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Credenciamento em eventos acadêmicos: por que usar um sistema?

Escrito por: DoityTeam

Certamente você já participou de algum evento acadêmico que teve confusões na entrada — filas, dificuldade de fazer o credenciamento ou desorganização na entrega de brindes. Essa falta de organização costuma acontecer com frequência, por isso, contar com um credenciamento automatizado é uma excelente alternativa para que isso não aconteça.

Imagine a cena: está na hora do evento começar e somente metade dos seus participantes conseguiram se acomodar, resultado de um credenciamento ineficaz. Isso causa filas, atrasos na programação, turbulências e impaciência — além disso, a secretaria pode acabar de desorganizando.

No entanto, tudo pode ser facilmente resolvido ao utilizar um credenciamento automatizado no seu evento. Ficou interessado em entender mais sobre o assunto? Então confira este post!

Os principais benefícios

O credenciamento automatizado surge no cenário dos eventos para facilitar a vida do organizador. Ele conduz com maestria a entrada dos participantes porque otimiza e gerencia melhor o tempo do convidado no evento, desde a sua inscrição até o momento de ele ir embora.

Por isso, muitas empresas investem nesse modelo de credenciamento devido às inúmeras vantagens, tais como:

  • reduz os custos;
  • evita filas;
  • faz com que o fluxo aconteça naturalmente;
  • proporciona mais comodidade aos participantes;
  • simplifica os processos;
  • é feito pela secretaria;
  • facilita a mensuração de resultados;
  • controla o acesso de pessoas.

Principalmente se você nunca utilizou um credenciamento automatizado no seu evento, deve estar se questionando: eu preciso mesmo investir em uma plataforma de eventos? Se você está com essa dúvida, confira os principais benefícios oferecidos:

Auxilia na agilidade e na otimização do trabalho da secretaria do evento

A secretaria é responsável por dar as boas-vindas aos participantes. Confira o que a secretaria precisa fazer manualmente com a chegada dos convidados:

  • conferir o nome completo e o documento de todos os participantes;
  • certificar-se de que o participante efetuou o pagamento da inscrição;
  • realizar a cobrança da inscrição e emitir o recibo;
  • preencher os dados pessoais incompletos;
  • conferir os dados pessoais;
  • entregar os brindes dos patrocinadores;
  • preencher e entregar a credencial;
  • repassar o cronograma;
  • direcionar o convidado.

Essas atividades de recepção são bem burocráticas, e esse é o primeiro contato que o participante tem com o seu evento. Isso significa que tudo precisa funcionar adequadamente para causar uma boa impressão e, é claro, evitar conflitos.

Agora, imagine que tudo isso pode ser solucionado com um credenciamento de participantes automatizado: o convidado chegou ao seu evento, seus dados cadastrais já estão preenchidos, ele já efetuou o pagamento e já conferiu o cronograma. Assim, a secretaria precisa apenas controlar a sua entrada e direcioná-lo ao local do evento. Certamente a secretaria se beneficiaria (e muito), você não acha?

Facilita a entrada dos participantes

É fato que as pessoas não gostam de enfrentar filas. Pior ainda se precisarem ficar minutos (ou horas) esperando chegar a sua vez para entrar no evento. Conforme citamos no item anterior, se esse procedimento de entrada for realizado de maneira manual, é inevitável que as filas aconteçam.

Tenha em mente que criar uma experiência agradável para os seus convidados facilitará a repercussão positiva do evento. Isso não significa investir nas melhores atrações tecnológicas, e sim, ter a certeza que todo o fluxo de chegada e saída dos participantes acontecerão rapidamente.

#DicaDoity: Invista em uma plataforma de eventos para realizar o credenciamento automatizado e ter rapidez e autonomia no seu evento. Com ela será possível imprimir as etiquetas para colar diretamente nos crachás e dar adeus a esses processos manuais.

Oferece suporte ao seu evento

Além de todo o planejamento de entrada e saída dos participantes, você precisa se preocupar com a divulgação e a venda das inscrições. Afinal, o sucesso do seu evento depende da participação e do envolvimento deles.
Isso normalmente é feito de maneira manual e separada. Contudo, uma plataforma de eventos possibilita que o planejamento de comunicação e marketing seja integrado. Isso significa que você pode criar um site contendo todas as informações necessárias (data, programação, valores etc.).

As plataformas possibilitam que você tenha autonomia para criar e personalizar o seu próprio site, além de integrá-lo aos seus demais canais de divulgação, como as redes sociais e os sites dos patrocinadores.

Controla a entrada e a saída dos participantes

Quando você não tem um credenciamento automatizado, não consegue controlar quanto tempo o participante ficou no seu evento — principalmente em cursos, congressos ou eventos acadêmicos, isso é de extrema importância.

A plataforma de eventos permite a realização do credenciamento automatizado. Ela registra a hora de entrada e de saída do indivíduo, fazendo com que você consiga contabilizar a carga horária e o tempo para inserir no certificado do participante.

Emite os certificados

Se você trabalha de forma manual, muito provavelmente manda imprimir todos os certificados em uma gráfica e insere o nome dos participantes quando eles chegam ao evento — um por um.
Você já viu que a plataforma de eventos possibilita registrar a carga horária do participante, certo? Essa carga horária é contabilizada e sai automaticamente no seu certificado, que é feito pelo sistema e impresso somente para os presentes.

Além disso, você tem a certeza de que o nome do participante está correto, visto que foi ele quem preencheu os dados — isso evita ter que refazer certificados por erros de digitação por parte da secretaria.

Oferece diversas funcionalidades

Um credenciamento automatizado possui diversas finalidades, e ao contrário do que muitos pensam, ele não acompanha somente a entrada do participante — facilitando ainda mais a sua organização.
Confira mais algumas funcionalidades:

  • registra a presença e confere se todos os inscritos participaram do evento;
  • imprime as etiquetas com os dados dos participantes;
  • possibilita a venda de inscrições online, evitando desgaste desnecessário com deslocamento para efetuar a compra em um local físico;
  • proporciona a possibilidade de aplicar pesquisa de satisfação para a mensuração de resultados.

Organizar eventos acadêmicos é uma atividade que necessita de muito planejamento estratégico em todas as etapas. Por isso, contar com a ajuda das novas tecnologias, como é o caso da plataforma de eventos, facilita a sua organização. Por meio dela é possível aproveitar diversas funcionalidades e promover um evento de sucesso.

Neste post você conferiu alguns motivos para investir em uma plataforma de eventos para automatizar o seu credenciamento. Gostou das nossas dicas? Então aproveite para entrar em contato conosco para conversarmos melhor sobre esse benefício!

DoityTeam

DoityTeam

Somos produtores de conteúdo apaixonados por eventos, vida acadêmica, marketing, vendas, tecnologia e por compartilhar experiências e conhecimento

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