Organizar Eventos

O guia definitivo para organização de eventos

Escrito por: Aline Braz

Muitas são as etapas da organização de eventos. Cada fase é muito importante para seu completo sucesso, não se pode descuidar de nenhum detalhe!

Para ajudar nessa tarefa fizemos um manual completo que contempla todas as etapas de um evento: o pré-evento, o grande dia e o pós-evento. Vale a pena conferir!

Pré-evento: É preciso planejar

Planejando a organização de eventos

A fase do planejamento é essencial para qualquer evento. O primeiro passo nessa fase é definir o objetivo. Para isso, busque responder às seguintes perguntas:

  • Por que você está organizando um evento?
  • Quais os resultados pretende atingir?

Ter clareza do seu objetivo vai te permitir escolher o tipo de evento ideal, fazer com que todas as ações seguintes do planejamento sejam realizadas mais eficientemente, além de facilitar também o caminho para quem irá trabalhar com você.

É preciso também estabelecer seu público-alvo e buscar conhecê-lo. Esse passo te dará o direcionamento para trabalhar toda a parte de divulgação de forma mais assertiva (vamos falar melhor sobre isso à frente).

Outra parte muito importante na organização de eventos, e que está na fase do planejamento, é o orçamento. Todas as suas ideias devem ser direcionadas por ele. Para isso, faça um levantamento de todos os custos envolvidos, e fique atento aos gastos.

Ponha na ponta do lápis todos os custos com os detalhes da parte da estrutura física, do pessoal da equipe, logística, mídia, recursos, entre outros que julgar necessário.

#DicaDoity – Uma ótima dica para te ajudar a não deixar passar nenhum detalhe dos gastos e para não se perder com tantos números, é criar uma planilha orçamentária. Confira esse modelo que fizemos que vai te ajudar muito!

Escolha a equipe, o espaço ideal e separe as atividades

Depois de cuidar dos números chegou a hora de pensar nas melhores datas e no local ideal para realizar o evento. Eles devem ser definidos a partir do perfil do evento e do seu público, por isso é muito importante defini-los assim que começar seu planejamento .

A formação da equipe é também uma das partes mais importantes do planejamento. Ter pessoas capacitadas e comprometidas do seu lado, sem dúvidas, fará toda a diferença e vai ajudar a agilizar todo o processo de organização. Por isso, pense nas pessoas ideais para cada setor.

Agora você precisa decidir todos os detalhes do cronograma das atividades, incluindo as tarefas que a equipe precisará fazer até o pós-evento. Cuidar dessa parte com antecedência vai te dar uma noção melhor dos próximos passos, além da possibilidade de estar preparado para possíveis alterações.

#DicaDoity – Pra te ajudar no controle da realização de tarefas crie uma checklist. Essa é uma ótima tática para organizar e facilitar os processos da organização do seu evento.

Tenha tudo na ponta do lápis

A partir desse momento você já pode adiantar a estrutura da programação do evento – sabemos que ela irá passar por muitas alterações até ficar pronta, mas quanto antes pensar, mais chances você terá de conseguir deixá-la como idealizou.

Ao ter uma noção de como será a programação, você já pode começar a providenciar os equipamentos necessários para cada atividade – caso não tenham no local escolhido para o evento.

Esse também já é o momento para formalizar contratos com fornecedores e uma dica valiosa é que, além de fechar com cada um, você procure formalizar cada detalhe em um contrato, incluindo as datas de entrega e montagem, isso ajudará a evitar imprevistos e, consequentemente, dor de cabeça no dia do evento.

Site, inscrições e vendas

Depois de cuidar de toda a parte de planejamento e deixar as datas e prazos acertados, é hora de pensar nas vendas. E você pode se perguntar: O que isso tem a ver com o site? E nós respondemos: tudo!

Hoje, o site é o principal meio de comunicação e divulgação entre o evento e os seus participantes e também a principal forma para atrair e vender inscrições.

Mas para que ele consiga chamar a atenção das pessoas é necessário criar um ambiente virtual atrativo, fácil de encontrar no Google, com uma área exclusiva para realizar as inscrições e, claro, com variadas opções de pagamento.

Aqui vai um resumão do que o site do seu evento precisa ter:

  • Visual atraente e informações claras;
  • Ser achado facilmente no Google;
  • Usabilidade;
  • Responsividade;
  • Hospedagem segura;
  • Conteúdos de qualidade;
  • Otimizações para os buscadores (SEO);
  • Acessibilidade.

