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Como organizar eventos acadêmicos e científicos online

Escrito por: Estéfane Padilha

Eventos acadêmicos e científicos online são ótima opções para estimular a ciência, o compartilhamento de conhecimento, além do incentivo à pesquisa e à vida acadêmica. Organizar um evento deste tipo vai contribuir com estudantes e profissionais envolvidos com o universo científico e que pretendem se reciclar, atualizar, fazer um curso, apresentar seus trabalhos ou resultados de pesquisa até em momentos especiais em que não se pode contar com um lugar físico, como na atual situação por causa do Covid-19

Sabemos que as novidades tecnológicas chegam de forma muito veloz e, às vezes, até assusta a ideia de testar algo novo, mas há muitas plataformas que te ajudam a lidar com isso de um jeito simples e fácil de aprender. E aqui vamos facilitar o seu caminho para uma organização eficiente! Por isso, continue a leitura e aprenda a organizar os melhores eventos acadêmicos e científicos online: 

Os eventos acadêmicos e científicos online

Você deve conhecer diversos tipos de eventos, como palestras, mesas redondas, conferências, seminários, e muito mais. Esses encontros geralmente estão associados a várias pessoas juntas em um auditório de universidade ou hotel, mas nem sempre precisa ser assim, pois há a possibilidade de transmitir tudo pela internet

Há algumas maneiras de realizar tudo digitalmente, mas o principal é ter uma estrutura de streaming que fará a sua live chegar a diversos computadores. E existem plataformas que podem te ajudar em toda a operação e diversas ferramentas que tornarão possível seus eventos científicos e acadêmicos online acontecerem. 

Mas fique atento ao melhor formato. Alguns modelos se encaixam bem nesta nova proposta, como palestras, conferências e os seminários – que já possuem até um nome específico para quando são realizados apenas online: webinars -; já outros têm que ser às vezes adaptados, como workshops, com a parte prática realizadas em salas de transmissão diferentes das em que ocorrem as palestras principais, por exemplo. 

Outra opção também é levar as semanas acadêmicas, que têm mais dias, para o ambiente digital. Para isso, monte uma programação atraente, tente não chocar atividades paralelas, como minicursos, workshops, que tenham temas muito similares, para evitar que as pessoas não possam participar dos dois.  

Ou seja, é importante saber que a tecnologia pode te ajudar, mas é necessário adaptar a sua ideia e, assim, seu evento acadêmico e científico online não perderá a qualidade, será atrativo e continuará com o objetivo principal: compartilhar conhecimento.

Vantagens dos eventos acadêmicos e científicos online

Se você não está tão seguro de que optar pelo mundo digital pode ser fácil e prático, assim como é nos eventos com formato presencial, temos a seguir  cinco argumentos que vão te fazer mudar de opinião!

Menos gastos – Há um fator essencial aqui que atrai cada vez mais os organizadores: não há local físico e isso representa o corte de despesas com aluguel, equipe de limpeza, segurança e coffee break. No caso dos convidados, não haverá hospedagem, translado e alimentação para os palestrantes e os participantes também não terão que gastar caso morem longe.

Sem dor de cabeça com a data – Já pensou que todos os dias e horários vão estar disponíveis? Até quando se há a opção de o auditório da universidade ser alugado de graça, é necessário competir com diversos outros cursos que também tenham interesse em realizar eventos. Na internet, basta criar a sua sala e o seu evento poderá alcançar muita gente!

Interação – Estar no meio de centenas de pessoas é desafiador e quando se está online, todos podem interagir por um chat e escrever perguntas, opiniões ou sugestões, e isso facilita a participação com gente do país – e por que não do mundo? – inteiro.

Alcance – Como já falamos, o local é a internet e, assim, não há preocupação com um espaço que comporte uma quantidade limitada de pessoas. Do lado dos interessados, ter que viajar não é um empecilho logístico, nem financeiro. Dessa forma, o público pode ser ampliado e sua execução pode ser um sucesso para muito mais pessoas.

As diferenças entre os formatos físico e digital

Você já deve ter percebido que a diferença básica de um evento físico e um digital é a interação via web, pois não há um ambiente onde todos estarão reunidos. Basicamente, o que será preciso são câmera e equipamento de som adequados, bem como uma conexão potente de internet e a plataforma para o streaming. Mas a seguir, você verá que a organização mantém muitos aspectos dos eventos físicos e você não precisa ser nenhum expert em tecnologia para aproveitar as maravilhas do mundo digital!

A hora de organizar

Ninguém quer surpresas negativas justamente na hora que o evento vai ao ar, não é mesmo? Então aqui vai o passo a passo de como planejar tudo da forma mais organizada e eficiente para chegar ao grande dia com tudo funcionando perfeitamente:

Defina o tema e o público-alvo – Este deve ser o primeiro ponto do seu evento online. Anúncios e divulgações em geral atingem o público de forma mais eficiente quando estas pessoas são delimitadas da forma mais objetiva possível, e encontrar os melhores palestrantes fica mais fácil quando você sabe exatamente a área de discussão que será abordada. Saber com quem você vai dialogar é um passo fundamental para correr atrás do sucesso do evento!

Escolha a data – O fato de o local ser na web não quer dizer que todos estarão sempre conectados. Pense nos melhores horários para acessar à internet e evite datas comemorativas em que as pessoas devem ficar com familiares e amigos, por exemplo, e lembre-se também de adequar a programação ao formato online: na modalidade digital, evite programações longas e que se estendam por muitas horas.

