Organizar Eventos

Saiba tudo sobre a organização de eventos esportivos

Escrito por: Karina Melo

A organização de eventos esportivos é uma tarefa que demanda dedicação e empenho pois é uma atividade que envolve muitas pessoas – principalmente quando o evento é de grande porte. É um momento muito proveitoso, tanto para quem faz como para quem participa, já que envolve competição, espírito de equipe e muita energia.

A maioria das pessoas adora torcer por um atleta ou time e assistir a diversas modalidades esportivas, por isso, esse tipo de evento tem grande potencial para conversão de vendas e fidelização dos participantes. Claro que isso só acontece quando o planejamento é bem executado.

Nesse material você vai encontrar tudo o que é preciso saber para ter sucesso no gerenciamento e ainda entender como funciona cada etapa da organização de eventos esportivos. Vamos falar sobre a escolha do local, como é possível conquistar patrocínio, alcançar as expectativas dos participantes e muito mais.

Aproveite a leitura!

Organização de eventos esportivos: planeje-se!

Antes de tomar qualquer decisão é necessário se planejar para evitar confusões, gastos desnecessários e garantir um gerenciamento focado no sucesso. Se você quer iniciar a organização de eventos esportivos com praticidade, criar um checklist é a melhor opção. Ele foi desenvolvido para estar sempre nas mãos do organizador e facilitar a visualização de todos os processos e etapas.

Nele você vai deixar claro tudo o que precisa fazer antes, durante e depois do evento começar. Assuntos como: tipo de modalidade, público-alvo, atletas convidados, equipe, orçamento e materiais. Quer saber mais sobre esse facilitador? Clique aqui e descubra tudo o que um checklist para eventos precisa ter.

Além disso, é necessário definir como será a organização das torcidas – elas vão ficar separadas ou juntas? Dependendo da modalidade e rivalidade das equipes, é interessante fazer isso para evitar confusão e problemas com os participantes, atletas e até patrocinadores. Tenho certeza que você pretende manter bons relacionamentos, não é? Então, fique atento aos detalhes!

Outro ponto que não pode ficar de fora do seu planejamento é a questão do acesso à alimentação, afinal esse tipo de evento costuma ser demorado e as pessoas procuram esse serviço o mais próximo possível. Defina se será necessário priorizar um local com cantina interna ou um espaço com restaurantes e lanchonetes nas redondezas do local do evento.

#DicaDoity –  Você pode fazer uma parceria com as empresas e liberar cupons de desconto em algum lote de inscrições para os participantes durante a realização do evento. É esse tipo de ação que ajuda a fidelizar o pessoal e dar um motivo a mais para voltar em uma próxima edição.

Ah! Antes de começar a colocar o planejamento em ação, procure se informar sobre as regras dos esportes, afinal, já que estamos falando da organização de eventos esportivos é necessário entender do assunto para tomar as melhores decisões no decorrer dos processos.

Escolha o local adequado

O primeiro passo para encontrar o local adequado é definir qual ou quais serão as modalidades esportivas presentes no seu evento – isso se faz lá no planejamento. Depois disso será muito mais simples escolher o espaço perfeito para acomodar os participantes, estrutura e principalmente promover segurança dos atletas.

Fique atento às condições do local. Antes de fechar negócio responda a essas perguntas:

  • O ambiente é espaçoso e acessível?
  • Acomoda todo o público esperado?
  • É seguro e confortável?
  • Possui sanitários suficientes?
  • É adequado para o tipo de esporte que será praticado?

Você também pode checar a acústica do local e climatização. Se o evento for acontecer em um ambiente aberto é sempre bom conferir a previsão do tempo e fazer a sua reserva em um dia estratégico, assim fica mais fácil antecipar os riscos e evitar transtornos como uma chuva repentina durante o jogo.  

Ah! também é importante pedir autorização legal, caso o evento aconteça em um espaço público como nas ruas ou praias da cidade. Depois de ter a certeza que todos esses pontos foram analisados você pode ficar mais tranquilo para fechar negócio sem medo de errar.

