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Gestão de eventos: conheça as tecnologias para usar em cada etapa

Escrito por: Karina Melo

A organização de um evento de sucesso exige planejamento e dedicação. Na caminhada de um organizador muitos aliados vão tornando possível a tarefa de tornar um evento realidade. A gestão de eventos pode e deve ser mais simples.

E é isso que vamos te mostrar nesse post. Vamos te contar quais são as principais tecnologias que podem ser aplicadas em cada etapa do seu evento e como elas podem trazer praticidade, rapidez e facilidade para o seu dia a dia de organizador.

Também vamos falar sobre como é importante realizar a gestão de tarefas, pessoas e escolher a equipe certa para delegar as funções. Isso vai te ajudar a administrar o seu tempo, dinheiro e muito mais. Vamos lá?!

Gestão de eventos: Pré-evento

É no pré-evento que você se certificará que todos os processos da organização estão bem planejados e prontos para serem executados.

Crie planilhas, checklists e antecipe possíveis problemas como: a formação de grandes filas no credenciamento ou o baixo orçamento para promover uma boa divulgação que influencie nas vendas e contribua para a imagem positiva do seu evento.

Depois de listar os possíveis problemas chegou a hora de encontrar as soluções. É aí que entra a tecnologia!

Planejamento

Para facilitar a organização das atividades você pode criar uma planilha de planejamento.

Comece deixando bem claro tudo o que será necessário para realizar o evento: Equipe, público-alvo, cronograma de atividades, tipo do evento e principalmente o orçamento disponível.

#DicaDoity: Para te ajudar, fizemos uma planilha que pode ser baixada gratuitamente. Nela você vai encontrar todos os processos do evento, divididos por áreas como: financeiro, infraestrutura, marketing, parcerias e muito mais.

Você também pode contar com a ajuda de aplicativos de organização como:

Trello: É perfeito para você que gosta de listas de tarefas. O app te dá a opção de criar checklists, definir prazos para a equipe, anexar arquivos e muito mais.

E o melhor: é possível adicionar pessoas à sua lista de tarefas e assim aumentar a contribuição, engajamento e organização de todos.

Dropbox Paper: Precisa de um lugar para organizar as suas tarefas e reuniões sem precisar se preocupar? Esse app vai te ajudar!

O Paper é um suporte que facilita o acesso a documentos em qualquer lugar. Você pode gerenciar a sua equipe – escrever em conjunto, comentar, anexar arquivos – além de detalhar as tarefas e documentar – como se fosse uma ata de reunião..

Google Calendar: Esse aplicativo é ótimo para você que gosta de marcar na agenda as tarefas que precisam ser cumpridas.

Utilizá-lo te dará a possibilidade de criar lembretes diários, semanais ou mensais no seu smartphone. E assim evitar esquecer datas, atividades marcadas ou reuniões.

Divulgação

Site

A tecnologia também te ajuda nessa etapa. Você pode criar um site para o seu evento e nele publicar qual será a programação, datas, fotos de edições anteriores e até mesmo da próxima edição ao final do evento, além de vender as inscrições online.

Para que a sua visibilidade aumente e sua divulgação seja efetiva, lembre-se de trabalhar bem o SEO – técnicas que otimizam seu conteúdo deixando mais fácil de encontrá-lo em buscadores como o Google. Aqui embaixo tem uma dica sobre isso.

#DicaDoity: Uma plataforma de eventos pode te ajudar nessa tarefa de SEO, já que os templates dessas plataformas são otimizados para aparecerem melhor ranqueados nas pesquisas do Google.

Depois de ter a certeza que o seu site está bem rankeado, faça uma análise do seu funcionamento.

Se você fosse um usuário, conseguiria permanecer tranquilamente navegando nas páginas ou ficaria descontente com a demora do carregamento, ou com a dificuldade de encontrar o que procura?

Responder a essas perguntas vai facilitar a resolução dos problemas do seu site e, de bônus, dar um up nas visitas e inscrições. É a lógica: quando a satisfação do usuário cresce, o número de visualizações aumenta naturalmente.

Outra dica simples, que vai fazer toda a diferença no momento da decisão de compartilhar ou não um conteúdo seu, é a construção da identidade visual. Ela é atrativa? Conversa com o seu público-alvo? É de fácil visualização e compreensão?

Acredite, esses pontos – bem construídos – vão efetivar o ato de compartilhar qualquer conteúdo produzido sobre o evento!

#DicaDoity – Quer saber mais sobre como melhorar o seu alcance, corrigindo pequenos problemas do seu site? Confere esse post!

Redes sociais

Utilize as redes sociais para alcançar mais participantes.

É possível criar um evento no Facebook, colocar todas as informações como: data, local, horário, programação, link para realizar a inscrição – e convidar os seus contatos para comparecerem.                                           

O bom de utilizar o Facebook é que as pessoas podem compartilhar e convidar os próprios amigos e aumentar a visibilidade do seu evento.

Montar um perfil no Instagram também é uma opção para ampliar a sua visibilidade.

