Organizar Eventos

Guia completo de como organizar e transmitir eventos online

Escrito por: Aline Braz

Já imaginou um mundo sem eventos? Impossível, não é?! Isso porque eles são construções em torno das pessoas, do conhecimento, da ciência e dos debates. Mais que encontros físicos, a tecnologia permite que os eventos online sejam uma maneira incrível e cheia de possibilidades!  

O que antes era insight, tendência ou apenas atendia a alguns nichos de mercado, hoje, mais do que nunca, é a nossa realidade. Atualmente, os eventos online se tornaram indispensáveis para o compartilhamento de conhecimento e a promoção de  encontros que mudam as pessoas, independentemente do momento e do lugar!

Por isso, confira nosso guia e veja como é maravilhoso o mundo dos eventos online. Nesse texto você vai aprender:

Vantagens de fazer eventos online!

Eventos online

É possível sim promover um encontro marcante e proveitoso, que inspire e gere muito resultado, de forma online. Acredite, essa versão não torna os eventos menos reais ou diminui o impacto que eles podem causar. Pelo contrário, ela reforça o quanto os eventos são poderosos e ilimitados. Claro que esse resultado chegará com a soma de um bom conteúdo, transmitido de maneira correta e dinâmica. 

Para te ajudar a perceber novas possibilidades, listei abaixo as principais vantagens de organizar eventos online. Se você vai organizar um evento do início ou se pretende migrar o seu evento físico para um evento online, motivos não faltarão para você querer embarcar no universo das transmissões!  

  • Maior alcance de público 

Já pensou como os seus eventos podem chegar a lugares que você nunca imaginou e alcançar um público muito maior, sem que você não precise pagar mais por isso? Os eventos online também são uma ótima forma de tornar a sua marca, a história do seu evento e toda a cadeia de conhecimento que ele movimenta bem mais conhecida e, como consequência, ainda ganha autoridade no mercado. Já pensou em se tornar referência no seu nicho de atuação?! 

Viu só? Não ter a distância ou as barreiras geográficas como limitação torna as possibilidades muito mais poderosas quando o assunto é o alcance dos eventos!

  • Redução de custos 

Sem a necessidade de alugar um espaço para o evento, contratar inúmeros fornecedores, empresa de decoração, hospedagem e passagens de palestrantes ou providenciar todos os materiais impressos, como certificados, crachás, blocos de anotação, informativos e os destinados à divulgação offline, você, certamente, reduzirá os seus custos.

Essa economia vai te ajudar muito no momento investir nos materiais necessários para fazer a transmissão dos seus eventos online, na divulgação e, por que não, em uma maneira de construir uma experiência mais personalizada pro seu participante. Pense nisso!

  • Inscrições online

Todas as transações financeiras do seu evento serão online e a tecnologia vai tornar tudo mais simples! Na Doity, por exemplo, você realiza todas as vendas online, com opções de crédito e boleto, como também acompanha todas as movimentações através dos relatórios financeiros fornecidos pela plataforma. 

Também é possível acompanhar as vendas, criar cupons de descontos, lotes promocionais e cadastrar afiliados para te ajudar a vender seu evento. Show, não é?

    • Monte sua base de contatos

Como você vai trabalhar com divulgação e vendas totalmente online, será muito importante ir conquistando e nutrindo com conteúdo, informações e novidades uma base de contatos que se interessam pelo seu tipo de evento. Uma ótima ferramenta para te ajudar nessa tarefa é o email marketing

Envie e-mails para os contatos que você conseguiu durante a pré-inscrição, por exemplo, contando novidades, mandando cupons exclusivos, antecipando alguma atração. É fato: as pessoas adoram se sentir especiais! Com bons conteúdos, uma estratégia bem feita e constância nos envios, certamente, os resultados vão refletir nas suas vendas!

Planeje bem os seus eventos online

Eventos online

  • Planejar bem o evento 

A organização de qualquer evento deve começar pelo planejamento. É nessa fase que serão tomadas as principais decisões, como definição dos objetivos, o público-alvo, todo o orçamento do evento e também a escolha do staff.  

Planilha de planejamento de eventos online

Saiba como a organizar e acompanhar todas as etapas do seu evento online e garantir que ele seja um sucesso!

BAIXAR PLANILHA
  • Patrocínio 

Conseguir patrocínio para eventos online não é só possível, como também muito indicado! Da mesma forma que você, organizador de eventos, tem visto o potencial crescente desse tipo de evento, as empresas ao seu redor também precisam enxergar. E custa nada lembrá-las!

Prepare uma boa apresentação e fale com eles a respeito das ativações online que podem ser mais modernas, em como é possível aumentar o leque de possibilidades para expor a marca, o corte de gastos com ações offline, além, claro, do alcance que a marca terá ao patrocinar seus eventos! Lembre ao seu possível parceiro que em uma exposição online, o número de pessoas impactadas é enorme!

