidade que pode ser adquirida com o tempo e a experiência de realizar eventos.

Um conselho para quem ainda está no início da carreira é lembrar de manter a calma e estar sempre por dentro do que anda acontecendo nos setores. Estimule a comunicação e busca por soluções vindas da equipe, afinal duas cabeças pensam melhor que uma – imagine várias mentes pensando, quantas soluções não podem surgir?!

Gostar de aprender

Estar disposto a aprender, a ouvir e buscar informação vai te ajudar a se destacar na carreira de organizador de eventos. Isso porque o mundo está em constante mudança, fique atento às tendências do mercado. Assim, fica mais fácil entender como atingir, criar empatia e identificação com o público-alvo do evento.

Pensar nesse universo vai te ajudar a chamar a atenção do público-alvo e fazer seu evento vender mais. Mas você só vai conseguir estar por dentro das tendências, ferramentas e novas tecnologias através da busca por conhecimento diário. Então, já sabe, dê atenção aos assuntos da atualidade e invista em você – cursos e especializações são fundamentais durante a profissão.

Ser positivo

Passar confiança para a equipe é uma característica que pode impulsionar e animar o pessoal diante de uma situação complicada, pois todos sempre esperam um posicionamento e olham para a figura do organizador no momento de solucionar dificuldades.

Encarar as situações com um sorriso no rosto pode ser o melhor remédio para vencer problemas do cotidiano, é importante ser positivo! Até porque, nem sempre as coisas vão ocorrer como esperado, acreditar na solução dos problemas vai te levar a melhorar cada vez mais a experiência do participante.

Se você não costuma olhar para o lado bom das situações, comece a praticar! Lembre-se, errar também é uma forma de aprender e evitar novas falhas. Contornar os deslizes com positividade vai te dar credibilidade em todos os eventos que for realizar.

#DicaDoity: Se você quer facilitar a sua carreira de organizador de eventos, nada melhor do que contar com a ajuda da tecnologia! Aqui vai uma lista com algumas ferramentas super funcionais, que vão automatizar os processos da organização:

Bom, a gente por aqui é apaixonado por esse universo dos eventos e, por isso, sabemos que essa área é cheia de emoção. Afinal, eventos movem pessoas, trazem respostas e mudam perspectivas. Estar inserido nessa construção te torna um agente transformador!

Para começar super bem e cheio de organização, baixe a nossa planilha de planejamento. Ela vai te ajudar a entender e gerenciar os processos dos seus futuros eventos de um jeito super simples. Aproveite, é gratuita!

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Karina Melo

Karina Melo

Estudante de publicidade, produtora de conteúdo, paulistana, louca por redes sociais e dançarina nas horas vagas

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