#DicaDoity – Perceberam o quanto é importante investir na criação de um site de qualidade, não é? Pensando nisso, fizemos um texto bem completo sobre como construir o site ideal para eventos. Vale a pena dar uma olhada!

Aproveite as vendas online!

O bom de vender online é que assim fica mais fácil oferecer vantagens de pagamento. Além disso, a venda de inscrição online por si já atrai participantes, pela variedade de formas de pagamento que oferece, como parcelamento do cartão de crédito, boleto bancário, débito, empenho e até pagamento internacional.

Uma ótima estratégia de vendas é organizá-las em lotes, isso gera um senso de urgência de compra no participante, que, à medida que os lotes forem se encerrando, sentirão que precisam garantir logo sua inscrição.

#DicaDoity – Uma ótima dica para dar um up nas suas vendas é apostar nas vendas antecipadas. Isso mesmo, quanto antes você disponibilizar as vendas das inscrições, mais chances terá de esgotá-las!

Aliada a uma estratégia forte em redes sociais, essa é receita certa para o sucesso do seu evento.

Invista em marketing e divulgação

Nessa fase é importante pensar e definir a identidade visual do seu evento. Ela comunica e atrai, então não brinque em serviço com a parte de marketing e divulgação.

Então, a partir de agora é hora de começar a divulgar e a espalhar sua marca em todos os ambientes, tanto virtuais como os tradicionais.

A maneira como as pessoas consomem produtos e serviços mudou, o mundo online é hoje muito mais visitado do em qualquer época. Por isso, aposte no marketing digital para o seu evento e nas redes sociais. Manter seu evento presente no mundo online é um ótimo passo para o sucesso!  

Mas todo o avanço tecnológico não excluiu o poder das mídias tradicionais, então invista também nelas, como por exemplo, panfletos e folders de propaganda.

#DicaDoity – Agora se o seu evento for de grande porte, um bom estratégia é investir em propagandas nas grandes mídias, como TV, rádio e outdoor, claro que a depender do seu orçamento!

Mantenha comunicação com os inscritos

O evento começa muito antes do grande dia e é importante que os participantes saibam disso! Você pode aproveitar o meio virtual para informar e também para animar seus inscritos.

Fazendo isso você pode engajar e facilitar consumo do que seu evento vai oferecer. Você pode manter essa comunicação através do site, pelas redes sociais e através de uma lista com conteúdo personalizado enviados por e-mail, lembrando que você é livre para inovar.

atendimento para tirar dúvidas, algum telefone, chat, e-mail que os inscritos ou interessados possam tirar as dúvidas.

Parcerias e patrocínios

Ainda não chegamos ao final do texto, mas com certeza já deu para perceber a quantidade de detalhes importantíssimos da organização de eventos, não é? E, claro, que não se pode falar em todos eles sem pensar no investimento necessário para colocá-los em prática.

Mas onde e como conseguir?

O primeiro passo para conseguir os patrocinadores ideais é optar e pesquisar empresas que tenham ou sejam da mesma área de interesse que seu evento. Dessa forma, a parceria de vocês será mútua e fará com que tanto ele quanto você

#DicaDoity –  Você sabia que a tecnologia pode contribuir, e muito, para que você não seja dependente de patrocínio? Confira a história de sucesso da Mônica Ximenes, que conseguiu reduzir os custos e fazer um evento para 620 pessoas sem depender de patrocinadores, e descubra como!

Dia do evento: Faça valer todo esforço!

Secretaria

Chegou o grande dia e é preciso trabalhar para que cada processo seja agilizado e todo o evento transcorra sem atrasos e situações desagradáveis. Por isso, o bom funcionamento secretaria do evento é essencial. Ela será umas das responsáveis por tornar o evento possível.

A primeira parte da secretaria é a recepção, o primeiro contato físico que os participantes terão com o evento, então faça o máximo para cativar, animar e tornar o ambiente acolhedor enquanto os recebe.

A equipe de recepção irá guiar os participantes até o auditório, indicar onde ficam localizados os banheiros e as salas para atividades, cuidar do momento do coffee break, além de estar sempre pronta para atender e tirar as dúvidas dos participantes

O credenciamento também é um momento fundamental da secretaria do evento.    É aqui que a equipe responsável irá entregar os crachás e etiquetas aos participantes, distribuir o material (bloco de anotações, canetas, etc), e também controlar a entrada e saída dos credenciados para emitir os certificados com a carga horária adequada.

