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Descubra aqui as vantagens de usar um gerenciador de eventos

Escrito por: Karina Melo

São diversas as funcionalidades de um gerenciador de eventos, elas vão desde a possibilidade de realizar inscrições e pagamentos online até a emissão e envio de certificados. É muito simples utilizar uma plataforma, você se cadastra, coloca as informações do evento, e já pode começar a utilizar as suas funcionalidades.

Se você é organizador com certeza sabe o quanto pode ser trabalhoso gerenciar eventos e garantir que sejam bem sucedidos. Muitas atividades e responsabilidades são atribuídas a você, não é? Pensando nisso, escrevemos esse material.

Queremos te mostrar uma solução simples, que vai amenizar os problemas da sua comissão organizadora, melhorar a dinâmica do gerenciamento e, de brinde, aumentar a satisfação do participante.

Se você quer descobrir o que é um gerenciador de eventos, quais as vantagens de usar um e entender todas as suas funcionalidades, continue a leitura!

O que é um gerenciador de eventos?

Um gerenciador de eventos é uma ferramenta criada para automatizar os processos realizados em cada etapa da organização de um evento. Ainda não entendeu? Vamos te explicar mais detalhadamente.

Plataformas te ajudam a gerenciar o seu evento. Com elas é possível encontrar soluções como: montar um site personalizado, vender inscrições, realizar o controle financeiro, melhorar o credenciamento e emitir certificados.

Tudo isso para dar fim a problemas como: gastos com a contratação de profissionais para criar o site, controle da entrada e saída do dinheiro – realizado manualmente -, formação de grandes filas no credenciamento, perda da lista de frequência e muito mais.

Quais as vantagens de usar um gerenciador de eventos?

  • Site para eventos

Utilizar um gerenciador de eventos vai solucionar os problemas com a criação do seu site. Não será mais necessário reservar uma verba para contratar um profissional de desenvolvimento web ou ter tempo para definir a estrutura do site.

As plataformas já oferecem um ambiente adequado para você criar sozinho o seu site, em poucos minutos. A Doity é uma delas, ela tem vários layouts – simples e completos – para você personalizar o ambiente do seu site como quiser.

  • Inscrições

É possível vender inscrições online no seu evento sem se preocupar em dominar ferramentas como: Google forms ou Typeform e meios de pagamentos. Não será mais preciso registrar, manualmente, informações e as inscrições dos participantes.

Uma das vantagens de utilizar uma plataforma para vender as inscrições é que o sistema centraliza as informações, te dá acesso a diversos meios para receber o dinheiro – cartão, boleto, empenho – e ainda facilita o controle, já que todo o gerenciamento é realizado online.

  • Controle financeiro

Quando se fala em finanças, já pensamos, automaticamente, na dor de cabeça de gerenciar, acompanhar e receber os comprovantes de cada meio de pagamento. Se as vendas não forem centralizadas, esse processo fica ainda mais difícil.

Controlar o financeiro é muito mais prático quando você organiza todas as informações em um único lugar, não acha? A vantagem da plataforma é que ela faz o controle de receitas e despesas do evento, te mostra o que foi vendido e todos os pagamentos confirmados, em um só lugar. É super prático e seguro!

  • Credenciamento

Todo organizador sabe que o momento do credenciamento pode ser cheio de problemas na secretaria e isso, com certeza, vai diminuir a satisfação do participante por conta da formação de grandes filas e demora no atendimento.

Realizar o trabalho manualmente significa que você precisa de tempo para preparar e imprimir uma lista de frequência, comprar ou alugar equipamentos para usar nessa etapa, organizar o controle da entrada e saída dos participantes e muito mais.

A boa notícia é que o gerenciador de eventos faz tudo isso de forma automatizada! Alguns deles enviam um voucher para o participante depois da inscrição – isso facilita muito o momento do credenciamento, já que os dados do código são coletados automaticamente.

O sistema também pode gerar etiquetas personalizadas, prontas para impressão, além de disponibilizar aplicativos de check-in que podem ser baixados no seu próprio smartphone e você realizar o credenciamento em minutos.   

  • Ferramenta de sorteio

Geralmente os sorteios são realizados no dia do evento. O organizador escreve um número que represente cada participante em um papel, recorta, o mediador sorteia, logo em seguida a equipe procura o número na lista de frequência e anuncia o ganhador.

Existe um problema nisso, muitas vezes a pessoa sorteada não está presente, o que obriga o processo a ser repetido. Mesmo assim parece ser simples, né?

Mas, pense um pouco, todo esse processo demanda tempo, disponibilidade de uma parte da equipe – que poderia estar se ocupando com outras tarefas da organização do evento. Além de deixar uma brecha para possíveis reclamações dos participantes – alegando favorecimento ou falha na execução.

A vantagem de utilizar um gerenciador de eventos completo é que ele oferece uma ferramenta de sorteio integrada a plataforma. Isso garante a organização do processo e consequentemente dá credibilidade ao seu evento.

Com todas as informações centralizadas o processo manual é eliminado, além disso, você pode optar por realizar o sorteio somente com os credenciados e ainda compartilhar o resultado nas redes sociais.   

  • Certificados

Confeccionar centenas de certificados um a um, manualmente, é uma tarefa super cansativa, que demanda tempo, atenção e planejamento do organizador. Deixar de disponibilizá-los pode diminuir a qualidade, profissionalismo do seu evento e até o interesse das pessoas em participar.

A vantagem de utilizar um gerenciador de eventos é que ele oferece modelos de certificados online personalizados para participantes, palestrantes, organizadores, autores, avaliadores e todos os envolvidos no evento.

Além disso, te dá a chance de enviá-los por e-mail, junto com a pesquisa de satisfação e evitar gastos com material, impressão e problemas com a falta de feedback dos participantes. Não é ótimo?

Quais as funcionalidades para eventos acadêmicos?

Abaixo vai uma lista dos principais diferenciais que uma plataforma precisa ter para centralizar, otimizar e facilitar a execução da etapa do gerenciamento de eventos acadêmicos.

  • Submissão de trabalhos

Todo organizador sabe o quanto pode ser estressante receber vários e-mails com artigos científicos, abrir todos, conferir e enviar para os avaliadores. Se o seu evento é acadêmico e contém apresentação de artigos científicos, você vai precisar acrescentar esse processo de submissão de trabalhos na sua lista de preocupações.

Isso só vai acontecer se tudo for realizado manualmente. Lá vai a primeira vantagem de escolher uma plataforma de eventos: automatizar essa etapa! Acredite, é possível realizar a submissão e avaliação dos trabalhos, recolher os resultados, organizar as apresentações e ainda publicar os anais eletrônicos com alguns cliques.

É importante lembrar que não são todos os gerenciadores que têm uma ferramenta de gestão integrada de trabalhos científicos, por isso, pesquise, entenda e descubra qual se adéqua melhor às necessidades do seu evento.  

  • Inscrição em atividades

Gerenciadores completos oferecem inscrições em atividades que acontecem simultaneamente durante o evento, como workshops, minicursos, palestras e oficinas. Além disso, você pode gerar um certificado específico para cada atividade.

Para melhorar a organização e experiência vale buscar alternativas! Espero que esse post tenha te ajudado a entender o que é um gerenciador, quais são as suas funcionalidades e vantagens, assim seu evento pode ficar ainda melhor e atingir o sucesso que você tanto deseja. Boa sorte!   

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Karina Melo

Karina Melo

Estudante de publicidade, produtora de conteúdo, paulistana, louca por redes sociais e dançarina de jazz nas horas vagas

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