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Eventos corporativos estratégicos: como organizá-los

Escrito por: Fernanda Lins

Eventos são sempre uma ótima chance de produzir conhecimento, estimular a interação e contribuir para o crescimento das pessoas. Os eventos corporativos não são diferentes: realizá-los faz parte de uma boa cultura organizacional, engajam profissionais e refletem na motivação das equipes.

Mas antes de começar a organizar um evento corporativo é preciso entender os objetivos, o público-alvo, qual tipo melhor se encaixa às necessidades da empresa, além da verba e o tempo disponível para deixar tudo pronto. Afinal, para que um evento traga retorno e corresponda às expectativas dos organizadores ele precisa ser estratégico.

Por isso, preparamos um texto com dicas e respostas para as dúvidas que podem surgir durante a organização. A ideia é deixar você super seguro para realizar o seu evento. Vamos lá!

Nesse texto vamos aprender:

O que são eventos corporativos?

Como o próprio nome sugere, os eventos corporativos são focados em organizações, empresas, ou instituições. O objetivo é promover relacionamentos entre colaboradores, clientes ou parceiros. É um modelo de evento que se propõe a cultivar e desenvolver a marca e as pessoas de uma empresa.

Independentemente da modalidade e do tamanho, os eventos corporativos são concebidos sempre com viés mercadológico e institucional, mas sem esquecer do aspecto inspiracional e motivacional que une equipes em torno de uma finalidade comum.

Por que organizar eventos corporativos

Por que eventos corporativos são importantes?

Eventos dessa natureza têm um objetivo muito claro: fortalecer a imagem organizacional. Mas mesmo diante dessa aparente simplicidade é necessário entender que as variáveis para serem observadas e estimuladas em um evento corporativo são muitas.

Isso acontece porque uma instituição não é feita apenas de aspectos financeiros ou materiais, as pessoas são muito importantes. Eventos corporativos estratégicos contribuem – e muito! – para:

  • Criar um ambiente de compartilhamento
  • Estimular a interação
  • Aumentar a motivação
  • Fortalecer a marca e a instituição
  • Apresentar novidades
  • Mudar comportamentos e paradigmas
  • Debater novas estratégias
  • Buscar soluções mais inovadoras
  • Celebrar datas especiais
  • Fazer exposições para parceiros e fornecedores

#DicaDoity – O capital intelectual e humano de uma organização, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, são como um tesouro: incomparável. Eventos são importantes para empresas porque eventos são feitos para pessoas. E o que são as empresas se não as pessoas? Então, vai organizar um evento? Pense em gente! No banner aqui embaixo tem um ótimo jeito de começar!

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Tipos de eventos corporativos

eventos corporativos

Nesse texto já falamos um pouco sobre a importância de organizar eventos de forma estratégica e um dos critérios para tudo seja um sucesso é escolher o tipo de evento certo para atingir o público e os objetivos desejados. Conheça os principais e analise qual se encaixa melhor às suas prioridades.

  • Bootcamp – Esse tipo de treinamento busca apresentar as habilidades de um profissional. Para chegar aos resultados de forma mais rápida, o modelo foca, exclusivamente, em atividades prática.
  • Congresso – Com uma temática principal tem o objetivo de apresentar e discutir assuntos para enriquecer o conhecimento dos participantes.
  • Convenção – A ideia é apresentar um tema e discutir sobre ele. É um evento corporativo bem comum em encontros de empresas ou categorias profissionais.
  • Feira – Busca expor produtos e marcas. É uma excelente ferramenta de marketing para promover interação entre os visitantes.
  • Palestra – O objetivo é educar, aperfeiçoar e motivar. Por ter um perfil bem flexível e variável pode ser realizada para diversos públicos.
  • Roadshow – É um evento itinerante, realizado na forma de circuito. Funciona muito bem para quem deseja promover uma marca, um produto ou serviço, já que tem a característica de estar muito próximo do público.
  • Treinamentos/Cursos – Ideal para capacitar e qualificar os colaboradores. Podem ter natureza técnica ou comportamental, mas precisam atingir o objetivo de motivar e impulsionar o crescimento.
  • Workshop – Tem um perfil promocional ou comercial. Quem participa tem a oportunidade de trabalhar o tema de maneira mais prática, com a exposição, discussão e conclusão sobre o assunto proposto.

Ah, se tiver mais dúvidas dá uma olhada nesse texto que preparamos sobre os tipos de eventos corporativos.

#DicaDoity – Antes de decidir qual escolher, que tal saber como anda o mercado de eventos? Será que o ano promete boas novas? A maré é favorável? O nosso CEO fez uma análise sobre o cenário e pode te ajudar. Confere aqui.

Como organizar eventos corporativos?

eventos corporativos

Um evento não nasce do dia para noite! São necessárias muitas etapas até que ele seja realizado – e com sucesso, claro! Para que tudo corra bem é preciso ficar atento, cercar-se de pessoas que te ajudem na missão de organizar um evento, além de ter jogo de cintura para lidar com os imprevistos – porque, sim, eles virão!

