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O que são eventos híbridos e como organizá-los!

Escrito por: Aline Braz

Estamos presenciando o processo de transformação no mercado de eventos. Afinal, é preciso adaptar-se às novas necessidades, além de usufruir de todas as vantagens que a tecnologia oferece nesse cenário. Diante disso, os eventos híbridos, uma mescla entre eventos presenciais e eventos online, ganham cada vez mais espaço!

Mas se você ainda não ouviu falar a respeito dessa nova modalidade ou se não sabe como organizá-lo, nem como tirar maior proveito das suas vantagens, continua a leitura desse texto!

Nele você vai aprender:

O que são eventos híbridos?

Como o próprio nome já sugere, os eventos híbridos são uma composição de elementos da versão online com a versão presencial. Isso pode acontecer de formas variadas: seja de um evento presencial com elementos digitais na sua transmissão, com a participação de um dos palestrantes de forma remota, como também através da transmissão de todo o evento para que os inscritos escolham entre participar presencialmente ou de forma online.

Em ambos os casos, oferecer a opção de escolha na forma de participação e de como consumir o conteúdo é, sem dúvidas, uma das chaves do sucesso dos eventos híbridos!

Quais as vantagens de fazer eventos híbridos?

Pode parecer, num primeiro momento, que a união entre a versão online e a presencial significará trabalho dobrado e maior desgaste para a equipe de organização. Levando em conta todos os prós e contras, como também as possíveis dúvidas que esse tipo de evento possa causar, elenquei algumas vantagens para investir nessa modalidade!

1- Promover inovação

Independentemente do tempo que você já atua no mercado de eventos, é preciso apostar sempre em inovação! Essa ação mostra ao seu público-alvo que seu evento está vivo, é dinâmico, atento ao que acontece no mundo, e está sempre preparado para ofertar a melhor oportunidade de compartilhar conhecimento.

Além disso, a sua marca se consolida enquanto seu evento ganha forma ao se reinventar. Mas, lembre-se: é preciso conhecer bem seu público para saber se essa estratégia realmente será aceita. Não tenha medo de explorar as possibilidades e de inovar, mas faça isso conscientemente!

2 – Ampliar o alcance de público

Unir seu evento presencial ao universo virtual fará seu evento ir muito mais longe e chegar a um público muito maior, pois não há interferência das barreiras geográficas. Afinal, eventos são encontros de ideias, e nada mais incrível que promover espaços de transmissão de conteúdo a que todos tenham acesso.

3 – Economia

Ao contrário do que você pode estar pensando, investir em eventos híbridos pode te fazer economizar. Optar por palestras remotas reduz os custos com viagens, hospedagens em hotéis, alimentação e locomoção de alguns palestrantes. O seu evento pode ser feito para um público grande, sem que o ambiente físico precise ser preparado para todo ele, caso parte dos inscritos participem de forma online.

4 – Formas novas de patrocínio

Ao realizar um evento híbrido você também tem, à sua disposição, a junção das oportunidades de conseguir patrocínio em ambos espaços: o virtual e o presencial. Para isso, é importante montar uma proposta de parceria, definir cota de patrocinadores, apontando quais os canais de divulgação e as trocas que podem ser feitas.

Com a Doity Play, o nosso ambiente virtual para a transmissão de eventos online,  por exemplo, você consegue oferecer aos seus patrocinadores, parceiros e apoiadores um espaço exclusivo, como um estande virtual para divulgar informações sobre eles, com um chat exclusivo e o serviço de agendamento de reuniões ! 

Isso aumenta, e muito, as oportunidades de divulgação dentro do evento e, claro, melhora a proposta de parceria entre o seu evento e os patrocinadores!

Como organizar eventos híbridos

A organização de um evento híbrido dependerá da forma de integração escolhida. Mas, de maneira geral, é preciso ter conhecimento dos passos da organização de eventos presenciais, como também das formas de incluir elementos do digital, como a venda de inscrições online e a ferramenta responsável por transmitir todo o evento, além de providenciar os equipamentos necessários para colocá-lo no ar.

