Na vida de um organizador de eventos ou acadêmico, pode chegar o momento em que ele será chamado para a missão de produzir um congresso. O que, apesar de um desafio, será muito bom, afinal ter um evento dessa modalidade no currículo pode aumentar a credibilidade do profissional.

Contudo, aceitar essa missão sem conhecer o setor pode ser algo complicado. Por isso, é fundamental saber como organizar um congresso.

O primeiro passo é entender do que se trata: o congresso é um encontro de profissionais, estudantes e especialistas de uma área de conhecimento em comum (medicina, por exemplo). O objetivo é transmitir informações por meio de artigos científicos, pesquisas e palestras.

Agora que o primeiro passo foi dado e já citamos em que consiste um congresso, é hora de ir adiante! A seguir, vamos compreender como é possível produzir um evento do tipo com sucesso.

Quais são as características de um congresso?

Diferentemente de um evento profissional ou workshop, o congresso tem uma grade de palestrantes que são acadêmicos e selecionados criteriosamente. Ou seja: somente professores, pesquisadores e estudantes renomados são convidados para palestrar.

Além disso, as apresentações realizadas são submetidas à aprovação de uma comissão organizadora, além de serem realizados periodicamente, normalmente, uma vez no ano ou a cada dois anos. E outro fato importante é que esse evento pode ser realizado com objetivos e localizações diferentes.

O foco pode ser o networking profissional, a discussão de temas relevantes ou a atualização sobre tendências do mercado, por exemplo. Em relação à localização, é possível promover um congresso internacional, nacional, estadual, municipal etc.

Como organizar um congresso em 9 passos?

1. Faça um planejamento

Quem atua organizando eventos sabe que o sucesso exige um planejamento impecável. E não é diferente na organização de um congresso: é muito importante planejar tudo detalhadamente. Para tanto, faça um levantamento de todas as tarefas que precisam ser realizadas.

Em uma planilha, determine um prazo para que cada atividade seja entregue, estabeleça quem será o responsável por elas e especifique o valor do investimento. Entre as tarefas elencadas, devem constar, por exemplo: locação do espaço, contratação de fornecedores etc.

2. Selecione os palestrantes criteriosamente

O sucesso de um congresso está muito relacionado a seu conteúdo. Dessa forma, os palestrantes devem ser escolhidos criteriosamente. Uma dica para realizar a seleção é priorizar profissionais que atuem como pesquisadores ou professores e sejam renomados no mercado.

É muito importante selecionar pessoas que possam oferecer um conteúdo interdisciplinar com a grade do evento, o que faz com que ele tenha um campo de estudo mais completo e vasto, como também temas relevantes, que tratem sobre novidades da área, levantem discussões e, claro, atraiam o público-alvo.

3. Facilite a submissão dos trabalhos

submissão dos trabalhos científicos que serão apresentados deve ser realizada de forma simples. Atualmente, há plataformas especializadas em receber artigos para congressos e que oferecem segurança e dinamismo para a seleção. Sendo assim, apostar em ferramentas como essas é uma dica importante para realizar uma seleção qualificada e de confiança.

4. Contrate uma equipe qualificada

Organizar um evento sozinho pode ser uma tarefa complicada. Nesse sentido, contar com alguns profissionais encarregados de tarefas específicas é essencial.

Uma equipe qualificada permitirá que as demandas sejam distribuídas de forma correta e que o evento seja realizado com total eficiência. Algumas funções que exigem tal cuidado são:

  • informática, para lidar com a tecnologia;
  • marketing, para lidar com a divulgação;
  • logística, para lidar com tarefas estratégicas.

5. Defina a grade de horários

A programação do congresso precisa ser definida com exatidão e, também, levar em conta uma estratégia coerente, permitindo que os participantes aproveitem tudo ao máximo. Dessa forma, o organizador deve levar em consideração horários para brunch, networking e pausa para descanso. Isso faz com que o evento não se torne maçante para os envolvidos.

6. Encontre um bom local

Após o planejamento, a organização terá uma estimativa de quantos serão os participantes. E, com os dados em mão, é hora de selecionar o local para o evento. Para tanto, é necessário analisar a localização, a acessibilidade e os serviços oferecidos.

Também é importante priorizar lugares com estacionamento. Atualmente, por conta de suas estruturas, muitos hotéis são selecionados para a realização de eventos.

7. Priorize a divulgação

Ter um site é essencial quando o assunto é divulgação (inclusive preparamos um conteúdo com ótima dicas para quem precisa criar um site para eventos, clique aqui para conferir). Ele é muito importante, pois pode te ajudar a atrair futuros participantes e impressionar possíveis patrocinadores, além de conferir credibilidade ao seu evento.

Depois de organizar tudo, chegou o momento de pensar na venda de inscrições. Uma excelente maneira de gerar conversão para o congresso é apostar em uma boa estratégia de marketing. A divulgação em mídias sociais ou um meio off-line específico acaba gerando muitas vendas, pois, quando bem realizada, atinge exatamente o público-alvo do congresso.

8. Emita certificados

Atualmente, obter um certificado de participação é algo bastante valorizado pelos participantes. Isso porque esse documento comprova a presença e, com isso, as pessoas podem inserir a experiência no currículo. Portanto, quem organiza o congresso deve pensar na emissão dos certificados.

Vale lembrar que há plataformas para eventos que podem emitir os certificados com total facilidade e segurança. Geralmente, elas permitem a personalização da certificação e seu envio diretamente para o e-mail dos envolvidos, que pode ser feito até no mesmo dia do evento e enviadas de uma só vez. Caso queira realizar a entrega em papel do certificado, a plataforma também oferece a opção.

9. Anais de eventos

Os anais são a compilação de todos o conhecimento produzido em um evento, tanto para servir de arquivo, como para que alunos e profissionais que não compareceram ao evento, possam a ter acesso a ele, além de contribuir diretamente com o desenvolvimento do meio científico.

A sua forma de produção pode variar entre trabalhos completos ou resumos, que são previamente avaliados e aprovados pela comissão avaliadora do evento, para serem incluídos na publicação.

10. Realize uma pesquisa de satisfação

Após a finalização do congresso, é necessário saber a opinião dos participantes. É ouvindo cada um deles que o organizador poderá compreender os pontos que deram certo e aqueles que ainda precisam ser aperfeiçoados.

A pesquisa deve ser objetiva, avaliar os principais quesitos do evento em uma escala de 0 a 5 e ter uma questão aberta, para que o participante possa, se quiser, deixar sua opinião sobre algo que não tenha sido mencionado.

O recomendado é que o questionário seja enviado um dia após o congresso. Não se esqueça de que é nesse período que as impressões sobre o evento estão vivas na mente dos participantes.

Essas são as questões essenciais sobre como organizar um congresso. Contudo, é importante mencionar que continuar estudando ou lendo artigos é indispensável para que um profissional se aperfeiçoe cada vez mais e esteja alinhado às novidades do mercado.

Essas são as nossas dicas, mas nada melhor do que colocar em prática para saber se você entendeu tudo, não é verdade? Se precisar de mãozinha, para dar o primeiro passo, baixa nosso e-book, é gratuito! Boa sorte e sucesso nos seus eventos! 

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