#DicaDoity – Nós preparamos esse texto para te contar o que considerar na escolha de lugares para eventos. Se ainda resta alguma dúvida sobre o processo, vale a pena conferir!

Segurança em primeiro lugar

Não basta se preocupar em encontrar um local para realizar o evento e esquecer da sua responsabilidade em oferecer segurança à torcida e competidores. Você precisa ficar atento a detalhes como a limpeza e manutenção do espaço, fiscalizar a entrada e saída de pessoas e contratar uma equipe de segurança – caso o evento seja de grande porte.

Outra coisa super importante é garantir a presença de profissionais para prestar atendimento de primeiros socorros – você pode verificar com a prefeitura local a partir de quantas pessoas é a regra na sua cidade. Em São Paulo, por exemplo, é necessário quando o número de participantes ultrapassa 1500. Pense nisso, afinal, é muito comum acontecerem lesões nos atletas durante o esporte, fora que possíveis emergências podem ocorrer com o público como desidratação ou acidentes. É bom estar preparado!

Patrocínio e parcerias vão dar um up no seu evento

Sabia que investir na procura por patrocinadores é uma ótima forma de aumentar a verba do caixa e ainda promover o engajamento e visibilidade do evento? É isso aí, investidores trazem, além de uma verba extra, credibilidade e confiança para os participantes. Além disso, buscar parcerias é uma ótima forma de dividir as responsabilidades e melhorar a experiência do público.

Mas, fique atento, não adianta procurar patrocínio e parcerias em áreas totalmente diferentes da temática do seu evento, afinal o sucesso só é alcançado quando os dois lados são beneficiados. Aqui vai uma dica: Que tal fechar negócio com uma empresa de energéticos? É um mercado que costuma investir na organização de eventos esportivos e a maioria dos participantes adora!

Depois de pesquisar bastante e encontrar um parceiro adequado apresente a proposta do seu evento, mostre porque a empresa deve apoiá-lo. Deixe claro que vocês têm projetos equivalentes já que estão inseridos no universo dos esportes e descreva todos os benefícios que o patrocinador terá – qual será o formato de divulgação: panfletagem, banner?

#DicaDoity – Outra forma de aproveitar bem o patrocínio e aumentar a satisfação do participante é distribuir brindes com a cara do evento. Algumas sugestões são: garrafas, bonés, camisetas e bolsas personalizadas – claro que tudo adaptado a sua realidade financeira.

Atenção com a escolha de fornecedores

Todo mundo sabe que eventos esportivos são cheios de premiações e brindes, tanto pros atletas quanto para a plateia. Além disso, existe uma preocupação com a hidratação de quem está presente, com o aluguel de equipamentos de som e até esportivos como rede de vôlei, raquetes ou bicicletas, por exemplo. Por isso, investir em bons fornecedores é fundamental para ter sucesso na organização de eventos esportivos, independentemente do porte.

Para encontrar ótimos fornecedores com o melhor custo-benefício do mercado você precisa comparar. Sites de busca, como o Google e as redes sociais, vão te ajudar nessa missão, analise bem as opções, observe a classificação dos serviços, materiais e fornecedores – os consumidores costumam deixar comentários nas páginas, principalmente quando algo não agradou. Use isso a seu favor!

Faça uma divulgação efetiva

Agora que você já definiu quais serão os parceiros e fornecedores do seu evento chegou a hora de planejar a divulgação. É necessário entender quais os veículos de comunicação atingem diretamente o seu público-alvo, por isso é tão importante realizar um planejamento adequado e detalhado.

Só através dele será possível definir com quem o seu evento vai conversar e como fazer isso. Lá vai um exemplo: um campeonato de surf tem a tendência a atrair um público mais jovem e alternativo do que um jogo de golfe. Nesse caso, os públicos são totalmente diferentes, sendo assim, a divulgação também precisa ser.

