Dicas

Você já ouviu falar em delegações para eventos? Entenda tudo!

Escrito por: Aline Braz

Estratégias para engajar e vender mais inscrições são sempre bem-vindas, não é mesmo? Por isso, decidimos falar das vantagens de contar com as delegações para eventos, hoje uma das formas mais eficientes de atrair participantes, como também de agilizar o credenciamento. Sim, isso mesmo!

Ao longo deste texto iremos listar todas as características que fazem as delegações para eventos uma das melhores estratégias para tornar os eventos mais abrangentes e organizados. Ficou curioso para conhecer todas elas? Então continua a leitura e confira todas as dicas que preparamos para você!

O que são as delegações para eventos?

As delegações, de maneira genérica, são grupos de pessoas que têm o interesse comum em participar de alguma atividade, e que por isso se organizam, tendo como responsável pelo grupo um delegado. Essas atividades podem ser desde uma viagem, um tour ou um evento, por exemplo. E você pode até estar lembrando de outros termos que também se encaixam bem nessa finalidade, que são “caravana” e “excursão”, e adiantamos que o sentido que falamos é bem nesse caminho. 

Partindo dessa definição, podemos dizer então que as delegações são a reunião de pessoas que tem por objetivo participar de um evento. Mas precisamos deixar bem claro que não é só pela boa companhia que as delegações se tornam úteis e atrativas.

Há muitas outras vantagens para quem participa, como descontos e ofertas especiais nas inscrições, por exemplo, como também para quem coordena todo o grupo, nesse caso, o delegado. Saiba mais sobre as estratégias de uso das delegações no seu evento e como expandir suas vendas no próximo tópico!

Como vender mais criando delegações para eventos?

Como já adiantamos, as delegações para eventos são formas eficientes para atrair e converter pessoas em participantes. Afinal, as chances de atrair um grupo que pode viajar em conjunto e ter condições e descontos especiais, são maiores que atrair pessoas isoladas. Pensa bem, quem é que não prefere ter companhia para a viagem e ainda um bom desconto?

O primeiro passo para aplicar essa estratégia no seu evento é definir quais as ofertas que pode oferecer, como lotes especiais para delegações, com bons descontos, é claro! Em seguida é preciso selecionar os delegados, para a partir disso definir todas as delegações e disponibilizar essa opção de inscrição na página do seu evento. 

A escolha dos delegados é muito importante porque eles são peças fundamentais para o funcionamento dessa estratégia, além de os agentes de divulgação – essencial para as suas vendas! -, eles serão os responsáveis por cuidar de detalhes como translado, hospedagem, como também o elo de comunicação entre a organização e todo o grupo. Ou seja, é preciso escolher bem os delegados!

Se o seu evento não for tão grande, como um congresso na sua faculdade, por exemplo, você mesmo pode selecionar os delegados entre algumas turmas ou períodos. Com a ajuda deles a divulgação será mais efetiva, pois, acredite, a propaganda boca a boca pode ser  muito mais eficiente que panfletos espalhados por todo o bloco. 

Mas se o seu evento é de nível nacional e recebe caravanas do país inteiro, o ideal é disponibilizar um espaço no site para selecionar os delegados e a partir daí definir as delegações. Ah, e para saber outras dicas de como aumentar as vendas do seu evento é só baixar esse e-book gratuito que nós escrevemos, exclusivamente, pra você!

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Quais as vantagem que os delegados podem ter?

Você também precisa pensar que as pessoas vão se perguntar: “tá, o delegado é muito importante e deve trabalhar bastante num evento, mas o que ele ganha com isso?” 

Bem, as vantagens em ser um delegado são inúmeras e você precisa ter essa resposta já definida e pronta para dar a quem perguntar! Alguns exemplos de vantagens que podem ser concedidas a eles são: inscrição gratuita, ter acesso diferenciado em alguns espaços do evento e cortesias. O organizador é quem define todas as atribuições e vantagens que os delegados receberão, então o segredo é pesquisar e deixar tudo muito bem estabelecido para o caso de dúvidas posteriores.

#DicaDoity: Você pode criar uma aba na página do evento, exclusiva, para esse processo. Lá você deixa disponível  todo o regulamento para a criação de uma delegação explicando todos os detalhes da inscrição, as vantagens e o que fazer para se tornar um delegado do seu evento. Acredite, vai facilitar bastante a comunicação!  

Ah, outra vantagem que os delegados podem ter é atuar como afiliados, vendedores individuais do seu evento, que ganham comissão a cada inscrição realizada por seu intermédio – clique neste link e conheça melhor essa ferramenta incrível! Muitos organizadores utilizam essa estratégia, vale a pena conhecer!

Como criar delegações para o meu evento?

Para organizar delegações no seu evento, de maneira tradicional, é preciso muita atenção e paciência. Isso porque o organizador é quem fica responsável por entrar em contato com todos os delegados que serão os responsáveis para cadastrar os dados de cada participante do grupo, além de efetuar os pagamentos para cada um.

Uma opção que pode facilitar muito essa etapa é utilizar uma plataforma de eventos que fique responsável por gerenciar toda essa parte. A Doity, por exemplo, já oferece essa ferramenta no painel do organizador e pode ser habilitada para oferecer a opção para selecionar uma delegação, automaticamente, já na página do formulário de inscrição.

Além disso, é o próprio participante que faz a inscrição e que escolhe, no momento do cadastro, qual a delegação que faz parte. Assim, todo o processo fica muito mais simples e prático, sem causar dor de cabeça para os delegados e muito menos para o coordenador do evento, que não precisa de mais preocupações e demandas, não é mesmo?

O legal de optar por essa mediação é que a própria plataforma informa ao delegado cadastrado, por e-mail, cada inscrição feita na sua delegação e ainda envia um link com a lista atualizada, contendo todas as informações dos inscritos. Não é incrível?

Agora que você já sabe tudo sobre as delegações para eventos, que tal descobrir como deixar seu evento ainda mais atraente através de parcerias e patrocínios? Pois é, com os parceiros certos você pode enriquecer a experiência dos participantes. Te contamos tudo nesse e-book! Baixe agora, é gratuito!

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Aline Braz

Aline Braz

Estudante de jornalismo, produtora de conteúdo, é do sítio, mas vive na cidade. Ama música, livros e viagens

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