Organizar Eventos

Como transformar seu evento físico em um evento online?

Escrito por: Aline Braz

Já pensou em transformar seu evento físico em um evento online? Sim, essa pode ser uma excelente forma de continuar fazendo eventos, alcançando pessoas e mudando mundo! Afinal, eventos são encontros de ideias e é possível, sim, promovê-los com a ajuda  da tecnologia. 

Ao longo desse texto vou te apresentar ótimos motivos para investir nesse universo e começar a aprender mais sobre ele agora mesmo. Nesse texto vamos falar sobre:

Quais as vantagens de fazer um evento online?

Inúmeras são as vantagens de fazer um evento online! E esse é um universo muito maior e abrangente do que se pode imaginar. Cabe a você buscar aprender e desbravar este terreno que para muitos ainda é uma novidade.

Reuni abaixo as principais vantagens de transformar seu evento físico em um evento online, veja só! 

Redução de custos

Uma das principais vantagens dessa modalidade é a questão da economia que pode ser feita, afinal, não será mais necessário alugar um espaço para o evento, contratar inúmeros fornecedores, equipe de decoração, comprar passagens aéreas, reservar hospedagem para palestrantes e convidados, além de outros detalhes próprios dos eventos físicos.

Alcance de um público maior

Com os eventos online você pode chegar a lugares que nunca imaginou e, com isso, alcançar um público muito maior! Sem dúvidas, ao oferecer qualidade de transmissão e bom conteúdo, a conquista de autoridade no mercado de eventos será uma consequência inevitável.

Faça tudo online

Transformar seu evento físico em um evento online vai alterar não apenas o modo de transmissão do conteúdo como também a forma de divulgação! Além do mais, se você utilizar uma plataforma de eventos que te ajude a gerenciar todos o processo, como a Doity, muito mais simples dar conta de todas as suas vendas, sejam elas no débito, crédito ou boleto, e acompanhar todas as movimentações através dos relatórios financeiros sem sair de casa e de forma segura.

A divulgação também será feita inteiramente no ambiente online, o que vai reduzir os custos e permitir também que ela seja mais assertiva, justamente por ser focada em um único espaço. Para isso, procure conhecer todas as possibilidades do marketing digital para evento, como as redes sociais, criação e envio de e-mail marketing, entre outras alternativas que não custam caro e são muito eficientes!

Guia completo de como organizar e transmitir um evento online

Aprenda tudo sobre eventos online e saiba como organizar e ter sucesso com o seu!

BAIXAR E-BOOK

Aumente suas vendas 

As chances de acelerar suas vendas serão muito maiores! Isso porque o alcance de pessoas deve crescer por conta da ausência de barreiras geográficas – e, ah, você ainda pode contar com ótimas estratégias de vendas como os afiliados para eventos, vendedores exclusivos do seu evento, que ganham uma porcentagem por cada inscrição vendida. Na Doity também é possível cadastrar e intermediar todo o processo de vendas e repasse das comissões. 

Como transformo um evento físico em um evento online?

Vamos ao ponto chave desse texto! Depois de te apresentar as principais vantagens de optar pela versão online, chegou o momento de te mostrar como é simples fazer a transição de um evento físico em um evento online.

1 – Fale com os fornecedores

Uma das primeiras ações a serem feitas é cancelar o aluguel do espaço do evento, como também falar com todos fornecedores contratados. Você pode até pensar que é uma etapa óbvia, mas não vacile! É importante colocar como prioridade, pois detalhes pequenos como este podem ser os grandes causadores de dor de cabeça! 

Além disso, é super importante ser honesto e responsável com as pessoas que trabalham com você e foram seus parceiros. Construir bons relacionamentos é sinônimo de sempre ter com quem contar! 

2 – Escolha o tipo de evento que vai transmitir 

Conhecer os tipos de eventos que podem ser feitos no ambiente online é muito importante para escolher o que mais se encaixa na sua necessidade e nas possibilidades de transmissão que você tem, de acordo com recursos, orçamentos e equipamentos. Conheça os principais tipos:

  • Webinar 

Esse é um formato muito famoso no ambiente online, conhecido também como seminário virtual por se tratar, geralmente, de uma aula, palestra ou um seminário online. Ele pode ser transmitido ao vivo ou gravado e disponibilizado em alguma plataforma.

  • Jornadas online 

Para tratar um tema mais abrangente e destrinchá-los em diferentes momentos, as jornadas online são ideais, pois, são eventos maiores que o webinar, e que podem ser divididas em blocos com temas distintos, podendo serem gravadas ou transmitidas ao vivo.

  • Cursos online 

Se você organiza eventos ainda maiores, que precisam de mais tempo para aprofundar o tema e que também oferecem a prática do que for passado teoricamente, os cursos online são a melhor opção. São eventos, geralmente, gravados e que podem durar até meses, se necessário. 

Fique à vontade também para criar e desenvolver eventos com diferentes formatos. Afinal, é tudo novo para todos e inovar nesse momento pode ser a chave para se destacar e conquistar seu espaço no mercado!

