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Como escolher o espaço ideal para eventos?

Escrito por: Aline Braz

Para que um evento seja um sucesso é preciso fazer escolhas certas. Mais que definir data e hora, é preciso saber como escolher o espaço para eventos ideal. Afinal, ele irá contribuir para a experiência a ser vivida pelos participantes durante os dias de realização.

A atenção aos detalhes faz toda a diferença para conseguir escolher bem, sempre com base nas principais necessidades do evento. Por isso, é preciso defini-las muito bem.

Listamos abaixo os detalhes mais importantes a serem observados na primeira visita ao espaço e também separamos dicas para te ajudar a definir as prioridades. Vale a pena conferir!

Escolha o espaço ideal para o seu tipo de evento

Existem diferentes tipos de eventos: corporativos, acadêmicos, sociais, culturais entre muitos outros. Para te ajudar nessa missão, separamos abaixo alguns exemplos, que podem nortear sua escolha. Confira!

Palestras, Conferências e Congressos

Palestras, conferências, congressos e outros exigem um espaço para eventos especial, geralmente, um auditório ou uma sala com espaço amplo, boa acústica, com cadeiras confortáveis – ninguém merece passar horas sentado sem conforto algum, não é mesmo?

Verifique também toda a parte de iluminação e, claro, se há permissão para o uso de equipamentos como microfone, caixas de som, projetor, entre outros – eles são essenciais para favorecer um espaço de aprendizado.

Cursos e Workshops

O foco de eventos como cursos, workshops, oficinas e treinamentos é o ensino. Por isso, nesses casos, é preciso optar por locais que favoreçam essa transmissão da mensagem. Salas de aula, auditórios ou até mesmo espaços abertos – dependendo da proposta do evento – são ótimas opções.

Possa ser que esses eventos exijam mesas ou computadores para as atividades, então não deixe de observar se há tomadas suficientes, filtro de linha, bancadas para notebooks e outros detalhes. Caso não tenha, veja o que compensa mais, procurar outro local ou você mesmo providenciar o que falta.

Eventos empresariais

Na maioria das vezes, os eventos empresariais são realizados em comemoração a alguma conquista, lançamento de produtos, coquetéis ou para treinamentos de equipe.

Nesse caso, prefira por um local que ofereça espaço para circulação das pessoas, uma decoração que traduza a ideia do evento e, claro, um bom lugar para servir o buffet.

Feiras e exposições

Feiras e exposições precisam de um espaço para eventos amplo, pois é preciso comportar toda a estrutura dos estandes e ainda permitir a circulação das pessoas com tranquilidade.

Caso opte por locais abertos, não deixe de ver a questão do tempo – que falamos acima – para estar preparado caso ocorra alguma eventualidade.

Faça pesquisas e crie um checklist

Antes de qualquer coisa, pesquise! Não saia visitando locais aleatórios sem antes ter uma noção de todas as demandas que o seu evento terá. Isso vai te ajudar a não perder tempo em locais que não tenham perfil certo.

Para isso, faça um checklist com tudo que o local precisa ter, partindo sempre do seu orçamento – é preciso ter sempre o cuidado para não perder o controle das finanças! Assim, será bem mais fácil encontrar o espaço ideal para o seu evento, que atenda às suas necessidades e que, claro, caiba no seu bolso.

Considere o número de participantes

Tenha como base o número de pessoas que o seu evento irá receber. Ele será o dado que definirá toda a sua organização – se não for o primeiro evento, dá pra tomar como base o número de pessoas  das edições anteriores.

Caso seja o primeiro evento, talvez, dê pra começar a vender as inscrições antes de escolher o local e acompanhar as vendas para só assim fazer a escolha pelo local.

Também leve em consideração se o evento terá atividades mais práticas, normalmente, as turma são menores. A partir disso você conseguirá montar sua equipe, pensar nos convidados e palestrantes, ver quais equipamentos irá precisar e se haverá necessidade de área aberta e locais específicos para oficinas e workshops.

Alvará de funcionamento do espaço para eventos

Uma das primeiras coisas que se deve fazer durante a visitação a um local é verificar se ele possui o alvará de funcionamento – nada pior que organizar tudo e só depois descobrir que aquele lugar que não possui liberação para receber um evento, não é?

