Sabemos que uma conferência é uma reunião de pessoas interessadas em discutir um determinado assunto ou problema, com o objetivo de solucioná-lo ou apresentar hipóteses. Por isso, saber como fazer uma conferência é fundamental para o sucesso do seu evento.

O planejamento estratégico é a etapa mais importante para ter a certeza de que tudo sairá conforme o esperado, sem falhas, surpresas ou turbulências. Contudo, quando falamos na organização de uma conferência, são muitos os aspectos que precisam ser considerados: lugar, público, divulgação, inscrições, decoração, materiais necessários e palestrantes.

Por isso, preparamos este material: com ele, você aprenderá a fazer uma conferência de sucesso. Ficou interessado? Então, continue a leitura!

Escolha o espaço ideal

Alugue um espaço onde seja possível ter uma boa troca de informações entre os participantes. Pense bem: um ambiente repleto de móveis, sem ventilação e apertado, não é o ideal, concorda?

Um espaço apropriado é aquele que acolhe confortavelmente todos os convidados e que tenha uma boa estrutura para acomodar os materiais dos quais você precisa.

Além disso, é necessário ter banheiros acessíveis e um espaço adequado para servir a alimentação e as bebidas durante os intervalos.

Selecione os convidados

Pense no público-alvo do seu evento, aquelas pessoas que você tem interesse que estejam presentes. Por exemplo, se a sua conferência é relacionada à área da saúde, de nada adianta divulgá-la para o pessoal da administração, certo?

Foque em estratégias para atingir o seu público-alvo. Aliás, se você já conhece bem o seu público, fica muito mais fácil criar maneiras de engajá-los com a causa, facilitando as inscrições.

Faça um planejamento de divulgação

Crie um site para divulgar todas as informações necessárias sobre o seu evento, tais como: data, horário, local, objetivos, inscrição e patrocinadores.

O site pode ser simples e institucional, contudo, precisa ser personalizado com as cores e ter o mesmo layout utilizado nos materiais gráficos — isso repassa mais confiança e credibilidade para a sua marca.

Faça um planejamento de divulgação, criando conteúdo de qualidade para o seu público-alvo e evidenciando o seu evento em:

  • e-mail marketing;
  • assessoria de imprensa;
  • mídias sociais;
  • materiais impressos: flyers, banners, outdoors e cartazes.

Contrate todos os recursos necessários

Faça uma planilha contendo todos os recursos necessários (e os orçamentos) para o seu evento. Esse checklist é importante para ter a certeza de que você não vai esquecer de nenhum detalhe. Confira algumas ideias:

  • aparelho de som;
  • púlpito (se necessário);
  • alimentação e bebidas;
  • câmera;
  • datashow;
  • pastas, canetas e folhas para anotações;
  • acessórios para as apresentações: pen drive, notebook;
  • decoração;
  • mobiliário;
  • brindes;
  • equipe de trabalho;
  • seguranças;
  • software para inscrição;
  • materiais gráficos;
  • aluguel do espaço;
  • hospedagem e translado dos palestrantes.

 

Treine a sua equipe interna

Você precisa de uma equipe para recepcionar os convidados, realizar o credenciamento e entregar os crachás e os brindes. No entanto, para não acontecer filas e atrasos na programação, é preciso que essa equipe seja muito ágil.

Roteirize as apresentações

Se a sua conferência tiver um ou mais palestrantes (instrutor, monitor, coordenador) roteirize as apresentações: converse com cada membro que vai fazer o uso da palavra a fim de alinhar o tema (evitando que eles falem duas vezes a mesma coisa) e também para confirmar o tempo de apresentação.

Além disso, como se trata de uma conferência em que será preciso discutir o assunto em questão, é essencial que cada um promova um bate-papo interessante com os convidados.

Invista em uma plataforma para o evento

As plataformas para a gestão de evento são excelentes alternativas de redução de custos, além de facilitar a vida do organizador. Elas possibilitam:

  • criar um site personalizado para divulgar o seu evento;
  • facilitar o credenciamento dos participantes;
  • emitir o certificado;
  • fazer as inscrições dos participantes;
  • coletar os principais dados;
  • enviar e-mail com materiais de divulgação do evento.

Organize a emissão dos certificados

Quando você realiza uma conferência, não é interessante que o participante tenha que buscar o seu certificado em outro dia. Sendo assim, muitos organizadores imprimem todos os certificados (mesmo não tendo a certeza de que os participantes comparecerão ao evento).

Contudo, a melhor maneira é investir em uma plataforma de gestão de eventos: com ela, o participante faz o seu check-in automaticamente, e o melhor de tudo: ele pode pegar o seu certificado na saída ou ele pode ser enviado para o e-mail.

Além disso, caso seja do seu interesse, é possível sair no certificado o tempo que o participante permaneceu no evento — dessa maneira, fica muito mais fácil contabilizar as horas para validá-las como atividades complementares no seu currículo.

Aplique uma pesquisa de satisfação

Para saber se o seu evento agradou ao público, nada melhor do que aplicar uma pesquisa de satisfação: envie um formulário personalizado para o e-mail dos participantes.

Avalie os principais pontos do evento: decoração, infraestrutura, palestrantes, equipe, divulgação e reserve um espaço para que ele possa expor a sua opinião sobre os pontos fortes e o que pode ser melhorado.

Assim, quando você criar a próxima conferência, já saberá o que pode ser melhorado e o que precisa ser aperfeiçoado para agradar ao público-alvo em questão.

Mensure os resultados

Faça um relatório final do evento contendo todas as informações sobre ele: justificativa, objetivos, público, relatório financeiro, descrição dos acontecimentos e plano de divulgação.

Ao final, anexe o resultado da pesquisa de satisfação que você enviou por e-mail e faça uma análise geral — essa documentação é importante de ser usada como base para as próximas conferências.

Saiba lidar com imprevistos

Por mais que tenhamos tudo planejado, normalmente acontece algo que está fora do nosso alcance. Por isso, tenha um plano B para tudo o que você considerar que pode dar errado.

Nesse momento, é essencial manter a calma, saber lidar com os imprevistos e contar com uma boa equipe para ajudar a solucionar o problema o mais breve possível.

Como é possível notar, saber como fazer uma conferência de sucesso não é uma tarefa complicada: basta ter planejamento estratégico, criatividade e organização. Assim, tudo sai conforme o esperado.

O mais importante é documentar o evento e aplicar uma pesquisa de satisfação com o público. Dessa maneira, você mensura o que deu certo e o que precisa ser melhorado para um segundo momento.

Com este post, você conferiu algumas ideias sobre como fazer uma conferência de sucesso. Gostou do nosso conteúdo? Então, baixa a nossa planilha de organização de eventos acadêmicos e sucesso! 

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