Organizei abaixo as etapas do processo de organização que pode ser adotado em qualquer formatação do seu evento híbrido, incluindo o pré-evento, dia do evento até o pós-evento. Vamos lá?

Pré-evento

Esse primeiro momento é decisivo para o evento, por isso, antes de qualquer coisa, defina com clareza quais os objetivos do evento e, logo depois, os outros pontos a seguir:

  • Definir o tipo de evento que será organizado;
  • Qual o formato do evento: se uma parte presencial e outra complementar virtual ou o contrário;
  • Qual a data de realização;
  • Definição da equipe;
  • Organizar checklist com todas as atividades do evento (inclua detalhes como os tipos de atividades que serão ofertadas e qual a duração de cada uma);
  • Defina e invista em estratégias de divulgação.

A importância da divulgação!

A divulgação é uma ação indispensável em qualquer tipo de evento e precisa contar com uma equipe que se dedique a encontrar as melhores estratégias, afinal, seus resultados vão implicar, diretamente, nas vendas do evento!

Por se tratar de uma formato que até então não era muito utilizado, é válido começar as ações de divulgação um pouco antes para ter tempo de nutrir o público-alvo acerca das vantagens em participar de eventos híbridos, apontar os diferentes ganhos, para quebrar a resistência e mostrar que não é tendência e sim uma nova realidade dos eventos!

Dia do evento

Para o dia do evento é preciso manter a calma – muito importante! – e estar com a comunicação alinhada com a sua equipe. Isso porque, se o evento contar com a participação de um palestrante de forma remota, alguém precisa ser responsável por estar em contato com esse convidado, conferir se os equipamentos dele e da transmissão do evento estão funcionando. 

Não esqueça de pensar em formas de promover o engajamento entre todos os envolvidos no evento! Será preciso testar e entender a melhor forma de alcançar e envolver todos os presente, incluindo os que estiverem de forma remota, pois é pensando dessa forma, na experiência do participante, que a gente constrói eventos significativos.

Pós-evento

Seu evento pode terminar, mas o trabalho precisa continuar! Manter a conexão com os participantes nessa etapa é essencial para completar a experiência do participante. Dá uma olhada nas principais ações que devem ser feitas quando o evento terminar:

  • Emissão de certificados online é a melhor opção, pois facilita o preparo e envio para todos os participantes.
  • Pesquisa de satisfação – afinal, o participante precisa sentir que todo o evento foi feito pra ele e que a opinião dele é muito importante. Faça-o sentir a parte mais importante do seu evento!
  • Envio de e-mail marketing com um resumo do evento ou com curiosidades sobre algum tema que foi discutido e até conteúdo para nutrir seu público com assuntos relevantes e de interesse dele;
  • Posts nas redes sociais sobre momentos importantes do evento, enquetes, citações dos palestrantes e o que mais relembre aos participantes como o evento foi um experiência bacana!

Ferramentas que auxiliam na organização dos eventos híbridos

Para executar todos os processos da organização com agilidade é preciso contar com a parceria certa. Fazer a combinação dos elementos dos eventos presenciais e online requer um espaço que permita controlar as ações de gerenciamento e que também facilite a comunicação interna da equipe.

Plataformas de eventos como a Doity oferecem ferramentas de gerenciamento para criar certificados, website, vendas de inscrição online, acompanhamento dos relatórios financeiros, pesquisa de satisfação, credenciamento e, para além disso, um espaço virtual para que sejam feitas as transmissões online dos eventos ou o upload de vídeo para criação de cursos online, a Doity Play!

Doity Play: um jeito simples e seguro de transmitir seu evento online
Link exclusivo para transmissão
Transmissão via mobile
Chat para interação dos participantes

Nesse espaço você consegue promover o engajamento entre os participantes através de um chat exclusivo, além de poder criar um aplicativo exclusivo do evento como mais uma opção de acompanhar a transmissão do evento.

Agora que você já sabe o que são eventos híbridos, como organizá-los e aproveitar todas as suas vantagens, que tal ver na prática como é simples criar a versão online do seu evento. Clique aqui e aproveite!

Aline Braz

Aline Braz

Estudante de jornalismo, produtora de conteúdo, é do sítio, mas vive na cidade. Ama música, livros e viagens

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