É uma ótima ferramenta para quem procura promover bastante interação entre os participantes ou quer ter um feedback mais rápido e eficiente – a plataforma oferece a ferramenta de Story para te ajudar nessa missão.

Além disso, você pode ampliar a sua visibilidade utilizando as hashtags nas suas redes sociais.

No Instagram, o usuário já consegue seguir as que são mais atrativas para ele. Ou seja, elas levam o seu conteúdo até as pessoas que realmente estão interessadas em consumi-lo. Vale a pena apostar!

Ah! Dentro das redes também é possível promover os posts para que alcancem mais pessoas, você decide o valor de acordo com a sua verba disponível e começa a investir!   

Controle financeiro

Ter sempre em mãos os prazos, gastos e o orçamento do evento é essencial para manter o controle financeiro. Que tal apostar em uma planilha de orçamento?

Nela será possível deixar bem claro quais foram os seus gastos durante toda a organização do evento e o que ainda falta ser feito, como realizar o pagamento de um fornecedor ou um equipamento alugado.

Além disso, você pode optar por utilizar alguns aplicativos de gestão financeira como:

Organizze: É um app intuitivo que possibilita o seu acesso em diversas contas. Onde você estiver acompanhe suas despesas, receitas, transferências e muito mais. O melhor é que ele serve para pessoas físicas e jurídicas.

ContaAzul: Ele te mostra as contas que você ainda precisa pagar e receber, emite nota fiscal, te permite visualizar o fluxo de caixa e muito mais!

#DicaDoity: Uma forma de manter esse controle ainda mais bem definido é criando um checklist especialmente para a área financeira do evento.   

Vendas

A tecnologia também pode te ajudar a realizar as vendas do seu evento de uma maneira mais prática – através de intermediadores de pagamento como o Wirecard ou o PagSeguro.

Ao utilizá-los será possível oferecer as principais formas de pagamento como: cartão de crédito parcelado, boleto bancário e débito. É tudo feito online e de forma segura.

E o melhor de tudo é que você não precisa gastar com espaço físico ou contratação de equipe para realizar as suas vendas. Outra vantagem é a comodidade que você oferece ao participante que não precisa se deslocar para realizar a inscrição.

#DicaDoity: Para facilitar esse processo você pode optar por utilizar uma plataforma de eventos que trabalhe de forma integrada a um intermediador de pagamento – como esses citados acima.

Algumas oferecem o recebimento antecipado – depois de 2 dias da realização do pagamento pelo participante a plataforma já libera o dinheiro para o organizador começar a investir. Isso evita a correria para conseguir patrocínio ou recursos de terceiros.

Gestão de eventos: Dia do evento

Quando o dia do evento chegar é preciso estar atento a todos os detalhes.

Promover a satisfação do participante vem em primeiro lugar. Por isso, gerenciar corretamente a secretaria é tão importante. E a tecnologia também pode facilitar nessa etapa! Dá uma olhada!

Credenciamento

Com o uso da tecnologia, o credenciamento deixa de ser um momento estressante, quando o participante fica horas na fila e passa a ser uma atividade rápida e prática.

Como? Automatize essa etapa com a ajuda de uma plataforma de eventos!

Muitas delas possuem soluções para agilizar esse processo. Com a venda das inscrições online é possível enviar um comprovante de pagamento para o participante apresentar no credenciamento.

Algumas soluções também oferecem um aplicativo de check-in. No dia do evento, o código de barras do comprovante é lido por um app, melhorando a experiência dos participantes, além de ser uma opção para minimizar os custos com equipamentos.

Outra vantagem é a impressão das etiquetas e crachás. Em vez de escrever o nome de cada participante em cada crachá, que tal passar a imprimir as etiquetas prontinhas?

Há plataformas que oferecem essa funcionalidade e é possível imprimi-las antes do evento começar e deixar os crachás prontos para serem entregues – isso poupa gastos com o aluguel ou compra de uma impressora.

Graças à tecnologia é possível dar adeus ao trabalho manual!

Sorteios

A tecnologia vai te ajudar a realizar os sorteios do seu evento sem preocupação. Utilizá-la dará um fim ao seu trabalho manual!

  • Planilha no Excel: Lá você pode colocar o nome ou a ordem numérica dos participantes, aplicar uma fórmula do próprio programa – que escolhe automaticamente um dos itens listados.

 

  • Programas específicos: Você pode optar por baixar um sorteador no seu computador. Esses programas são encontrados em sites de downloads como o baixaki e são facilitadores do processo.

 

  • Sorteadores online: Caso você não queira baixar um programa para realizar o processo pode optar por utilizar um site especializado. O serviço é online dispensando qualquer tipo de instalação.

 

  • Plataforma de eventos: Geralmente as plataformas oferecem a possibilidade de realizar os sorteios de uma forma automatizada.

 

O processo é todo integrado ao credenciamento, ou seja, você pode escolher entre realizar o sorteio com todos os participantes ou somente com os presentes no evento.