  • Divulgação do evento

As mudanças também acontecem na maneira de fazer a divulgação do evento. Isso porque toda a estratégia precisa ser pensada e construída 100% para o universo online. O objetivo deve ser, não apenas convencê-los a se inscrever, mas também criar um bom e duradouro relacionamento!

Pensando dessa forma, as publicações nas redes sociais, os posts patrocinados e o site do evento serão, de fato, eficientes. É muito importante ser assertivo nesse momento, pois o feedback será sentido nas vendas! Assim, busque conhecer bem seu público-alvo, aprenda a trabalhar o marketing digital para eventos, as redes sociais e o email marketing para divulgar seu evento da melhor forma.

  • Cuidados no pós-evento 

Pensar no pós-evento desde a fase do planejamento também faz muita diferença nos seus resultados. Lembre-se que promover a melhor experiência para o participante deve ser sempre o seu alvo e isso também contribui para a fidelização dele com o seu evento.

Por isso, prepare com antecedência os certificados e os envie assim que o evento terminar ou quando receber a tarefa proposta para a conclusão do curso online, por exemplo. Aproveite também que eles ainda estão empolgados com o que viram, para fazer pesquisas de satisfação e ter feedbacks, como também divulgar e oferecer outros cursos e eventos!

Quais os tipos de eventos online?

Eventos online

Assim como existem muitos tipos de eventos físicos, existem também diferentes tipos de eventos online que atendem a diferentes realidades e objetivos. Listei os principais tipos abaixo, para que você conheça e escolha aquele que mais se adequa à sua necessidade. Vamos lá?

  • Webinar ou seminário virtual

Também conhecido como seminário virtual, o webinar começou a fazer sucesso no universo acadêmico. Ele funciona como uma aula, palestra ou um seminário online, transmitida em forma de vídeo. Acontece que hoje ele também é largamente utilizado no ambiente corporativo para disponibilizar conteúdos gravados ou transmissões ao vivo. 

  • Jornadas online

São eventos um pouco maiores que o webinar, pois podem ser divididas em blocos com temas distintos. Diferentes palestrantes podem participar e as aulas podem ser transmitidas ao vivo ou gravadas, para serem disponibilizadas posteriormente. 

  • Cursos online

Esses já são eventos de longa duração que podem demorar meses, por exemplo. Eles oferecem um conteúdo mais aprofundado, com o intuito de promover a prática do que foi passado teoricamente.

Também é possível realizar congressos e conferências, que são eventos maiores, com vários palestrantes convidados. Nesse sentido, a estrutura precisa ser maior e até contar com um espaço para a transmissão e gravação dos conteúdos, além de equipamentos mais profissionais, como som e iluminação apropriados. Um ótimo exemplo é o Link: summit de acessibilidade digital, um evento promovido pela Hand Talk, que já está na sua segunda edição. 

Descubra o que oferecer para que seus eventos online sejam um sucesso!

Eventos online

  • Transmissão de qualidade

Essa é uma etapa essencial para o sucesso de qualquer evento online! Vou falar melhor sobre os detalhes técnicos, questões relacionadas ao uso de equipamentos e dar dicas no próximo tópico. Ele será exclusivo sobre o assunto!

  • Pontualidade

Esse ponto é fundamental para os eventos que serão transmitidos ao vivo, pois ter esse cuidado demonstra responsabilidade, compromisso com os participantes e soma para uma experiência positiva. Logo, toda a preparação e realização de teste para o momento da transmissão deve começar com antecedência, para evitar atrasos! 

  • Conteúdo estimulante

Planejar bem o conteúdo que será gravado ou transmitido ao vivo fará toda a diferença no sucesso do seu evento. Falo isso porque os participantes estarão em casa e as chances de encontrarem alguma distração é muito maior! Então, garantir que o evento seja dinâmico e envolvente é a chave de um resultado positivo para todos.

Como fazer a melhor transmissão online?

Eventos online

  • Boa conexão

Sem dúvida alguma ter uma banda larga é imprescindível para a realização de eventos online! Ao passo que ela vai garantir que a experiência dos seus participantes seja a melhor possível. Pois, mesmo que o conteúdo do seu evento seja incrível e você tenha os melhores equipamentos para a gravação e transmissão, se não houver uma conexão que sustente e permita um live streaming sem interrupções, nada feito. Vale o investimento!

Pense também na possibilidade de contar com a participação de convidados que farão a transmissão de casa ou de outro lugar. É muito importante checar com essas pessoas questões de conexão e de qualidade, câmera e headphones para comunicação. Por isso, inclua essa observação na sua lista de prioridades, para resolver com antecedência e evitar imprevistos!

  • Equipamentos

Abaixo estão listados todos os equipamentos necessários para fazer os melhores eventos online. Mas, não é necessário ter todos eles ou só começar a investir apenas quando conseguir comprar tudo. 