Conheça a plataforma de transmissão – Escolha um serviço que comporte a proporção do seu evento e que seja o mais fácil de manusear e personalizar com a sua cara. Afinal, junto ao streaming de qualidade, é importante pensar numa experiência visual agradável. 

Se você não sabe por onde começar a procurar a melhor ferramenta, temos uma dica: a Doity pode te ajudar não apenas na parte da organização, com a venda de inscrições, criação do site do evento e outros passos importantes, mas também na hora de realizar a transmissão online do seu evento, com a Doity Play!

A Doity Play tem um espaço ideal para a comunicação, pois permite a criação de salas para atividades simultâneas e um chat exclusivo para cada uma, e podem ficar disponíveis apenas para alguns lotes, se você preferir. Essas salas são ideais para a apresentação de trabalhos acadêmicos! E como são independentes, podem ter a sua transmissão encerrada a qualquer momento, credenciando todos os participantes. É possível também fazer a apresentação de documentos, como slides e vídeos durante a transmissão, com a ajuda de outras ferramentas.

Além disso, esse ambiente oferece um espaço de recepção que fica disponível para todos os inscritos antes do evento começar e também enquanto ocorrem as atividades nas salas, com um chat exclusivo: uma opção ideal para quem deseja fazer networking! Você também pode até realizar sorteios, o que é um atrativo em qualquer tipo de evento. E com tantas possibilidades, pode parecer difícil manusear tudo, mas, na verdade é tudo bem prático, se quiser saber mais, confere no banner abaixo!
Doity Play: um jeito simples e seguro de transmitir seu evento online
Link exclusivo para transmissão
Transmissão via mobile
Chat para interação dos participantes

Planeje os gastos – Além dos palestrantes, pode haver gastos com os equipamentos e brindes (códigos de desconto em produtos de um site, como livrarias, são opção em eventos acadêmicos e científicos online). Lembre-se que sempre há maneiras de conseguir auxílio, não só com parcerias com microinfluenciadores e patrocínios, mas também na universidade. Se a transmissão for ser feita de um local escolhido pela organização, as câmeras e computadores para uma transmissão de qualidade podem ser cedidas por cursos como o de comunicação ou computação, por exemplo. 

Convide os palestrantes – Tenha uma lista com professores e experts no assunto que seja suficiente para um plano B, caso alguém recuse o pedido. E lembre-se de explicar aos convidados como será a interação via web. É preciso que eles saibam quanto tempo podem falar, como o chat com perguntas será administrado, como funciona o processo da transmissão e, claro, a importância de ter equipamentos mínimos, como boa conexão de internet, microfone, câmera no computador ou smartphone e headphones. 

Inicie seu plano de ação – Divida tarefas entre a equipe e comece a fazer também a programação, lembrando de tentar evitar um choque de atividades se houver salas simultâneas, para que todos possam aproveitar ao máximo o que será ofertado. 

Crie um site e divulgue – Além de explicar aquilo que os participantes precisam saber, como horário, data e informações sobre os palestrantes confirmados, aqui serão realizadas as inscrições. Essa será a primeira forma de divulgação do seu evento online, mas não esqueça das redes sociais, anúncios e parcerias. 

Outra função importante do site é a venda de inscrições que pode ser feita de forma simples e prática, com a possibilidade de acompanhar os relatórios financeiros, cadastrar afiliados para te ajudar a vender e criar lotes de desconto e cupons promocionais. Um site bem construído pode fazer toda a diferença no seu evento! 

Submissão e apresentação de trabalhos – Todo o processo de submissão de trabalhos acadêmicos pode ser feito de forma automatizada através de plataformas de eventos, como a Doity – veja só como é feito por aqui! Você só precisa organizar a ordem de apresentação dos trabalhos, que também pode ser feito via web, e cuidar para enviar essas informações aos participantes com antecedência.  

Com relação a apresentação dos trabalhos, se você utilizar a Doity Play, por exemplo, ferramentas, como a OBS ou o Stream Yard podem ajudar a dividir a tela e permitir que mais de uma pessoa apresente, caso eles estejam em locais diferentes.

Tenha um checklist para o dia – Lembre-se de testar tudo: conexão, iluminação e som, assim como conferir os equipamentos extras, baterias e extensões. E dê suporte aos palestrantes: como estes eventos podem ser realizados com moderador e convidados em ambientes diferentes, é importante que todos os conferencistas tenham estas exigências técnicas em funcionamento. Depois disso, deixe as salas simultâneas alinhadas já com antecedência. 

Siga conectado no pós-evento – Envie certificados, pesquisa de satisfação e materiais interessantes pelo mailing que você construiu durante o pré-evento. O importante é preparar tudo antes, afinal, ninguém quer esperar muito pelos certificados de participação e quando você os envia com rapidez, reforça a experiência positiva do encontro e deixa todos esperando pelos próximos! 

E então? Pronto para tirar o seu projeto do papel e levá-lo para a tela de vários computadores? Esperamos ter ampliado um pouco da sua visão e ter te ajudado a tirar algumas dúvidas sobre como organizar eventos acadêmicos e científicos online. Não vemos a hora de você ativar o modo on do seu evento e levar ciência e conhecimento para muita gente! Clica no banner abaixo e entre com tudo nessa aventura!

Organize um evento online na Doity!

Comece agora e descubra como trabalhar com eventos online te leva a explorar esse universo que não para de crescer!

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Estéfane Padilha

Estéfane Padilha

Jornalista e colaboradora do Doity Team. Mora em Colônia, na Alemanha, onde estuda, trabalha e é voluntária no FC Köln, clube de futebol da cidade

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