Com tantas facilidades não será preciso pedir que algum convidado puxe um dos papéis cortados ou que o mediador escolha um número aleatório para ser procurado na lista de presença. Não é ótimo?

Gestão de eventos: Pós-evento

A entrega dos certificados, realização da pesquisa de satisfação e comunicação com o participante – pensando no pós-venda – são feitos aqui. Isso demanda atenção do organizador e responsabilidade da equipe.

A tecnologia pode facilitar os processos e trazer mais segurança para executá-los com tranquilidade. Além disso, é uma forma eficiente de potencializar a entrega dos certificados.

Nada melhor do que contar com uma ajuda para diminuir a margem de erro e perda de tempo, não é?

Certificados

Em vez de entregar os certificados ao final do evento, enviar por Correios ou solicitar que os participantes façam a retirada em um outro momento, que tal, enviá-los por e-mail?

Uma plataforma de gestão de eventos que tenha essa solução integrada pode ser a melhor solução para você!  

É uma ótima forma de utilizar a tecnologia para agilizar o processo, evitar filas  e, de bônus, economizar o seu tempo e dinheiro que seria gasto com equipamentos de impressão e papel – e ainda deixar os participantes super satisfeitos, claro.

Dessa forma, o certificado digital estará sempre disponível para o acesso e impressão do participante. Caso ele perca, não será necessário voltar a entrar em contato com você para pedir uma nova via, por exemplo.

Ah, depois de receber o certificado por e-mail existe a opção de download para impressão.

Comunicação com os participantes

Na gestão de eventos, manter um bom relacionamento com os participantes é tão importante quanto vender as inscrições.

Se a comunicação for contínua e relevante ele, com certeza, pode se interessar em voltar a participar de próximas edições ou novos eventos.

Para resolver o comum problema da perda de contatos, envie e-mails e conteúdo para os participantes! Quer saber como fazer isso? Explico aqui embaixo!

O mailing é uma base de contatos para onde você pode enviar e-mails com o intuito de nutrir as pessoas com conteúdos relevantes.

Quando deixamos o participante informado é muito mais fácil mantê-lo na nossa lista de contatos e aumentar as chances de participação de outros eventos.

#DicaDoity: Quanto mais próximo o evento estiver mais e-mails você pode enviar, mas cuidado, exagerar na quantidade pode afastar o contato. Um bom exemplo é, faltando entre 3 e 4 meses pro evento, que tal iniciar com 1 e-mail a cada 15 dias?

Pesquisa de satisfação

Em vez de formular perguntas, escrevê-las à mão, digitá-las e imprimi-las, para só depois disponibilizar a pesquisa aos participantes na saída do evento, por exemplo, você pode realizar o processo totalmente online.

Investir em um software específico para realizá-la é uma ótima opção.

No mercado existem plataformas que enviam a pesquisa diretamente para o e-mail do participante e ainda vinculam ao recebimento do certificado, garantindo assim a resposta do questionário.

Para te ajudar a formular as perguntas do questionário você pode utilizar os sites de pesquisa. Dê uma olhada nos modelos prontos da internet, eles podem te inspirar!

#DicaDoity: Faça poucas perguntas, de forma direta – o formulário precisa ser rápido de responder. Quando o assunto é pesquisa de satisfação é bom lembrar que menos é mais!

Relatórios

Quando o evento terminar é importante mensurar resultados e analisar o rendimento da equipe. Montar um relatório financeiro vai te ajudar nesse processo.

Você pode criar o seu relatório em uma planilha. Nela será necessário incluir gastos com material gráfico, custos como: logística, alimentação, aluguel do espaço e a receita final gerada.

Utilizar uma plataforma de eventos também é uma opção! Com ela será possível acompanhar – no decorrer das etapas do evento – automaticamente todos os seus investimentos e lucros.

Além disso, produzir um relatório te ajuda a mensurar o desempenho da equipe como um todo.

A ideia é fazer um balanço geral de gestão do seu evento – tirar os pontos positivos e negativos de cada uma. Essa é a oportunidade que o organizador tem de entender o que pode ser melhorado, acrescentado e removendo das próximas edições do evento.

Por isso, aproveite para detalhar todos os preparativos, separe cada atividade e descreva como ela aconteceu, qual material foi utilizado, cite o envolvimento do público, detalhe qual estrutura foi utilizada e se os equipamentos atenderam às suas necessidades.

Desse jeito ficou muito mais fácil realizar o seu papel de organizador, fazer a gestão de eventos sem se preocupar e ir atrás do sucesso!

Agora que você já sabe como utilizar a tecnologia para dar adeus a maioria processos manuais de cada etapa da gestão de eventos, que tal baixar a nossa planilha e começar a se planejar?

Está perdido na organização do seu evento?

Conheça e baixe a nossa planilha de eventos. Ela vai te ajudar a organizar e acompanhar todas as etapas e garantir que ele seja um sucesso!

Baixar planilha
Karina Melo

Karina Melo

Estudante de publicidade, produtora de conteúdo, louca por redes sociais e dançarina nas horas vagas

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