Evento referência na área, a Jornada Alagoana de Ultrassonografia acontece anualmente em Maceió e é realizada pela Sociedade Brasileira de Ultrassonografia (SBUS). Na terceira edição, durante dois dias, nomes importantes estiveram reunidos para discutir temas e casos importantes para a especialidade.

A Jornada foi organizada pelo médico Gustavo Jambo Cantarelli, diretor regional da SBUS e presidente da Sociedade Alagoana de Ultrassonografia (SAUS), além de sócio proprietário do Grupo Amigo.

Os temas discutidos foram norteados pelos recentes avanços na ultrassonografia e evidências científicas, com o objetivo de atualizar os ultrassonografistas e profissionais participantes.

Principais desafios

A comissão organizadora vinha encontrando dificuldades desde a realização da primeira edição do evento. A principal delas era o fato de todo o trabalho ser feito manualmente, deixando, consequentemente, todo os processos muito demorados.

Além disso, eles ainda precisavam lidar diretamente com o pagamento das inscrições. Conferiam uma a uma através de uma lista emitida pelo banco, onde eram feitos os depósitos ou transferências bancárias – únicas opções de pagamento oferecidas na época.

O processo de submissão de trabalhos também era bastante trabalhoso, pois cada material a ser avaliado era recebido por e-mail e repassados um por um para a avaliação. Depois de avaliados, retornavam para os participantes para revisão e, quando aceitos, eram destinados à fase de organização para apresentação.

As enormes filas que se formavam no momento do credenciamento também se tornaram um problema que a comissão não conseguia resolver, prejudicava o andamento e a imagem do evento, já que além de causar mal estar entre os participantes, provocava atrasos na programação.

Emitir os certificados também era um dos processos mais complicados e demorados. Além dos crescentes gastos com impressão, havia muita dificuldade em prepará-los e entregá-los: todos eram redigidos manualmente e entregues pessoalmente ao final do evento.

Esse conjunto de dificuldades enfrentado pela organização atingiu diretamente a qualidade da Jornada. O sucesso desejado pelos realizadores e o valor que o evento pretendia transmitir pedia uma solução que pudesse aliar facilidade para os organizadores e comodidade para os participantes.

“Todo o processo era muito trabalhoso e à medida que o evento e a demanda de trabalhos foi crescendo, sentimos a necessidade de ter um suporte maior para nos auxiliar”, Gustavo Cantarelli.

Nossa parceria

Nos tornamos parceiros da Jornada este ano, quando foi realizada a terceira edição. Estivemos presente desde os primeiros momentos da organização, dando autonomia para a equipe de organização criar o site do evento, monitorar os pagamentos, lidar com todas as inscrições e a submissão dos trabalhos.

Todo o processo de pagamentos passou a ser automatizado e os organizadores deixaram de passar longas horas lidando com planilhas. A parte dos certificados também ficou por conta da plataforma, um processo antes trabalhoso, demorado e custoso, tornou-se prático e simples – em alguns cliques foi possível personalizar e enviar os certificados para os e-mails dos participantes.

“A plataforma agilizou a liberação dos certificados aos participantes, resultando numa otimização do tempo. E o mais importante, o apoio de toda equipe da Doity, antes e depois do evento.”, Gustavo Cantarelli

Para o  processo de submissão de trabalhos, os organizadores encontraram na Doity um só lugar para receber, avaliar, revisar e acompanhar os resultados, além do envio da carta de aceite e gerenciamento da grade de apresentação dos trabalhos no dia do evento.

No dia do evento, a organização deu adeus às longas filas no momento do credenciamento e em questão de minutos, cerca de 200 pessoas já haviam sido credenciadas. Isso otimizou o tempo e evitou atrasos na programação.

Resultados

O nível de satisfação dos participantes com a Jornada de Ultrassonografia aumentou, e muito. Afinal, eles encontraram maior facilidade e opções de pagamento no momento da inscrição e submissão de trabalhos, além disso,  não enfrentaram filas no ato do credenciamento e receberam os certificados em seus e-mails logo após o encerramento das atividades.

Já os organizadores conseguiram reduzir custos e atrasos e ainda otimizaram o tempo para tratar com cuidado e atenção os participantes, palestrantes e detalhes próprios do evento.

A prova de que o parceria deu certo?! A Doity já está escalada para compor o time da quarta edição da Jornada que, sem dúvida alguma, será mais uma história de sucesso!

Comentários ()