Elaborar um orçamento de eventos é uma das primeiras etapas para garantir que ele seja um sucesso. A cautela e a competência precisam estar sempre no comando dessa tarefa, pois as menores falhas poderão desencadear consequências muito desagradáveis, e essa é a última coisa que você deseja, não é mesmo?

Por isso, é preciso levar em conta uma série de fatores, como o tipo do evento desejado, o objetivo, o porte, entre outros. Todos esses quesitos determinarão o tamanho do orçamento necessário.

Portanto, para que você consiga organizá-lo de maneira prática e eficaz, reunimos, aqui, informações sobre o que levar em conta na hora de planejar a verba para um evento. Confira!

Aluguel do espaço

O custo de locação do espaço desejado para o evento é um dos mais importantes. E para orçar adequadamente a verba necessária para isso, você precisa verificar se os itens fundamentais para a boa execução do evento serão supridos.

Confira se o espaço dispõe de vagas de estacionamento suficientes para os participantes que chegam de carro e se está localizado em uma região segura, além de se certificar da capacidade necessária para acomodar todos os presentes de maneira confortável.

Definir o tipo da ação também ajudará muito na hora de planejar o orçamento. Se o seu evento se tratar de um congresso ou de uma mesa redonda, verifique se o local apresenta a estrutura obrigatória para que as palestras possam ser executadas sem problemas.

Esses fatores são cruciais para traçar o capital estimado para alugar o espaço. Tipos de eventos diferentes exigem estruturas distintas, portanto, os custos de cada um deles também serão distintos.

Gastos com infraestrutura

Ao falar em infraestrutura, a primeira coisa que deve sempre ser lembrada é que existem despesas que serão fixas e outras que serão variáveis, pois são influenciadas por diferentes aspectos. Portanto, é fundamental ter uma noção de todos esses gastos.

Saber diferenciar essas duas categorias facilitará bastante o processo de fazer o plano orçamentário. Então, tenha em mente que os custos fixos são aqueles que não sofrerão mudanças, independentemente do porte e do tipo do evento, e que são indispensáveis para o seu funcionamento.

Alguns itens, como o aluguel do espaço, equipamentos técnicos (som, imagem), estrutura do credenciamento, transporte e hospedagem dos palestrantes, recepção, não costumam ter preços variáveis.

Já os gastos variáveis, apesar de nem sempre estarem ligados à infraestrutura, referem-se ao tamanho do evento. Neles, estão incluídos os materiais de credenciamento — crachás, programas, folhetos, canetas, blocos etc. —, divulgação, alimentação, equipe temporária para o dia da ação, segurança e limpeza, entre outros.

Contratação de fornecedores

Determinar o custo de contratação dos fornecedores também é um quesito essencial para o orçamento de eventos. A dica aqui é pesquisar bastante antes de traçar um valor, pois a regra é sempre escolher aqueles que entregam o melhor-custo benefício, ou seja, que fornecem o melhor serviço pelo menor preço.

Dessa forma, procure referências de cada empresa pesquisada, analise a reputação, os relatos dos últimos clientes e — por que não? — peça indicações de outros organizadores. Nem sempre é possível, mas faça de tudo para visitar cada uma delas e verificar pessoalmente as reais condições.

A internet está aí para ajudar a reunir todas as informações necessárias para fazer o melhor negócio. Utilizar aplicativos de gestão de eventos ou fazer uma simples busca no Google já é uma boa forma de pesquisa. Essas são ótimas medidas para conseguir um preço justo e estipular a verba estimada sem grandes sustos.

Precificação das inscrições

Precificar as entradas dos participantes costuma ser a maior preocupação dos organizadores de eventos. Mas, antes de colocar qualquer valor em cima das inscrições, é preciso, mais uma vez, fazer uma boa pesquisa de mercado. Isso permitirá que você identifique os principais fatores que influenciam os valores.

Baseie suas buscas nos tipos de públicos que comparecerão ao evento. Uma boa ideia é usar as redes sociais para descobrir suas preferências, hábitos e, principalmente, a estimativa de quanto estão dispostos a pagar em inscrições de eventos.

Uma outra forma de determinar esses valores é comparando os preços cobrados em eventos similares ao seu e que já foram realizados. Também leve em conta a cidade em que o evento acontecerá. Dependendo da região, as inscrições podem ser mais caras ou mais baratas.

O importante aqui é pesquisar! Quanto mais dados você reunir, menor será a chance de cometer erros e maior será a satisfação dos participantes.

Capital para emergências

Aqui, podemos ressaltar que o orçamento planejado nem sempre será equivalente ao que foi realmente gasto. Isso ocorre porque é muito comum lidar com imprevistos e, quase todos eles exigem um custo a mais para serem resolvidos. Portanto, evite limitar demais os valores estipulados.

Alguns fatores, como número de inscritos maior do que o estimado e serviços que foram adquiridos em outras etapas da organização do evento, costumam ocorrer. Então, procure manter uma margem de erro na verba final. Assim, você terá um capital de emergência para arcar com situações inesperadas.

Organização antecipada

Após passar por todas as etapas anteriores, chegou a hora de fechar o orçamento. Para isso, é fundamental ter tudo organizado, a fim de que falhas não ocorram e prejudiquem a realização do seu evento, como dito inicialmente.

Uma excelente forma de manter as coisas ordenadas é criando planilhas de gestão financeira, ou até de todo o processo de produção do evento. Com elas, você poderá visualizar todos os gastos e receitas, além de ter uma ideia mais clara de como a divulgação será feita.

Esse documento lhe possibilitará acompanhar detalhadamente os custos de cada serviço e equipamento usados do início ao fim do evento, eliminando o risco de deixar de fora alguma informação. É uma maneira de enxergar a ação por inteiro, tornando o planejamento orçamentário bem mais conciso.

Como dissemos, o porte do evento influencia diretamente nos gastos e na definição de qual será a porcentagem do orçamento de eventos destinado a cada item. Então, elabore a gestão financeira sempre com muito cuidado, não esquecendo os gastos com serviços, objetos e profissionais. Ela é essencial para que o evento seja bem-sucedido e gere ótimos feedbacks!

Agora que você já aprendeu como definir um orçamento para seu evento, que tal entender mais sobre como organizar um evento acadêmico completo?

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