Organizar Eventos

Saiba como organizar os melhores eventos acadêmicos e científicos

Escrito por: Fernanda Lins

Não é incomum ouvir: os anos na universidade são inesquecíveis. Descobertas e aprendizados profissionais, além de momentos de descontração, claro. Mais que assistir às aulas e realizar os trabalhos, atividades como a organização de eventos acadêmicos ou o envolvimento em outras atividades extracurriculares fazem parte da conta que pretende sempre fechar com saldo positivo.

As experiências fora da sala de aula no período da universidade são super importantes. O motivo? Realizar e se envolver em atividades dessa natureza tem grande valor para a comunidade científica. Estar à frente da organização de eventos acadêmicos incentiva a produção na universidade, melhora o networking e, sobretudo, produz e propaga conhecimento.  

A gente preparou um passo a passo que vai servir de norte para você organizar os melhores eventos científicos e entender, na prática, como o ambiente acadêmico pode ser incrível para incentivar a ciência, o estudo e a construção de um lugar melhor para gente viver. Aceita o convite?

Nesse texto você vai conferir:

Principais tipos de eventos acadêmicos e científicos

Existem vários formatos de eventos científicos, a gente selecionou os principais, explicou algumas características e deixou para você escolher o que melhor se encaixa à sua ideia. Não esqueça: pense no público, no local e qual será o objetivo do evento, assim fica mais fácil saber qual o tipo ideal. Boa sorte!

CongressoGeralmente é idealizado por entidades de classe e dura alguns dias. É um grande evento com um tema central e oferece diversas atividades simultâneas.

Encontro – Pessoas da mesma área se reúnem para debater atualizações e/ou necessidades de melhoria com o intuito de se chegar a uma resolução.

FórumExpor as opiniões é o diferencial deste evento. O debate é o responsável pela riqueza das discussões sobre a temática proposta.

JornadaPodendo durar até alguns dias, a jornada se propõe a discutir caminhos e rumos de determinada área ao reunir um grupo de profissionais.

PalestraEsse é um dos tipos mais comum de eventos científicos. Um profissional apresenta seu trabalho e, ao final, o público pode participar com perguntas.

SeminárioDividido em exposição, discussão e conclusão, esse tipo de evento tem um orador, gera debates, mas não, necessariamente, precisa chegar a conclusões.

SimpósioReunião de especialistas e um moderador para discutir temas específicos. O público pode participar e gerar debates e compartilhar ideias.

WorkshopÉ um tipo de oficina em que os participantes têm a chance de aprender, na prática, sobre algum tema. Normalmente, acontece dentro de congressos.  

Quer conhecer mais sobre os tipos de eventos acadêmicos?! Confere aqui.

Como organizar eventos acadêmicos e científicos

Planejamento

Para ter sucesso no tão sonhado dia do evento você precisa se planejar – juro, não é clichê! Liste o objetivo, público-alvo, local, data, orçamento, possíveis palestrantes e todas as outras etapas, até o pós-evento. É importante ter o controle para não se perder. Que tal uma planilha para concentrar as informações e distribuir as tarefas?

#DicaDoity – Planejar é se preparar para uma tarefa, por isso, é tão importante para compreender os rumos do seu evento – entenda mais aqui. Não pule essa etapa, mais na frente você, seguramente, vai se arrepender!

Site / Inscrições

Crie um site para seu evento acadêmico. Reúna informações sobre palestrantes, programação, edições anteriores, tenha um canal de contato com o possível participante e, principalmente, venda de inscrições online. Esse processo facilita a vida do organizador e é seguro para o participante. Todo mundo sai ganhando!

#DicaDoity – Ao criar um site pense em deixar as informações claras, atraentes e de fácil acesso. Leve em consideração o usuário! É para ele que você cria uma experiência que começa desde o primeiro contato. Saiba como fazer isso aqui.