O alvará de funcionamento é uma licença concedida pela prefeitura, permitindo a localização e o funcionamento de estabelecimentos comerciais, industriais, entre outros.

Você pode conseguir essas informações por meio do site da prefeitura da cidade do local escolhido ou até mesmo indo até o local. Além disso, procure saber informações dos vizinhos e do próprio dono do espaço, de preferência, presencialmente.

#DicaDoity: Se o local que você encontrou é perfeitamente o que estava procurando, mas, infelizmente, ele não possui ou está com a licença para funcionamento em dia, nossa dica é que você mesmo pode buscar consegui-lo.

Segurança do local

Uma das questões mais importantes a ser observada antes de fechar algum contrato é a segurança. Ela também é responsável por gerar interesse e atrair futuros participantes. Um local inseguro pode ser o fator decisivo para a desistência da inscrição.

Pesquise o histórico do bairro e lembre-se que os participantes precisam se sentir seguros dentro e fora do local.

Veja se no estacionamento tem vaga suficientes, como também se há pontos de ônibus próximos ou se é fácil para chamar um táxi, por exemplo. É importante verificar também se há espaço para carga e descarga dos equipamentos – isso vai facilitar bastante a movimentação dos bastidores.

Outro detalhe muito importante a ser observado é se há saídas de emergência – sim, é preciso pensar em tudo!

Acessibilidade em todos os sentidos

Nesse tópico vamos falar das formas de acessibilidade que um espaço para eventos precisa oferecer, como facilidade de acesso externo ao local e mobilidade interna.

Você também precisa observar para que o local tenha todos os detalhes necessários para promover acessibilidade às pessoas com necessidades especiais, mobilidade reduzida e idosos, como rampas, banheiros adequados, plataformas elevatórias e/ou elevadores – claro que alguns desses a depender do tamanho do evento.  

#DicaDoity: Para evitar passar por alguma saia justa durante o evento, procure levantar as informações sobre necessidades especiais e mobilidade reduzida no momento da inscrição, através, por exemplo, de alguma pergunta relacionada no formulário de inscrição.

É importante pesquisar sobre as condições climáticas

Você também precisa cuidar para que seu evento ofereça conforto aos participantes, para isso, pesquise como estará o tempo nos dias escolhidos para sua realização.

No caso de chuva é preciso providenciar um local todo fechado, principalmente, se o evento contar com atividades práticas que exijam espaço.

No caso de sol, é muito importante providenciar tudo para que o lugar fique fresco e arejado.

Acústica e iluminação

Outro fator muito importante e decisivo na hora de escolher o espaço para o seu evento é a acústica, sobretudo, se na programação do evento tiver apresentações musicais.

O local precisa ter facilidade para a passagem de cabos de som, microfones, entrada de equipamentos, instrumentos musicais, projetor, caixas de som, entre outros.

Já na primeira visita observe também como funciona a iluminação, principalmente se o evento tiver apresentações durante a noite, para ver se será preciso colocar luzes a mais – lembre-se que as pessoa fazem anotações e precisam de um ambiente confortável para isso.

Higiene do espaço

Verifique se os banheiros estão em boas condições de uso, se há falta de algum equipamento e se o número deles é suficiente para a quantidade de pessoas esperadas.

É importante conferir também as condições higiênicas da cozinha, caso precise servir algo.  Lembre-se que o local adequado também precisa levar em consideração o conforto e a higiene.

Não esqueça!

Acima de tudo, calma! Antes de fechar com alguém, procure visitar outros locais, anote e questione cada detalhe do acordo, como aquilo que estará incluso no aluguel e o que você precisará contratar por fora.

Ah, não esqueça de verificar se o local já possui conexão Wifi disponível ou se será preciso providenciar. Internet hoje é indispensável para a realização de qualquer evento.

Viu só que é preciso muita atenção e cuidado no momento de procurar o espaço para eventos ideal, não é? Mas temos certeza que se você seguir esses passos, seu evento será um sucesso!

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Aline Braz

Aline Braz

Estudante de jornalismo, produtora de conteúdo, é do sítio, mas vive na cidade. Ama música, livros e viagens

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