3 – Fale com os palestrantes e convidados

É muito importante falar com os palestrantes e convidados do evento físico para informar da mudança de formatação que seu evento vai passar e saber da disponibilidade deles em participar desse novo momento. Mais do que uma questão de disponibilidade, é importante saber das condições que eles têm de fazer uma transmissão ao vivo, como um boa conexão com a internet, por exemplo.

4 – Utilize uma plataforma de eventos 

A gente já disse, mas eu vou repetir: contar com uma plataforma de eventos que ofereça todo o suporte para a realização de eventos online é essencial! Pois, como em um evento físico, você ainda precisará lidar com as inscrições, criação e envio de certificados online, site do evento, envio de e-mails para divulgar e informar sobre evento, acompanhar as transições financeiras e fazer pesquisas de satisfação. 

Contar com o auxílio certo neste momento vai te permitir focar no que importa e não deixar de oferecer qualidade e excelência em cada detalhe do evento. Cada momento, desde o primeiro contato na divulgação à entrega dos certificados, conta (e muito!) na construção da experiência dos participantes!

A Doity, por exemplo, desenvolveu um espaço virtual para a transmissão de eventos online que é totalmente integrada com a sua parte de gerenciamento de eventos: a Doity Play! Por ela você pode criar salas para atividades simultâneas e um chat exclusivo para cada uma, para garantir a interação durante todo o evento, como também a possibilidade de criar um aplicativo do evento e fazer a transmissão ao vivo por lá também!

Doity Play: um jeito simples e seguro de transmitir seu evento online
Link exclusivo para transmissão
Transmissão via mobile
Chat para interação dos participantes

5 – Escolha a ferramenta de transmissão

Uma das escolhas mais importantes de toda a organização de um evento online é a da ferramenta de transmissão. Afinal, será através dela que o participante terá toda a experiência do seu evento. Ou seja, é uma escolha que implica, diretamente, na qualidade e autoridade que você está buscando. Não dá para confiar essa responsabilidade a qualquer um, não é mesmo?

Por isso, pesquise bastante, faça testes e busque indicações antes de fechar com qualquer proposta que encontrar. A nossa dica é para você ficar atento às opções em que você pode criar seu evento online e ainda ter o suporte garantido para todas as suas atividades básicas da organização e ainda transmitir seu evento por ela. 

Poder ter todos os serviços integrados em um único lugar facilita não só a comunicação, mas todo o andamento do evento!

6 – Ofereça a melhor experiência para o participante

Promover uma boa experiência e engajamento para os participantes deve ser o foco de qualquer evento, principalmente, no universo online. Encurtar as distâncias deve ser a sua missão! Por isso, utilize estratégias que favoreçam a conexão e networking durante todo o evento. Não deixe a desejar nesse quesito.

Há várias formas de fazer isso no ambiente virtual, seja através de salas de bate-papo, enquetes, sorteios, envio de conteúdos antes e depois do evento, entre outras. Cabe a você, organizador, conhecer bem seu público para saber o que oferecer e como surpreendê-lo!

Quais os equipamentos necessários para fazer um evento online?

Não é preciso gastar muito ou ter conhecimento profundo em produção audiovisual e equipamentos de última geração para criar eventos online. Hoje, graças aos avanços tecnológicos, é possível fazer transmissões com ótima resolução e velocidade, sem precisar de tudo isso. 

O indispensável para uma excelente transmissão é uma conexão banda larga e um computador para dar suporte. Uma câmera para gravação é opcional e pode até ser substituída por uma webcam ou até mesmo um celular.

Para garantir uma boa captação de áudio é essencial providenciar microfones, ou até fones de ouvido! Já eventos online, que tenham uma estrutura maior, necessitam até de uma mesa de som, como também em um profissional qualificado para operá-la. 

Não esqueça das extensões, tomadas e adaptadores! Ser precavido no momento da gravação ou transmissão do evento pode evitar muitos atrasos e imprevistos. A 

iluminação também é um fator muito importante. Você pode optar por gravar pelo dia e escolher um local com boa iluminação natural ou, se preferir, e puder investir, ter uma softbox será excelente!

Caso o evento vá ser transmitido por pessoas que estarão em lugares diferentes, é muito importante também ver com os palestrantes convidados se eles têm em casa os equipamentos necessários para participar do seu evento, seja para uma gravação ou transmissão ao vivo.

Ah, e não custa lembrar que é super válido consultar um profissional e outros organizadores antes de fazer a sua lista de equipamentos. Seu evento é único e tem necessidades únicas, conversar com quem tem mais experiência vai te ajudar a perceber quais são elas e, claro, a evitar gastos desnecessários!

Agora é só ver na prática como é simples fazer essa transição do evento físico em um evento online e colocá-lo no ar com a Doity. Não perca tempo, clique no banner abaixo e comece agora mesmo!

Ative o modo on do seu evento!

Nosso time de especialistas está à disposição para te dar todo o suporte para transformar seu evento físico em online!

Saiba mais!
Aline Braz

Aline Braz

Estudante de jornalismo, produtora de conteúdo, é do sítio, mas vive na cidade. Ama música, livros e viagens

Artigos Relacionados

Deixe seu comentário

Newsletter

Entre para a nossa lista exclusiva e aprenda com os melhores conteúdos