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Materiais para eventos: quais usar em cada etapa?

Escrito por: Karina Melo

Todo organizador sabe como é essencial realizar um bom planejamento e escolher quais materiais para eventos usar em cada etapa.

Pensando nisso, criamos uma lista bem legal com todos os materiais necessários para promover um evento de sucesso. Nesse texto você vai descobrir o que é preciso para criar uma identidade visual, escolher os melhores brindes e muito mais.

Ah! No final do material tem uma surpresa, para você guardar como lembrete e compartilhar com os amigos. Aproveite a leitura!

Materiais para eventos: identidade visual

Você sabia que definir a identidade visual é super importante para trazer credibilidade ao seu evento?

Pois é, ela funciona como um documento com foto – ajuda a identificar, em qualquer lugar, o nome do evento, para quem foi pensado e até sobre o que aborda.

Para começar a criar uma identidade visual adequada, você vai precisar conhecer o seu público-alvo. Qual é o perfil do participante do seu evento? Ele está inserido em qual área de atuação?

Descubra o que ele gosta de fazer, onde frequenta e assim será possível entender com o que ele se identifica e o que gostaria de compartilhar com os seus amigos. Acredite, acertar na construção da identidade visual também impulsiona a divulgação do seu evento!

Depois de fazer essa análise, você vai começar a definir pontos de gatilho para transmitir a mensagem principal ao seu público. O primeiro passo é escolher uma cor adequada, mas não é qualquer uma, viu?! Dá uma olhada nas dicas:

Paleta de cores

Busque dentro da paleta de cores um tom mais adequado ao propósito do seu evento. Quer um exemplo?

Digamos que você vai organizar um mini-curso sobre fotografia, voltado para iniciantes da área. Você acha que seria mais adequado transmitir uma sensação de energia ou monotonia nas cores?

Certamente, um curso artístico exige criatividade e iniciativa dos participantes, além disso, o público-alvo é composto por jovens – em sua maioria. Ou seja, deve transmitir energia.

Nesse caso, o ideal seria usar cores quentes – mais chamativas e alarmantes – como:

  • vermelho;
  • laranja;
  • amarelo.

Se a história fosse outra – um congresso de contabilidade – por exemplo, você poderia tratar o seu público de forma diferente. Trabalhar com tons sóbrios e mais frios, como:

  • azul;
  • verde;
  • lilás.

#DicaDoity – É sempre bom pesquisar o significado de cada cor antes de apostar todas as suas fichas. Para sanar as suas dúvidas e desvendar o círculo cromático, escrevemos esse post. Confere!

Logotipo

Depois que as cores forem definidas, a logo pode ser criada. Nessa etapa é importante definir um nome forte, que transmita credibilidade e que tenha tudo a ver  com a temática e o público.

A logo é a exibição gráfica do que representa o seu evento e vai ser usada para promovê-lo nas mídias on e offline. Por isso, ela deve ser fácil de lembrar, de aplicação acessível para materiais impressos, além de simples – nada de poluição visual, menos é mais!

É sempre bom lembrar que existem profissionais qualificados – agências de publicidade e designers freelancers – no mercado, treinados para desenvolver com técnica e criatividade todo o conceito de identidade visual do seu evento.

Definir linguagem

A linguagem é o ponto chave para efetivar a comunicação entre o seu evento e os participantes.

Através dela será possível criar empatia e transmitir as mensagens – desde data e local, até programação e palestrantes – de uma forma única.

O segredo é descobrir como os possíveis inscritos se comunicam e falar a mesma língua que eles!

Ah! Não esqueça, essa linguagem deve estar alinhada para todos os materiais do evento, desde os impressos e comunicação nas redes sociais até na linguagem do release e forma como a equipe conversa com os participantes.

Posicionamento das redes sociais

Não há dúvidas de que, nos dias atuais, é necessário se posicionar nas redes sociais. Independente do tipo do evento, sabemos que o público costuma consultar a rede para entender mais sobre a organização e dinâmica, antes de realizar a sua inscrição.

As plataformas aproximam o usuário e são excelentes ferramenta de divulgação e aumento das vendas, além de estimular o engajamento, interação e compartilhamento entre os amigos.

Para que o seu plano de divulgação funcione, é importante criar uma imagem inovadora e criativa. Entregue um conteúdo relevante para o seu participante – isso gera fidelização.

Informe sobre o pré, durante e pós-evento. Assim, será possível construir um posicionamento sólido que você deve manter em outras edições, se houver

#DicaDoity – Nesse post, nós separamos 7 dicas imperdíveis para te ajudar a usar as redes sociais ao seu favor. Dá uma olhada!

Assinatura de e-mail

Criar uma assinatura digital é uma ótima maneira de trazer credibilidade, e facilitar o reconhecimento do evento. Você deve usá-la de maneira estratégica ao final de cada e-mail marketing e manter o padrão definido para identidade.

O formato do layout não deve ser muito chamativo, afinal, a assinatura é só um complemento da informação do e-mail. A descrição deve ser curta e direta, sempre utilizando a linguagem escolhida, anteriormente, para o evento.

Template para slides

Criar um template para realizar as apresentações é uma ótima forma de fixar a marca, mostrar profissionalismo e agregar valor ao evento.