Um webinar, por exemplo, é um tipo de evento online que pode ser feito apenas com uma câmera – pode ser a webcam do computador -, um microfone – o fone de ouvido pode servir!- , um computador, internet boa e a melhor iluminação natural possível!

Vamos para a lista? 

  • Câmera para gravação;
  • Quantidade de computadores suficientes;
  • Mixer de vídeo – importantes para fazer cortes, caso use mais de uma câmera;
  • Microfones – pense nos tipos que podem ser usados no seu tipo de evento: lapelas, microfones de mesa, com ou sem fio; 
  • Mesa de som – e, se possível, com um profissional qualificado para operá-la;
  • Extensões, tomadas e adaptadores – é muito importante ter sempre de reserva, pois nunca se sabe quando vai precisar!;
  • Iluminação – que pode ser um local com boa iluminação natural ou, se necessário, uma softbox e um rebatedor de luz;
  • Baterias extras para os equipamentos – e lembre-se de carregar todas elas antes de começar a gravar.

Ah, e é super importante consultar um profissional antes de sair às compras ou alugar qualquer equipamento. Ao mesmo tempo que é importante outros organizadores!

#DicaDoity: Você também pode experimentar o Loom se quiser gravar uma apresentação de slides ou algum trecho de uma palestra – se o convidado permitir, é claro. Essa é uma ferramenta gratuita que permite a gravação da tela, com captação do áudio e que ainda fazer edições na gravação. Vale a pena testar! 

Plataformas para transmissão ao vivo

Eventos online

Ao decidir fazer um evento online é preciso ter em mente que uma das decisões mais importantes será a plataforma digital que vai hospedar e transmitir os seus eventos. E o segredo para uma boa escolha é sempre pesquisar! Além disso, conversar com pessoas que já fazem o uso de alguma é sempre válido e prezar sempre pela qualidade!

Dicas de plataformas para transmissão de eventos online:

Ferramentas gratuitas!

  • Youtube LiveÉ uma plataforma gratuita e muito fácil de usar e que oferece uma boa qualidade de transmissão (broadcaster); 
  • OBS StudioÉ um software gratuito que oferece muitas funções essenciais para um evento online, como a divisão de telas, apresentação de slides, opções de transições de cenas e outras ferramentas para organizar o espaço virtual e os equipamentos para a transmissão;
  • Stage Ten Essa é mais uma ferramenta gratuita para a criação de videoconferências com compartilhamento de tela, áudio e vídeo, excelente para ser transmitida;
  • StreamYardEssa é uma ferramenta para captar imagem e áudio e compartilhamento de tela, ou seja, toda a parte de gravação (encoder), que oferece planos gratuitos e pagos. Ela também permite que mais seis pessoas participem simultaneamente.

Ferramentas pagas!

  • Netshow.meEssa já é uma plataforma paga, mas que oferece uma ótima qualidade de transmissão e também de suporte para o seu evento. Vale a pena pesquisar e saber mais!
  • NetpointEssa também é uma plataforma paga, mas que oferece um serviço de alta qualidade de transmissão, além de permitir a interação dos participantes por chat em tempo real;
  • SambatechEssa é uma plataforma profissional para hospedagem e distribuição de videoaulas EAD, ideal para cursos online. Também não é gratuita, mas que vale a pesquisa para saber mais;
  • ZoomEsse é um serviço de videoconferência que pode ser usado para encontros virtuais por vídeo ou somente áudio, que permite o compartilhamento de tela com até 100 pessoas em videoconferências de no máximo 40 minutos, pelo plano gratuito. Nele é possível também gravar as sessões para ser utilizado depois da forma mais adequada. Você também consegue, através desse serviço, fazer a transmissão do seu evento no YouTube ou Facebook.

Pensando em todas as necessidades que um evento online tem, a Doity também desenvolveu um ambiente virtual para a transmissão de eventos e cursos online: a Doity Play! O melhor é que ela é totalmente integrada à parte de gerenciamento de eventos. Ou seja, você pode cuidar das inscrições, certificados, credenciamento, relatórios financeiros e ainda contar com o espaço virtual perfeito para o seu evento.

Além disso, seu evento ainda pode criar salas para atividades simultâneas e ter um chat exclusivo para cada uma! Ou seja, você consegue garantir a interação durante todo o evento. Ah, e ainda tem a possibilidade de criar um aplicativo do evento e fazer a transmissão ao vivo por lá!

Doity Play: um jeito simples e seguro de transmitir seu evento online
Link exclusivo para transmissão
Transmissão via mobile
Chat para interação dos participantes

Deu para perceber que os eventos online são o nosso presente e também nosso futuro promissor. Quanto antes você começar a investir nesse universo, maiores as chances de se destacar. Então, não perca tempo e clique aqui para ver na prática como é simples criar um evento online!

Aline Braz

Aline Braz

Estudante de jornalismo, produtora de conteúdo, é do sítio, mas vive na cidade. Ama música, livros e viagens

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