Pós-evento: Entregue os certificados e avalie seu desempenho

Chegou a fase final do seu evento. E não é porque “a parte mais difícil” já passou que o trabalho e empenho devem diminuir! Pelo contrário, você precisa continuar no mesmo ritmo, pois um pós-evento bem feito te ajudará bastante a garantir o sucesso dos seus próximos eventos.

Esse é o momento de cuidar da entrega de todos os certificados, envio da pesquisa de satisfação e a análise dos relatórios. Vamos ver o que precisa ser feito em cada uma delas?

Certificado

Depois de ficar atendo na entrada e saída de cada participante, chegou a hora de calcular as horas e emitir os certificados. Essa pode ser uma parte bem trabalhosa se for feita manualmente, principalmente, se o seu evento for grande.

Uma ótima opção para agilizar todo o trabalho é enviá-los por email. Sim, isso mesmo! Hoje você consegue criar e certificados de maneira bem rápida e enviar cada um de maneira bem prática.

Para ter ainda mais agilidade na hora de cuidar de todos esses processos você pode utilizar um sistema de eventos, que tenha integrado o credenciamento com a emissão de certificados.

Pesquisa de satisfação

A pesquisa de satisfação ajuda a enxergar com maior precisão o que precisa melhorar, identificar pontos que não tenha visto, repetir as boas práticas e, claro, corrigir os erros.

Saber o feedback das pessoas que foram ao seu evento contribuirá muito para a evolução dele, pois te ajudará a medir o sucesso dos investimentos, verificar se eles atingiram os objetivos esperados, como também a coletar novas ideias para aplicar nas próximas realizações.

Relatórios

Outra ótima forma de realizar uma “autoavaliação geral” e procurar melhorar seu evento é, além de conferir todos os feedbacks, analisar os resultados, as finanças e o rendimento de toda a equipe.

Para isso crie o seu relatório em uma planilha e inclua todos os gastos, como: logística, alimentação, aluguel do espaço, materiais gráficos e a receita final gerada. Você também pode incluir os dados mais relevantes sobre o trabalho realizado, para fazer uma avaliação mais completa do evento.

Dados como: a quantidade de pessoas que compareceram, as atrações que mais agradaram ao público e as impressões finais, com comentários sobre as estratégias que deram certo e merecem ser repetidas, e também sugestões de melhorias para as outras edições.

Ah, utilizar um sistema de eventos também é uma ótima opção! Assim, você vai conseguir acompanhar, automaticamente, todos os seus investimentos, lucros e outros detalhes.

Seu evento é acadêmico? Então, preste atenção!

A organização de eventos acadêmicos têm diversas particularidades, entre elas a parte de submissão de trabalhos. Ela contempla cinco etapas: submissão, avaliação, revisão, resultado e apresentação.

Um dos primeiros passos, e um dos mais importante, é formar uma comissão científica, com pessoas qualificadas para avaliar e corrigir todos os trabalhos inscritos.

Acompanhe de perto todos os processos, para que não haja falhas de comunicação e algum participante saia prejudicado e com má impressão do seu evento.

Muito importante também é providenciar os certificados para autores, co-autores, avaliadores e para a comissão científica do evento. Além disso, é preciso cuidar para providenciar o código ISSN, para que os anais do seu evento tenham validade científica.

Agora imagina realizar todos os detalhes dessas etapas manualmente! Haja tempo e mão de obra, não é? Uma ótima solução para te ajudar a lidar com todos esses processos é usar uma plataforma de eventos.

Sim, ela pode agilizar todos os processos de comunicação entre a comissão científica e os inscritos, como também a parte de emissão de certificados e publicação de anais.

A Doity, por exemplo, oferece um só lugar para receber, avaliar, revisar e acompanhar os resultados, além do envio da carta de aceite e gerenciamento da grade de apresentação dos trabalhos no dia do evento. Um sonho, não é?

Esperamos que esse texto tenha te ajudado bastante com a organização do seu evento. E  para facilitar a sua vida de organizador ainda mais, construímos uma planilha completa com todas as etapas da organização de eventos. É só baixar, e o melhor, gratuitamente!

Planilha de Planejamento de Eventos

Do planejamento à execução: uma planilha completa para te ajudar a organizar e acompanhar todas as etapas do evento e garantir que ele seja um sucesso!

Baixar planilha
Aline Braz

Aline Braz

Estudante de jornalismo, produtora de conteúdo, é do sítio, mas vive na cidade. Ama música, livros e viagens

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