Divulgação

Coloque o seu evento em evidência! Além de reforçar a importância da realização e das discussões propostas, isso vai ajudar a vender mais inscrições e, quem sabe, seu evento terá as vagas esgotadas. Pense em estratégias que atinjam seu público, gere conteúdo – online e offline – e não abra mão do bom e velho boca a boca.

#DicaDoity – Pensar em algo original e inovador pode ser incrível para a divulgação. Nada melhor que surpreender os participantes e colecionar sorrisos, não é? Listamos 8 dicas sobre marketing de guerrilha que estão imperdíveis. Dá uma olhada!

Submissão de trabalhos científicos e publicação dos anais

Essa é uma etapa bem aguardada dos eventos acadêmicos. Para o processo de submissão de trabalhos (dividido em submissão, avaliação, resultados e apresentação) ter credibilidade e lisura, precisa ser rigoroso e confiável. Muitos participantes vão aos eventos para expor suas publicações, então, nada de vacilar.

Depois do evento, as produções são compiladas e publicados os anais do evento (ou proceedings) que reúne todo conhecimento produzido nos eventos científicos – se ficou em dúvida, dá uma olhada nesse material.

#DicaDoity – Para facilitar a rotina dos avaliadores e do organizador experimente usar um sistema de eventos que automatiza todo o processo de submissão de trabalhos e a publicação dos anais. Compare e entenda!

Credenciamento

O participante chegou ao evento e precisa manter toda a boa impressão que você construiu. Então, invista em um credenciamento sem esperas ou burocracias – veja como fazer isso. Outra coisa essencial: uma equipe simpática e preparada para tirar as dúvidas. Receber bem é definidor para uma percepção positiva!

#DicaDoity – As filas são as vilãs no dia do evento, não é mesmo? Se o credenciamento engessa a entrada das pessoas, é muito provável que gere má impressão e desconforto. Preparamos 4 dicas pra você fugir das filas e arrasar!

Emissão de certificados

Quem participa de eventos científicos está interessado nos certificados, porque compõem a carga horária flexível, melhoram o currículo e servem até como critério de desempate em algumas seleções e concursos. Evite trabalho manual, emita em uma plataforma de eventos e entregue o documento logo depois do encerramento.

#DicaDoity – O tempo do organizador é precioso – a Karina até já escreveu sobre isso aqui! -, então, sempre que der, aposte na facilidade! Elaboramos modelos de certificados editáveis para você personalizar, ganhar tempo e poupar energia.

Pesquisa de satisfação

Para realizar edições ainda melhores e aprender com os erros, é necessário saber a opinião dos participantes. Elabore perguntas diretas e que reflitam de forma objetiva as impressões de cada um. Ah, não existem respostas certas ou erradas, o importante é filtrar e absorver tudo que pode melhorar a organização do evento.

#DicaDoity – A voz do participante é fundamental para te ajudar a construir uma experiência, cada vez mais, inesquecível. Não custa lembrar que uma pesquisa não colhe apenas críticas, mas sugestões e elogios. Invista!

Relatórios

Esse documento vai ser fundamental para você mensurar e avaliar os resultados do seu evento e a performance da sua equipe em todas as etapas. É o relatório que fará você entender, com números e informações detalhadas, se seu evento foi um sucesso e como você pode, em uma próxima oportunidade, melhorá-lo.

#DicaDoity – Analisar é essencial para ter um panorama de tudo que foi feito. De forma resumida, trabalho que não é mensurado não tem como comprovar resultado. Então, organiza-se e faça um relatório completo!

 

Olha, espero que você tenha gostado das dicas! Agora, para entender como funciona, de fato, a organização de eventos acadêmicos e científicos, é preciso  colocar a mão na massa. Só assim será possível conhecer o que o maravilhoso mundo dos eventos tem pra te ensinar! Baixa a nossa planilha gratuita no banner aqui embaixo e sucesso!

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Fernanda Lins

Analista de marketing e gestora de conteúdo. Uma jornalista que já quis ser escritora. Apaixonada por palavras, praia e futebol

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