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Descubra como melhorar a experiência do participante do seu evento

Escrito por: Marissol Santos

Esse não é apenas um texto sobre vender inscrições, mas sobre como melhorar a experiência do participante, encantá-lo. Desde a fase de divulgação do evento, quando as pessoas tomam conhecimento que ele vai acontecer, à fase pós-evento, quando todos foram para casa com uma experiência significativa e emocionante.

Por isso, é fundamental que toda a organização entenda que o participante está no centro, para não frustrar suas expectativas em nenhuma das etapas, inclusive depois que o evento termina, para não parecer que o seu objetivo era apenas uma simples relação de consumo.

E para que isso aconteça é fundamental cuidar de toda a jornada de experiência do participante, se preocupando não apenas com as vendas de inscrições, mas com todos os detalhes que influenciam na satisfação dele. Você quer saber como fazer isso? Então, continua a leitura!

Você vai aprender:

Entenda o que é a experiência do participante

É o sonho de todo organizador de eventos ter participantes fiéis, que não perdem uma edição e propagam seu evento de uma forma positiva e orgânica, compartilhando o encantamento. E o segredo para tornar esse sonho realidade é investir na experiência do participante! 

É comum haver dúvidas sobre a programação, a compra, o regulamento, os dados da inscrição etc. E a organização deve estar pronta, disponível e acessível para realizar esse suporte, não apenas porque você corre o risco de ele desencantar, desistir de participar ou até mesmo querer restituição do valor da inscrição, mas porque a forma como o participante é atendido vai ajudar a construir uma jornada cheia de experiências positivas com o evento.

Dicas de como melhorar experiência do participante no seu evento!

Se o objetivo é encantar os participantes, é preciso se preocupar com todas as experiências dele na interação com a organização e com o próprio evento. Pensando nisso, reuni algumas dicas para te ajudar a ser mais eficiente nessa busca. Confira! 

Sintonia é fundamental 

Não é raro presenciar conflitos entre a organização durante a realização de um evento ou ver divergência de informação entre eles. Infelizmente, isso passa uma imagem muito negativa para os participantes.

Sabemos bem que discordâncias acontecem, mas elas devem ser resolvidas nos bastidores, para que a impressão do participante sobre o evento não seja comprometida. Então, você e sua equipe devem se esforçar para manter o clima leve e descontraído, durante todo o evento.

É importante também que todos estejam alinhados com relação ao planejamento, programação e mudanças que possam ocorrer, para saberem informar aos participantes e evitar informações desencontradas. Mas esteja sempre pronto para situações adversas, afinal, imprevistos podem acontecer. O importante é resolvê-los sem afetar o participante. 

Fique à disposição

É comum os participantes reclamarem que sentem um certo distanciamento na relação com a organização do evento. Isso porque, às vezes, os canais para esclarecimento de dúvidas são insuficientes ou sequer existem. 

Por isso, é essencial ter uma equipe ou pelo menos uma pessoa, dependendo do porte do evento, responsável por dar esse suporte, e ter canais acessíveis e que funcionem, claro. Também fique atento ao tempo de resposta, ninguém gosta de esperar dias para ser atendido.

Supere as expectativas

Só prometa algo que é capaz de entregar, além de se esforçar para superar a expectativas dos participantes. Para isso, busque promover sensações e experiências exclusivas, que tornem o seu evento único. Pode parecer clichê, mas a primeira impressão conta muito, então, surpreenda os participantes assim que eles entrarem no local do evento. 

Ah, outra coisa super importante que pode melhorar a percepção de quem participa do seu evento é a maneira como ele é recebido e tratado pela equipe de organização. Por isso, saiba como montar uma staff que seja atenciosa e tenha jogo de cintura. Dá só uma olhada nas dicas que a Aline no vídeo abaixo!

Sinalize bem o local para que as pessoas saibam aonde ir, receba-os com simpatia e tenha um credenciamento ágil. Uma opção é usar o aplicativo de check-in para facilitar a leitura do QR code e evitar filas. Ah, uma dica bem bacana também é utilizar músicas para deixar o ambiente mais agradável, entre outros detalhes, que você pode conferir nesse texto. Dá uma olhada!

Promova engajamento 

Além de engajar os participantes através da experiência, você pode fazer com que eles compartilhem vivências e ampliem suas redes de contatos. Afinal, uma boa rede de relacionamentos ajuda bastante a fechar novos negócios e pode ser o impulso necessário para um profissional se realocar no mercado de trabalho. 

Para promover networking no seu evento você pode aplicar algumas estratégias: 

  • Estimule a interação nas redes sociais, compartilhando materiais e incentivando comentários;
  • Crie ambientes abertos e agradáveis para aumentar as chances das pessoas conversarem nos intervalos e durante o coffee break;
  • Invista em hashtags do evento, fóruns no Facebook e ambientes que estimulem o contato virtual durante e depois do evento. As redes sociais, além de serem ótimas maneiras de se relacionar, também ajudam a divulgar a marca do seu evento. Ah, uma boa dica é apostar em backdrops – aqueles painéis para tirar fotos -, eles levam a identidade do evento e passa um pouquinho de atmosfera do lugar. Pense nisso! 
  • Você pode ainda aproveitar o LinkedIn e incentivar a conexão das pessoas durante o evento através da opção “Localizar próximo”, que quando ativada, através do alcance do Bluetooth, permite que pessoas próximas sejam alcançadas.
  • Utilize um aplicativo que possibilite a interação entre os participantes e a realização de perguntas durante as atividades do evento – na Doity, por exemplo, você cria um app exclusivo do seu evento que oferece essa muitas outras funções, saiba mais clicando no link abaixo!

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Saiba mais!

Esclareça as dúvidas do pós-evento

As dúvidas do pós-evento são tão importantes para a experiência do participante quanto as que surgem em outra etapa. E é muito comum nessa etapa haver dúvidas sobre quando será a emissão dos certificados, qual vai ser o meio de envio, se serão necessárias correções nos dados do participante ou convidado, então, tenha uma equipe responsável para realizar esse atendimento no pós-evento.

Despedida e fortalecimento da relação

O evento acabou, os certificados já foram emitidos, mas não quer dizer que a relação construída com tanto cuidado com os participantes precisa terminar. Pelo contrário, ela deve ser fortalecida, afinal, você quer que todos aguardem ansiosamente a segunda edição do evento, não é?

Então, essa é a hora de fidelizar! Agradeça aos participantes de uma forma sincera e criativa, não os deixe esquecer que a experiência foi incrível e mantenha-os conectados com o evento! 

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Marissol Santos

Marissol Santos

Sucesso do Cliente, estudante de Relações Públicas, apaixonada pelo que faz, dona de uma gargalhada nada discreta e canta na banda da firma

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