Organizar Eventos

Você sabe como organizar um evento corporativo? Aprenda aqui!

Escrito por: Aline Braz

Você já deve ter se perguntado como é possível organizar um evento corporativo de sucesso em algum momento da sua carreira. Afinal, esse tipo de evento é muito comum de ser realizado e mesmo que você ainda não tenha organizado, com certeza já participou!

Entre os tipos mais famosos estão: congressos, palestras, conferências e simpósios. E nesse texto vamos explicar, de maneira detalhada, qual a finalidade dos eventos corporativos e, claro, como organizá-los para que sejam um sucesso!

Nesse texto você vai aprender:

Preparado? Vamos lá!

O que são eventos corporativos?

como organizar um evento corporativo

São eventos arquitetados para tratar de assuntos com tendência mercadológica e institucional. Podem ser utilizados como estratégia de ações internas, como também para comunicar algum posicionamento ou informação importante a clientes e parceiros.

Esses eventos são oportunidades valiosas para gerar negócios, lançar produtos, anunciar uma nova campanha, ou promover relacionamento – aquele bom e velho networking!

Como organizar um evento corporativo de sucesso? Foque na experiência do participante!

como organizar um evento corporativo

Antes de detalhar os passos necessários de como organizar um evento corporativo, preciso falar sobre a importância de pensar e focar na experiência do participante

Afinal, cada evento é um oportunidade única de ter acesso a um novo conhecimento, ideias novas e oportunidades que podem transformar de algum modo a vida de alguém. Ter essa visão dos eventos fará toda a diferença na sua forma de conduzir a organização. 

Pense em como pode proporcionar um ambiente perfeito aos participantes desde a fase de divulgação à fase do pós-evento. Para isso, conhecê-los é essencial! Saber quais as preferências, a linguagem que utilizam, os conteúdos que se interessam. A ideia é  aprender sobre o universo dessas pessoas, para promover uma experiência significativa e marcante.

#DicaDoity: Falamos mais detalhadamente sobre essa tendência, em como conhecer melhor o seu público-alvo e utilizar as informações que colher, no e-book Design de experiência para eventos. Vale muito a pena ler mais sobre o assunto!

Os primeiros passos de como organizar um evento corporativo

como organizar um evento corporativo

  • Defina metas e objetivos claros e alcançáveis

Antes de qualquer decisão, sente com a sua equipe e estabeleça quais os resultados almeja, para assim traçar os possíveis caminhos que levarão a alcançá-los. Saber onde você quer chegar é muito importante para alinhar as expectativas de quem vai com a proposta do que você, organizador, está oferecendo.

Se não souber como começar, tente responder as perguntas que separamos abaixo:

  • Por que estou organizando esse evento?
  • Qual o público espero atingir?
  • Quais os resultados pretendo atingir?
  • Que experiência quero oferecer aos participantes?
  • Escolha bem a data e o local do evento

Essa decisão é fundamental para o bom andamento de toda organização! Como se trata de um evento corporativo, ele pode sim ser realizado na própria empresa, principalmente, se for voltado à equipe. Mas caso a empresa não disponha de um bom espaço, ou se a ideia é proporcionar novas experiências – tirar as pessoas da rotina e provocar novas sensações – o ideal é procurar outro espaço para o evento.

#DicaDoity: Confira esse texto, onde separamos as melhores dicas de como não errar na hora de alugar o local do evento! 

A data também precisa ser definida com antecedência. Por isso, é importante que a empresa já inclua no planejamento anual o projeto do evento, tanto por questões financeiras, como para analisar qual o período do ano ele se encaixaria melhor.

  • Cuide dos fornecedores

Parte da tarefa de como organizar um evento corporativo é evitar os imprevistos indesejados – uma luta constante! E uma ótima dica é incluir o quanto antes a procura pelos fornecedores. Afinal, será preciso pesquisar os melhores preços, fazer orçamento, marcar reuniões, alinhar prazos e isso demanda tempo. Então, comece pra já!

O que fazer para manter a organização de eventos

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  • Faça um cronograma de ações

Chegou o momento de cuidar dos detalhes da organização e é preciso atenção para manter tudo sob controle desde o início. O ideal é construir um cronograma de ações. Esse é um documento que detalha cada passo da organização, como também a sequência de execução das tarefas, os nomes dos responsáveis, o status da tarefa e observações em geral. 

É muito importante que esse documento seja atualizado com frequência! Pense sempre nos imprevistos que podem acontecer. Ter todas as informações documentadas é um dos passos que precisa ser dado para que tudo flua com tranquilidade.