Lembre-se, é sempre bom contar com a tecnologia nesse momento. Aposte nas redes sociais, blogs esportivos e se sobrar uma grana não deixe de realizar ações offline – principalmente se o público for mais velho. Um exemplo seria a distribuição de panfletos em uma academia próxima ao local do evento.

#DicaDoity –  Criar um site exclusivo é fundamental para conquistar os participantes. Já dizia o ditado popular “a primeira impressão é a que fica”. Nesse caso a primeira impressão será responsável por converter ou não uma venda de inscrição. Capriche!

Inscrições online

Não tem fórmula mágica para alcançar o sucesso das vendas do seu evento, mas existe um jeito de tornar essa etapa mais eficiente e aumentar as chances de sucesso. O segredo é realizar as vendas no modo “on”. Quer saber como? É simples, disponibilize as inscrições no site do evento!

Essa é uma ação que traz diversos benefícios para o organizador e o participante já que evita aluguel ou distribuição de inscrições nos pontos de venda e o deslocamento dos interessados até o local para realizar a compra. Além disso, oferece formas de pagamento como boleto e cartão, fora que é super seguro e prático! Com apenas alguns cliques é possível fazer isso no momento de decisão e evitar transtornos.

#DicaDoity – Você pode lançar uma pré-venda e realizar ações como liberar lotes promocionais até o dia chegar. Para que toda a organização de eventos esportivos seja bem sucedida nas vendas nós escrevemos esse material cheio de dicas preciosas. Confira!

Descubra como aumentar as vendas do seu evento

Vender inscrições de eventos não é uma tarefa fácil, não é mesmo? Mas há diversas maneiras de fazer as vendas do seu evento decolarem e torná-lo um sucesso. Para ajudar você nessa missão, preparamos este eBook!

Baixar e-book

Tipos de eventos esportivos

Agora que você já sabe como ter sucesso na organização de eventos esportivos nós vamos te mostrar quais são os tipos de modalidades que podem ser praticadas, e um pouquinho de suas regras gerais. Confira!

    • Campeonatos: É marcado por um sistema de rodízio. Todos os competidores têm, pelo menos, uma chance de enfrentar seus oponentes. Fique ligado, dependendo do esporte essa modalidade pode durar bastante e deixar o seu evento bem longo.
    • Torneios: É uma disputa entre as equipes adversárias e a eliminação é imediata, o famoso “mata mata”. Se a sua ideia é realizar um evento curto pode apostar nos torneios.
  • Jogos: São vários torneios acontecendo ao mesmo tempo, o sistema continua sendo de eliminatória e tem um tempo variado de disputa dependendo do tipo de modalidade praticada em cada jogo. Ex.: Uma partida de voleibol termina quando uma das equipes ganham 3 sets, já a de handebol dura 2 tempos de 30 minutos mais um intervalo. É inevitável, o tempo sempre vai variar.
  • Olimpíada: É um dos eventos esportivos mais conhecidos mundialmente. Sua característica principal é a disputa entre diversas modalidades esportivas acontecendo ao mesmo tempo em dias variados.
  • Festival: Foi criado para estimular os atletas e promover o esporte. É um evento informal que geralmente reúne a família e amigos dos convidados para prestigiar suas performances.

Percebeu que a organização de eventos esportivos não precisa ser uma tarefa complicada, basta ficar atento aos detalhes e não poupar tempo na hora de planejar. Para te ajudar ainda mais nessa tarefa clique no banner e baixe esse material rico. É gratuito!

Organize seu evento desde o planejamento à execução

Do planejamento à execução: uma planilha completa para te ajudar a organizar e acompanhar todas as etapas do evento e garantir que ele seja um sucesso!

Baixe aqui
Karina Melo

Karina Melo

Estudante de publicidade, produtora de conteúdo, paulistana, louca por redes sociais e dançarina nas horas vagas

Artigos Relacionados

Deixe seu comentário

Newsletter

Entre para a nossa lista exclusiva e aprenda com os melhores conteúdos