Organizar Eventos

Descubra o que é um evento, seus tipos, etapas e muito mais!

Escrito por: Estéfane Padilha

Quem tem interesse em trabalhar com eventos precisa entender do que se trata essa área em detalhes e, então, quais as possibilidades que são oferecidas. Diferentes objetivos são alcançados de formas distintas e é para tirar suas dúvidas que fizemos este post. E aí, vamos esclarecer o que é um evento e o que fazer para uma organização ter sucesso?

Neste texto, você vai aprender sobre:

Afinal, o que é um evento?

Algumas das regras são as mesmas. Se você buscar no dicionário, terá uma definição bem clara: um acontecimento pré-planejado, que, em um espaço delimitado, reúne pessoas com um objetivo comum. Ou seja, esses três aspectos precisam estar presentes em todo evento para que ele assim seja classificado.

A ciência ainda apresenta outro significado e considera também fenômenos naturais, como a queda de um meteorito ou uma mutação genética em plantas ou animais, por exemplo. Mas isso é só um detalhe para os mais curiosos e não é assim tão útil para nós, certo? Então vamos voltar ao nosso tema principal.

Os diferentes tipos de eventos

Primeiro, é preciso saber o objetivo da organização. Há um interesse institucional (pensando em uma empresa), comunitário (voltado à população) ou promocional (focando em um bem ou serviço)? Com essa questão resolvida, há maneiras diferentes de planejar o grande dia, com escolhas específicas desde o local até a ações promocionais, por exemplo.

Além disso, há uma subdivisão nos tipos: os de entretenimento são realizados por causa de alguma diversão; os esportivos colocam os participantes para praticar atividades físicas, visando algum prêmio ou apenas por recreação e saúde; os sociais são restritos a um grupo, geralmente de familiares ou amigos; os corporativos estão ligados a uma empresa, seus funcionários e clientes; e os acadêmicos promovem a educação com estudantes e também professores.

Vale a pena se dedicar à organização?

Com os conceitos entendidos, você deve ter notado que há diversas modalidades a serem realizadas e, portanto, vários públicos a atingir. Ou seja, haverá sempre um mercado e, assim, lucro. Mas nem tudo gira em torno do dinheiro, certo? Muitos executam ações sem fins lucrativos e que mesmo assim valem muito o esforço.

Um encontro com outros profissionais é muito válido para ganhar prestígio na área em que se atua, além de engajar positivamente os colegas de trabalho e divulgar uma marca. Em eventos abertos, há também uma forma de estreitar a relação com clientes e futuros consumidores, o que representa uma lucratividade em potencial.

Além disso, se a realização de um evento traz tantos benefícios para quem já está no mercado de trabalho, o prestígio de ser um organizador ainda na faculdade é ainda maior, concorda? Sem falar que, atividades extracurriculares são uma vantagem para quem quer fazer carreira na vida acadêmica.

Tirando as ideias do papel  

Se restavam dúvidas, você deve ter se convencido da importância e das vantagens e podemos ir agora à parte importante:  o que é um evento na prática, separando as atividades a serem executadas no planejamento pré, durante e depois do dia de realização.

Antes de tudo

Os organizadores irão primeiro definir os objetivos a serem alcançados, o orçamento a ser direcionado em cada ação, montar o calendário de acordo com a agenda dos palestrantes, alugar um espaço, bem como equipamentos. Depois das informações confirmadas, é hora de divulgar.

E o que é um evento sem visibilidade? Possivelmente, um fracasso – e ninguém quer isso, não é? Então o organizador deve estar sempre atento às diversas formas de estar em alta, como com anúncios no Google e nas redes sociais, e-mail marketing e marketing digital, além de promoções e parcerias com influencers. Assim, ficará mais fácil atingir o público.

Durante as atividades

O dia começa cedo e é preciso garantir logo que os participantes tenham feito check in e tudo possa ter início. Já explicamos em outros postos do blog que há uma solução que evita filas e burocracias logo nas primeiras horas e o uso de aplicativo pode assegurar com uma simples leitura de QR code que todos estejam inscritos.  

Seguindo o cronograma, só será preciso direcionar as ações, com atenção nos casos de imprevistos, quando uma equipe precisa ajustar algo, como a falta de bateria em um computador, uma luz queimada, ou outras situações como conferir se os convidados tem tudo o que precisam, como água ou uma caneta.

A equipe da organização também deverá checar a limpeza e a segurança do local, para garantir que todos os participantes estejam satisfeitos. Tais serviços são feitos geralmente por alguma empresa terceirizada e isso não deve representar nenhuma dor de cabeça. Pode ficar tranquilo. Mas é bom dar uma conferida, concorda.

O pós-evento

Agora pode ficar tranquilo que o turbilhão de atividades já passou. Mas saiba que ainda é importante realizar com a mesma eficiência algumas ações. Comecemos com quem esteve presente: profissionais precisam ser pagos e participantes têm certificados a receber. Então certifique-se que isso será cumprido logo.

Feito isso, é hora de fazer internamente em equipe uma análise crítica, com os pontos de sucesso e os que precisam melhorar. Alguns números serão úteis, como a quantidade de presentes e a renda que foi movimentada.

Mas também é importante enviar pesquisas de satisfação para saber a opinião dos clientes, bem como divulgar depois imagens, vídeos, manter o contato e fidelizar quem lhe interessa, através de newsletters e, quem sabe, enviar um convite já para as futuras edições!

As mil e uma atribuições de um organizador

Depois de saber o que é um evento e conhecer todas as suas etapas, talvez você esteja pensando que já há muito trabalho a ser feito antes mesmo de o evento começar, não é? Mas se há uma necessidade na realização, é encontrar um jeito de facilitar a sua vida. E é claro que não vamos deixá-lo sozinho e temos algumas dicas.

Tudo pode ficar mais fácil com planilhas e um checklist para acompanhar o andamento de cada processo. E fazer uso da tecnologia com plataformas online pode poupar muitos estresses, afinal, elas reúnem várias funções num só lugar e te ajudam, entre outras coisas, da fase de concepção de um site até o processo de inscrições, divulgação e depois emissão de certificados.

Em resumo, você terá uma ferramenta que estará cumprindo todas as fases de pré, durante e pós evento que discutimos aqui em cima, de forma bem prática e rápida.

#DicaDoity: Nem precisa procurar esse auxílio, já achamos aqui uma plataforma que te garante tudo isso (e mais um pouco) e em cinco minutos, com poucos passos, já dá pra começar a vender as inscrições!

Ufa! Agora que está esclarecido o que é um evento, em vários detalhes, temos aqui algumas observações mais aprofundadas sobre o trabalho neste ramo. Basta acessar este post e seguir se inteirando sobre esse universo nada entediante e sempre interessante!

Estéfane Padilha

Estéfane Padilha

Jornalista e colaboradora do Doity Team. Mora em Colônia, na Alemanha, onde estuda, trabalha e é voluntária no FC Köln, clube de futebol da cidade

Artigos Relacionados

Deixe seu comentário

Newsletter

Entre para a nossa lista exclusiva e aprenda com os melhores conteúdos