  • Organize o orçamento

Essa etapa é indispensável, e você sabe bem o porquê! Afinal, trabalhar com as contas em dia e com as demandas na ponta do lápis é o segredo para evitar dor de cabeça. Por essa razão, não descuide do orçamento do seu evento. Defina todos os valores e a tarefa a que serão destinados e faça o acompanhamento através de uma planilha, por exemplo. O ideal é não descuidar nem um minuto dessa etapa tão importante!

#DicaDoity: E por falar em planilha, nós fizemos uma exclusiva e gratuita para orçamento de eventos! Que tal testar agora?

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  •  Monte uma boa equipe

Ter ao seu lado pessoas capacitadas e dispostas a ajudar é essencial! Então, na hora de montar a sua equipe,  busque perfis com experiência na área e dispostos a aprender. Além disso, faça treinamentos e reuniões para promover o entrosamento da equipe.

E não esqueça de estimular seu time! Assim eles não estarão focados apenas no trabalho, visando o que receberão em troca, mas também na satisfação de fazerem parte de algo produtivo e enriquecedor. 

Ofereça o diferencial

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  • Divulgação bem feita e assertiva

Essa é uma das principais etapas da organização de um evento, pois influencia, diretamente, nas vendas. A estratégia que será usada dependerá do seu público-alvo e mesmo que seja um evento interno, apenas para o pessoal da empresa, não deixe de pensar na melhor maneira de comunicar o evento, passar a ideia principal e, claro, animá-los!

Use as redes sociais, e-mail marketing, propagandas offline e, se o evento for pago, você pode oferecer pacotes com descontos para empresas parceiras ou ir em busca de afiliados, que podem vender e divulgar o evento de maneira direta e efetiva. O ideal é fazer seu evento ser conhecido e dar o que falar!

#DicaDoity: Ah, quer saber mais sobre como engajar os participantes utilizando a estratégia do email marketing? Baixe nosso e-book completo e gratuito e aproveite!

  • Parcerias e patrocínios 

Contar com o apoio de parceiros e patrocinadores pode fazer toda a diferença na execução das atividades do seu evento. Mas para conseguir os melhores é preciso saber como e onde procurar, além de saber como fazer propostas e apresentações. 

#DicaDoity: Ensinamos tudo isso nesse e-book gratuito e bem completo. Vale a pena conferir!

  • Busque colher e ouvir os feedbacks

Saber o que as pessoas acharam do evento é muito importante, sabe por quê? Os feedbacks podem te ajudar a fazer eventos cada vez melhores! Lembra do que falei no tópico sobre experiência dos participantes? Não esqueça, em nenhum momento, que seu foco deve ser oferecer a melhor experiência possível. Então, nada melhor do que perguntar a essas pessoas o que elas acharam, analisar cada resposta e levar em consideração os posicionamentos na hora de construir uma próxima edição!

  • Use e abuse da tecnologia 

Se tem um parceiro que pode fazer toda a diferença no seu evento é a tecnologia, até mesmo na decoração! Pois é, você não pode desperdiçar as chances de incrementar seu evento e, a melhor parte, facilitar a sua vida de organizador.

E por falar nisso, plataformas de eventos, como a Doity, são excelentes opções, pois permitem gerenciar todo o evento, desde a fase do planejamento às ações do pós, em um único lugar, dando a autonomia que você precisa.

#DicaDoity: Dá uma olhada nesse post cheio de tendências de tecnologia nos eventos!

  • Valorize seu tempo!

Quanto vale seu tempo? Se você ainda não parou fazer essa pergunta, esse é momento! É muito importante prestar atenção em como otimizar seu tempo, afinal, com ele a gente não brinca. O ideal é buscar melhorar suas ações, distribuir bem as tarefas e não tentar fazer tudo sozinho.

No tópico acima deu pra perceber como a tecnologia contribui (e muito!) com toda a organização do evento. Saber como utilizá-la não é mais uma opção, é a saída para conseguir agilidade e mais tempo para focar no que importa!

#DicaDoity: E para ajudar a poupar seu tempo, separamos nesse texto aqui os principais tipos de eventos corporativos. É só você escolher aquele que melhor se adequa às suas necessidades e começar a trabalhar o quanto antes!

E aí, aprendeu os segredos de como organizar um evento corporativo de sucesso? Agora é hora de colocar a mão na massa! Baixe a nossa Planilha de Planejamento de Eventos, que é gratuita e completa!  

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Aline Braz

Aline Braz

Estudante de jornalismo, produtora de conteúdo, é do sítio, mas vive na cidade. Ama música, livros e viagens

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