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Crachá para evento: descubra agora como criar de forma apropriada

Escrito por: DoityTeam

Elaborar crachá para evento é uma das formas de fazer uma identidade visual objetiva e adequada ao encontro científico desejado. Para tanto, é preciso atentar para informações relevantes na confecção desse artefato tão útil.

Isso porque os dados contidos no crachá também podem servir para autorizar a entrada em cursos ou palestras específicas, diferenciar os palestrantes dos demais participantes e facilitar o diálogo com a comissão organizadora.

Além disso, o crachá deve ter durabilidade para suportar os dias do evento sem danificar demasiadamente ou dificultar a visualização do nome do participante ou congressista convidado e causar transtornos.

Quer conhecer dicas para elaborar um excelente crachá para evento acadêmico? Então, não perca as que daremos a seguir!

Qual é a importância do crachá para evento?

O crachá é um objeto de identificação importante para autorizar a entrada dos indivíduos nos locais de apresentação científica, monitorar a presença dos participantes (quando está acoplado a código de barras) e diferenciar os demais envolvidos nesse encontro.

Para tanto, é fundamental que ele contenha todas as informações de forma clara e precisa, em tamanho e layout favoráveis à leitura, e que seja cobrado em todos os locais onde ocorrer o evento.

Essa situação evita a entrada de pessoas não autorizadas, facilita o contato e encaminhamento dos congressistas pela comissão organizadora e reduz drasticamente episódios relacionados à falsidade dos participantes.

Como criar o crachá apropriado para evento?

Inicialmente, é crucial entender o público-alvo do evento e quais dados devem constar no crachá. Em seguida, é fundamental criar o layout considerando o símbolo que remete à proposta do encontro.

Posteriormente, é preciso quantificar os participantes conforme o resultado apurado das inscrições deferidas e o pagamento efetuado. Assim, é possível ter um quantitativo de quantos crachás serão necessários.

Além disso, é aconselhável definir se haverá informações diferenciadas entre palestrantes e participantes, se haverá dados sobre permissão autorizada por dia ou por palestra/tema, se incluirá o nome de patrocinadores, dentre outras variáveis.

Avalie o material para crachá

O crachá deve ser confeccionado em material com maior durabilidade, ser resistente à água e conter acessórios e ajustes que o posicionem na altura central do indivíduo. Além disso, as letras devem ser dispostas em tamanho e cores suficientes para serem visualizadas a poucos metros de distância.

Nesse quesito, também deve considerar as cores usadas no produto final, que podem ficar diferentes após a impressão ou borrarem e impedir a visualização adequada do nome dos indivíduos.

Todavia, a elaboração de um crachá muito moderno implica investimentos financeiros mais elevados nesse artefato, o que, dependendo do tamanho do evento e do público participante, considera-se inviável.

Por isso, é interessante fazer cotações dos principais papéis utilizados na confecção de crachás, verificando a resistência do material quanto à danificação e à gramatura, que deve estar no intervalo entre 250 e 300 g.

Em algumas situações, é aconselhável a plastificação do crachá após a conferência do estudante/participante, principalmente naquelas regiões mais úmidas ou próximas de locais que emitem frequentemente partículas de ar, como os hotéis a beira mar.

Faça um layout atrativo

Apesar de os eventos científicos não se preocuparem demasiadamente com estratégias de marketing para divulgação, uma vez que o público interessado é mais restrito, é preciso investir na linguagem visual e evitar erros básicos.

Nesse quesito, é aconselhável inserir o número da edição do evento, de forma centralizada e com cores em destaque, com alguma informação diferenciada em relação às demais versões desse encontro científico. Assim, a décima edição do evento sobre direito econômico ou fisiologia dos animais marinhos deve trazer algo de novo e chamativo para os interessados.

Dessa forma, cabe incentivar a criatividade da comissão organizadora ou buscar uma assessoria de marketing para elaboração de mensagens envolventes e objetivas e que sejam atrativas para o público pagante.

Em algumas situações, é possível denominar o evento com o tema centralizador ou apurar formas de homenagear personalidades científicas que fizeram história em sua área de atuação.

Diferencie os indivíduos do evento

Um palestrante é aquele indivíduo com notório saber em sua linha de pesquisa e que trará informações atualizadas sobre determinado assunto. Por isso, é tendência que esse crachá seja diferenciado dos demais participantes do evento acadêmico.

Além desses profissionais, são oferecidos crachás para indivíduos que mantêm estandes de produtos relacionados ao evento científico, àqueles da comissão organizadora e a outros denominados como moderadores das mesas redondas.

Sendo assim, é aconselhável criar, logo abaixo do nome do indivíduo, as informações relacionadas ao seu propósito, tais como “palestrante”, “expositor/representante”, “participante”, “moderador” e “comissão organizadora”. A palavra “ouvinte” deixou de ser utilizada para aqueles indivíduos que acompanham a palestra e foi substituída pelo termo “participante” devido ao caráter ativo atribuído a essa nova denominação em detrimento da ideia passiva.

Invista em automatização

A elaboração de crachá para evento é uma tarefa complexa, que requer tempo, organização e atendimento à demanda dos participantes pela comissão organizadora de quem participará do evento. Além disso, os crachás podem frustrar as expectativas dos indivíduos mais exigentes quando são confeccionados com materiais de má qualidade ou feitos com pouco esmero.

Por isso, a implantação da automatização para essa tarefa tem despertado o interesse de muitos professores e gestores que necessitam desse artefato, de forma objetiva e prática para todos os envolvidos.

A automatização do processo de elaboração do crachá se inicia com a inscrição online do estudante e termina com a impressão dessa identificação após confirmação de quitação do pagamento.

Dessa forma, a elaboração do crachá será informatizada, reduzindo o tempo para a impressão desses documentos, o espaço para armazenamento e o número de reclamações sobre a grafia incorreta dos nomes.

Elaborar crachá para evento é uma das tarefas principais e exige programação, organização e número suficiente de colaboradores conforme a complexidade e o quantitativo de estudantes inscritos. Após essa definição, é fundamental observar as informações que constarão nessa identificação ou avaliar os custos para a implantação automatizada desse artefato.

E você, já teve problemas para elaborar um crachá? Quais foram as percepções positivas desse artefato? Já passou por outros problemas nos eventos científicos? Então, não deixe de ler como lidar com imprevistos!

DoityTeam

DoityTeam

Somos produtores de conteúdo apaixonados por eventos, vida acadêmica, marketing, vendas, tecnologia e por compartilhar experiências e conhecimento

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