#DicaDoity – Se for possível, acrescente esse investimento no seu orçamento, será super válido e diminuirá os riscos de contratar um profissional que não esteja preparado. Se a verba estiver muito apertada, você pode optar por utilizar uma ferramenta com funções gratuitas como o Canva.com

Materiais para eventos: divulgação

Quando se fala em materiais para eventos, logo nos vem à cabeça a palavra “divulgação”. Sabemos que grande parte do reconhecimento do evento vem com o investimento em anúncios.

Mas você sabe quais são os melhores materiais para utilizar nessa etapa? Confira!

Panfletos

Neles será possível descrever toda as informações do evento, e imprimir uma grande quantidade de unidades, com custo reduzido.  

Folders

São materiais mais detalhados e utilizados para apresentação detalhada do evento aos convidados. É importante descrever bem quais são os palestrantes, o seu currículo e apresentar os temas das palestras.

Cards e vídeos para redes sociais

Os cards e vídeos podem ser bem aproveitados no ambiente virtual para realizar a divulgação de informações importantes como: data, hora e local.

Eles têm o objetivo de engajar o público, afinal, é conteúdo compartilhável. Lá é possível falar sobre os palestrantes, o tema, enfatizar os diferenciais do evento, como foi a experiência de edições anteriores e até, dar dicas relevantes.

A rede te dá a possibilidade de brincar com essas ferramentas e estimular o compartilhamento entre os usuários de forma mais orgânica.  

#DicaDoity – Se o seu evento for de grande porte, você pode apostar em uma divulgação mais ampla – nas grandes mídias – como TV, rádio e outdoor. Dependendo da sua verba disponível, claro!

Materiais para eventos: distribuição e apoio

Depois da divulgação, você deve investir nos materiais de apoio. Eles serão distribuídos aos participantes no momento do credenciamento. Selecionamos alguns, dá uma olhada!

Crachá

É uma forma de identificar os inscritos com credibilidade e organização e estimular o networking dos envolvidos.

Bloco de notas, caneta e agenda

É importante para facilitar o engajamento do público com o evento, principalmente, se ele for acadêmico. As pessoas costumam anotar pontos chave dos assuntos tratados, e nem sempre têm esse material em mãos.

Pasta

Facilita a organização dos materiais de apoio, se for personalizada com o layout do evento pode até ser considerada como um brinde.

Banner

O banner é utilizado para informar aos participantes, no dia do evento. Lá, você pode identificar o número das salas ou auditórios que serão realizados as atividades, descrever a programação e até deixar a senha do wi-fi bem visível.

Programação

A programação deve ser distribuída junto com o bloco de notas, caneta e pasta. Ajuda o inscrito a se localizar.

Em grandes eventos, onde acontecem palestras, cursos ou workshops, ao mesmo tempo, o participante escolhe qual dos assuntos é do seu maior interesse e pode organizar o seu tempo, como achar melhor.

Certificados

Os certificados podem ser entregues ao final do evento ou enviados por e-mail para cada credenciado. Ele deve conter a carga horária correspondente a cada programação e fazer referência a atividades complementares.

Se preferir, produza mais de um certificado para deixar claro o tipo de atividade que o participante marcou presença, e diferenciar a carga horária de cada uma.

Não necessariamente tudo o que citamos precisa ser usado. Você pode ser criativo e adaptar os materiais para eventos ao seu orçamento principal.

Materiais para eventos: brindes e presentes

Você sabia que existe uma diferença entre brindes e presentes?

Pois é, são 2 tipos de materiais para eventos criados para serem distribuídos no evento. Os brindes – prêmios que você entrega aos participantes que ganharam sorteios, e os presentes – as lembranças dadas aos palestrantes e convidados – são presentes mais personalizados que, muitas vezes, remetem a cidade ou à cultura do local sede do evento.

Quer alguns exemplos? Lá vai!

Canetas personalizadas

Além das canetas convencionais, é possível apostar em modelos personalizados para dar de brinde ou presente aos participantes ou convidados. Além de ser muito bem aceito, é super econômico.

Copos, canecas e camisas

As pessoas costumam adorar receber esse tipo de brinde exclusivo, isso estimula a divulgação espontânea do evento nas redes sociais e grupos de amigos.

Sacolas

Sabe aquelas sacolas retornáveis? Então, elas podem ser usadas no seu evento para guardar presentes e até substituir as pastas e abrigar os materiais de apoio entregues aos participantes no credenciamento.

Pendrive

Se o seu evento for ligado à tecnologia, pensar em brindes e presentes voltados ao meio digital é uma ótima forma de mostrar comprometimento com as preferências do público-alvo e mais uma vez aumentar o nível de satisfação.

Squeeze

Esse pode ser considerado um brinde estratégico, já que ele ajuda a evitar o entra e sai dos participantes e ainda dá suporte aos palestrantes que sempre precisam de água para recarregar as energias entre uma fala e outra.

Agora que você já entendeu quais são os melhores materiais para cada etapa do evento, confira o resumo no nosso infográfico!

E aí, gostou do post? Nós adoramos produzir esse conteúdo diferente! Tenho certeza que essas dicas vão te ajudar a planejar o seu checklist de materiais para eventos, rapidinho.

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Karina Melo

Karina Melo

Estudante de publicidade, produtora de conteúdo, paulistana, louca por redes sociais e dançarina nas horas vagas

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