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O que considerar na escolha de lugares para eventos?

Escrito por: DoityTeam

Quem costuma organizar eventos sabe que existem muitos fatores a considerar, de maneira que tudo saia bem organizado e perfeito. E a correta escolha do local onde tudo acontecerá é um dos principais fatores. Essa medida influencia diretamente na percepção que os participantes terão do conjunto.

As preocupações com localização e segurança também precisam estar em primeiro plano. Diante desse fato, escolher lugares para eventos que atendam a tantas exigências nem sempre é uma tarefa fácil de realizar.

Há vários detalhes a se observar para que a escolha seja um sucesso. Pensando nisso, reunimos neste post alguns fatores que você não deve deixar de considerar na hora de selecionar lugares para seus eventos. Continue a leitura e descubra!

Conheça bem o seu público

O primeiro passo antes de partir para a escolha dos locais é determinar quem serão os participantes que estarão presentes – são estudantes universitários, empresários?

Conhecer bem o público é primordial para não errar na escolha. De acordo com ele será mais fácil identificar se é interessante apostar em um lugar acessível para o transporte público ou se a melhor opção é investir em mais segurança e conforto, por exemplo.

Se o seu público-alvo são mulheres, um local bonito e aconchegante com certeza vai chamar mais a atenção. Já os homens, em regra, preferem a praticidade. Portanto, pesquise sobre a faixa etária, o grau de formação e o tipo de público com quem pretende interagir. Em seguida, escolha um local de acordo com a audiência que se apresenta para você.

Considere a segurança como um fator essencial

Segurança é algo que não deve ser deixado em segundo plano na hora de selecionar lugares para eventos. E quando falamos em segurança, nos referimos tanto a fatores externos quanto de organização interna. Não adianta o local ser impecável, se fica em um bairro conhecido por ser perigoso. Isso costuma inibir a participação das pessoas mais cuidadosas ou precavidas.

Em seguida, é importante que exista um bom sistema de evacuação no caso de qualquer imprevisto durante a realização do evento. Locais projetados para receber grande quantidade de pessoas devem se adequar a algumas normas de segurança, como ter uma ou mais saídas de emergência. Isso vale para os salões e auditórios.

Se for um lugar aberto, preste atenção se as tendas e coberturas estão em bom estado. Caso contrário, podem desabar se chover ou ventar muito. Dependendo do tamanho do espaço, pode ser necessário ter alguma estrutura médica disponível.

Invista em lugares para eventos com boa acessibilidade

Seu evento precisa ser realizado em um local que seja de fácil acesso a todos os participantes. Falar em acessibilidade não se refere apenas às pessoas com necessidades especiais, mas a todos os participantes.

Lugares que só podem ser acessados de carro, com estradas ruins ou longe demais do público-alvo não são muito recomendados. Em cidades maiores, certifique-se de que existem linhas de ônibus ou metrô nas proximidades, especialmente nos casos de congressos que recebem muitas pessoas de fora.

Em ocasiões corporativas, procure lugares para eventos que sejam próximos às empresas a que se referem. Observe ainda se o local apresenta estacionamento próprio ou nas imediações, assim como restaurantes e outros serviços que possam ser relevantes para a audiência.

Observe a acústica e a climatização

Não há nada pior do que passar frio ou calor em um local, e sequer conseguir ouvir o que o palestrante está dizendo. Para evitar que seus convidados passem por esse desconforto, observe se é possível ouvir o que é dito a partir de todos os lugares do salão.

Verifique ainda como está a reverberação de aparelhos como microfones e caixas de som. É importante que o ouvinte possa compreender o que é dito com clareza e conforto auditivo, independentemente de onde ele se sente. Lugares com má construção acústica impedem a adequada distribuição, não importa o quanto você invista em recursos audiovisuais.

A temperatura também deve ser muito bem avaliada. Fique atento ao sistema de refrigeração do local. Se for um ambiente externo, questione sobre a instalação de tendas e ventiladores.

Investigue sobre a legalidade do local, como alvarás e certificações

A realização de eventos, especialmente de grande porte, exige uma série de licenças legais para funcionamento. Antes de fechar o negócio, certifique-se de que o local reúne todos os alvarás necessários para o tipo de evento que você pretende realizar. Os alvarás do corpo de bombeiros e para a venda de bebidas são apenas alguns exemplos.

Observe ainda se existe limite de horário para o som, ou alguma outra restrição legal. Afinal, não há nada mais constrangedor do que ver seu evento ser interrompido bem no meio de seu andamento, por questões de ordem legal, ou acabar levando uma multa posteriormente à sua realização.

Aposte na conectividade de qualidade

No mundo atual, ter acesso à internet e fontes de energia para carregar celulares e notebooks é quase obrigatório. Portanto, para causar uma boa impressão no público e fazer com que as pessoas saiam de lá elogiando o espaço e a organização, vale investir em locais com boa conectividade.

Wi-Fi liberado, zonas de convivência, postes de carregamento e tomadas acessíveis são alguns dos itens que você precisa levar em conta ao escolher lugares para eventos. Isso ainda ajuda na divulgação da sua marca, pois os participantes se sentirão à vontade para tirar fotos e compartilhar tudo nas redes sociais, o que gera mais engajamento e participação.

Evite lugares em que o sinal de celular não alcança, mesmo com o Wi-Fi disponível. As pessoas não costumam gostar de se sentirem isoladas, e isso acaba gerando um pouco de ansiedade — algo que não contribui em nada para a visão geral mais positiva do evento.

Avalie se o local comporta mesmo a quantidade de participantes

Os participantes precisam circular confortavelmente pelo local do evento, encontrar seus lugares rapidamente e não enfrentar filas demoradas para a eventual alimentação servida ou a aquisição de algum produto.

Por esse motivo, calcular bem o número de pessoas e escolher um lugar condizente com ele é primordial. Observe ainda a capacidade máxima dos salões e auditórios. Ninguém quer ficar sem ter lugar para se acomodar, certo?

A escolha dos lugares para eventos tem papel fundamental para o sucesso de sua realização. Isso influencia diretamente no conforto e segurança dos participantes, no juízo final sobre o evento como um todo.

Vale lembrar de não descuidar sobre a aparência do lugar. Ele deve ser visualmente bonito para o público que se pretende acolher. Assim, aposte na personalidade do local, lembrando-se sempre de harmonizá-lo ao tipo de evento e de pessoas que nele comparecerão.

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