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Saiba como lidar com imprevistos no dia do seu evento

Escrito por: DoityTeam

Saber como lidar com imprevistos em eventos é uma habilidade que todo produtor e organizador busca com dedicação, não é mesmo? Isso porque, por mais que o planejamento e a organização sejam impecáveis, os riscos sempre vão existir.

Na verdade, os principais erros na organização de eventos são bastante conhecidos e podem ser evitados com algumas boas práticas de gestão de riscos. É necessário, contudo, ter tranquilidade e saber o que fazer nesses momentos de crise, isto é, quando algo sai do eixo ou fora do combinado.

Quer saber como lidar com imprevistos no dia de seu evento? Acompanhe os tópicos a seguir, conheça os principais erros e as melhores práticas de gestão para reagir e prevenir falhas!

Principais imprevistos e erros

Alguns exemplos de imprevistos e equívocos que podem ocorrer durante um evento são:

  • problemas técnicos em equipamentos, iluminação, decoração etc.;
  • atrasos de fornecedores, autoridades ou atrações;
  • superlotação, ou seja, incompatibilidade das dimensões do local com a quantidade de participantes;
  • problemas estruturais com o espaço físico do evento, como dificuldades de acesso, falta de estacionamento para carros, pouca quantidade de banheiros etc.;
  • mal trabalho de divulgação;

Poderíamos citar muitos outros exemplos de imprevistos e falhas na organização de um evento. Todos eles são péssimos e mancham de alguma forma a imagem de quem organiza. Por isso é tão importante cuidar para que as chances de erros sejam reduzidas, ainda mais se tratando de atividades que levam o nome de uma empresa.

Confira, a seguir, algumas dicas para lidar com esses problemas.

Mantenha a calma

É comum que aconteçam falhas durante a organização de eventos, por isso, ao se deparar com alguma situação inusitada, tente manter a compostura e a calma, acima de tudo. Assim, será mais fácil pensar em uma saída rápida e eficaz.

No trabalho de organização de eventos, essa prática é fundamental. Controlar a ansiedade e transmitir confiança nas decisões é a capacidade que um bom líder transmite à sua equipe. Ou seja, consiste não só na habilidade de saber lidar com imprevistos, mas também de preservar o profissionalismo no ambiente em momentos de crise.

Tenha sempre um plano B para lidar com incidentes

Outra questão importante é sempre ter um segundo plano para qualquer tipo de imprevisto ou incidente. Para elaborar essas estratégias, é necessário, antes, fazer um levantamento dos possíveis riscos.

Trata-se da gestão de risco, isto é, prever o que pode dar errado e, para todas essas circunstâncias, ter uma solução. Por exemplo, caso o buffet de última hora dê para trás e informe que não poderá prestar o serviço, tenha contato de uma empresa de confiança que não te deixará na mão. Isso serve para todos os setores de um evento.

Check list

Tal análise pode ser feita a partir de um check list do evento, que contenha todos os dados no que diz respeito a atrações, fornecedores, programação, horários e colaboradores. Esse controle é fundamental para acompanhar o andamento da atividade, manter a organização e reforçar a atenção para o que pode dar errado.

Planeje e identifique os potenciais riscos com antecedência

Para que seja possível colocar um plano B em prática e ter o check list mencionado em mãos é preciso fazer um planejamento adequado para identificar os potenciais riscos com antecedência.

Em linhas gerais, o planejamento serve como base para a gestão de risco e para todo o funcionamento do evento. Além disso, fornece uma visão geral do acontecimento e contribui para todas as etapas, desde a definição dos objetivos e fechamento de contratos até a utilização de ferramentas tecnológicas e a comunicação.

Comunique-se de maneira ágil e eficiente com as equipes

A comunicação, inclusive, é imprescindível para o sucesso de qualquer evento e importante para administrar imprevistos. Atente para esse fator e crie um sistema integrado de comunicação entre sua equipe, envolvendo todos os colaboradores que fazem parte da organização.

Dessa forma, será possível agir de maneira rápida quando algo der errado, bem como ter conhecimento de tudo o que acontece. Lembre-se: o trabalho conjunto é a tática para o sucesso, e a comunicação é o combustível que movimenta essa engrenagem — é a chave para o seu bom funcionamento.

Contrate um seguro

Essa dica é essencial. A segurança e o bem-estar dos convidados do evento são fatores indiscutíveis e devem ser priorizados. Não se pode correr o risco, em hipótese alguma, de deixar que um acidente ocorra e acabe estragando tudo ou prejudicando o estado físico de alguém. Por isso o papel do organizador é fundamental.

Porém, sabemos que nem tudo está sob nosso controle e que algo de errado pode acontecer. Além de tomar todas as precauções para garantir segurança física de todos, deve-se contratar um seguro para amparar eventuais danos que envolvam pessoas ou materiais. Dessa forma, evitam-se prejuízos ainda maiores em caso de problemas.

Formalize os processos por meio de contratos

Outra dica que envolve segurança institucional diz respeito à formalização de acordos por meio de contratos. Além de serem mecanismos jurídicos e administrativos que estabelecem deveres e benefícios, assegura que quem organiza o evento não leve sozinho as consequências de possíveis danos.

Com isso, qualquer relação com fornecedores e prestadores de serviços precisa ser efetivada por contrato, registrando e formalizando todas as condições que correspondem ao trabalho contratado, como responsabilidades e valores, por exemplo.

Seja um organizador exemplar no mercado

A adoção dessas práticas vai garantir o sucesso de seu evento e ajudar a saber como lidar com imprevistos, acredite.

Pode parecer simples, mas não para por aí. Os resultados dos eventos corporativos bem executados são enormes e refletem interna e externamente na empresa.

Seguindo essas dicas, você poderá também conquistar a imagem de um organizador bem-sucedido e, consequentemente, ajudar a marca de sua empresa se destacar no mercado, por meio da realização de eventos.

Para finalizar, vale ressaltar que as estratégias abordadas até aqui podem ser aliadas às técnicas de marketing de relacionamento com os clientes, de modo a estreitar os laços e minimizar os impactos de possíveis erros que podem ocorrer.

Saber como lidar com imprevistos no dia do evento e ter calma para agir rápido e de maneira lógica pode não ser uma tarefa fácil. Por isso é tão importante fazer um bom planejamento antes, adiantar erros que podem acontecer e as soluções para tais, assim como investir em sistema de comunicação integrado na organização, fechar contratos em todas as negociações e contratar seguradoras.

O que achou das nossas dicas? Comente e fale sobre suas experiências com organização de eventos!

Autoria: Fabrika Eventos

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Somos produtores de conteúdo apaixonados por eventos, vida acadêmica, marketing, vendas, tecnologia e por compartilhar experiências e conhecimento

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