Mesmo que já exista experiência na realização de eventos corporativos é preciso tomar cuidado para não esquecer de nenhum detalhe. Então, a dica é seguir o conselho do Rei para o Coelho Branco, em Alice no País das Maravilhas: “Comece pelo começo e prossiga até chegar ao fim”. E de que começo estamos falando se não do planejamento?

Planejamento

Defina os objetivos, data, local, público-alvo. Essas informações são essenciais para você proporcionar uma ótima experiência aos participantes do evento. Pular essa fase não é uma opção. Planeje-se!

Orçamento

Ainda que seja possível organizar um evento com poucos recursos, definir a verba e o valor máximo dos investimentos será o norte para gastos com local, equipamentos, equipe e brindes, por exemplo. Uma planilha pode te ajudar muito nessa tarefa!

Divulgação

Seu evento precisa de estratégias para ser conhecido. Ainda que seja apenas para colaboradores ou clientes, a divulgação é importante para a manutenção, memória e visão positiva da sua marca. Mostre aos futuros participantes porque seu evento será incrível!

Inscrições/Site

Vender as inscrições online é uma ótima alternativa que traz comodidade para o participante, segurança nas transações financeiras e simplicidade na operação de compra. Tudo isso pode ser feito através do site do evento, onde o organizador pode colocar informações importantes e até fotos de edições anteriores. Há gerenciadores de eventos que reúnem essas funções. Conheça e experimente!

Recepção

Contrate uma equipe qualificada e preparada para receber seu convidados e participantes. Escolha com cuidado, treine e transmita a mensagem fundamental: a construção da experiência no dia do evento começa na forma como as pessoas são recebidas. Gentileza, simpatia e cordialidade são mandamentos!

Credenciamento

Reduza as filas, melhore a impressão do participante e construa uma imagem super positiva do seu evento. Lembre-se: credenciamentos lentos e burocráticos nunca deixam lembranças positivas. A equipe de secretaria deve estar alinhada e você ainda pode contar com a tecnologia para agilizar esse processo.

Certificados

A depender do tipo de evento corporativo esse documento pode ser muito desejado! Os certificados costumam dar credibilidade a um evento e chamam a atenção de possíveis participantes. O processo de emissão de certificados é trabalhoso, mas há formas de torná-lo mais simples. Conheça aqui.

Pesquisa de satisfação

Colher os feedbacks é fundamental para corrigir as falhas e manter os pontos positivos em próximas edições. Saber a opinião do participante sobre o evento é uma forma de fazê-lo se sentir parte de tudo, afinal, quem não gosta de ser ouvido?

Relatórios

Depois do evento é essencial fazer um balanço dos custos e a mensuração dos resultados para entender o quanto todo o esforço da organização rendeu e se tudo foi investido da forma correta. Só assim é possível identificar os erros e comemorar os acertos.

O que é tendência?

eventos corporativos

Pelo texto já deu para perceber o quanto os eventos empresariais estão voltados à experiência dos participantes – aliás, esse é uma tendência que vem dominando todos os tipos de eventos! Agradá-los sem perder o foco e alinhando os objetivos e a qualidade das etapas é o sonho de qualquer organizador.

Fizemos uma lista com cinco tendências para deixar seu evento corporativo ainda mais atraente e inspirador. Dá uma olhada logo abaixo!

  • Brindes digitais (digital swag bags) – Vale-presente virtual, conteúdos exclusivos, descontos em cursos, tudo para fugir dos usuais brindes físicos!
  • Hologramas – O convidado que você mais contava não vai poder comparecer? Os custos de passagem e hospedagem excedem o orçamento? É possível organizar uma palestra, um show ou apresentações artísticas inteiras por holografia e deixar todo mundo encantado!
  • No money – Os organizadores já têm a opção de investir em sistemas cashless para consumo dentro do evento (refeições, souvenirs, livros etc) que permitem vincular os pagamentos a contas pré-pagas ou faturas de cartões de crédito. Dinheiro em espécie está cada vez mais raro!
  • Sustentabilidade – Reduzir a quantidade de materiais impressos, utilizar recicláveis e usar de forma responsável a água e os recursos energéticos é muito mais que um trabalho de marca, é uma preocupação com o planeta.
  • Transmissão em tempo real (crowd streaming) A era do compartilhamento chegou para ficar. Eventos consolidados já transmitem as atividades nas redes sociais, engajando mais o público e reforçando a presença da marca no mundo virtual.

Fica difícil imaginar que você ainda duvide do poder dos eventos corporativos. A melhor maneira de testar a eficiência é colocando tudo em prática. A gente já te ajudou com a dicas e direcionamentos desse texto, ainda tem a planilha no banner aqui embaixo e, claro, toda nossa torcida para que o seu evento seja um sucesso!

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Uma planilha completa para te ajudar a organizar e acompanhar todas as etapas do evento!

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Fernanda Lins

Analista de marketing e gestora de conteúdo. Uma jornalista que já quis ser escritora. Apaixonada por palavras, praia e futebol

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