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Como fazer um evento de sucesso gastando pouco

Escrito por: Karina Melo

Quantas vezes você já se perguntou como fazer um evento de sucesso gastando pouco?

Nós sabemos que essa dúvida pode aparecer, principalmente, se a verba estiver curta. Porém, é sempre bom lembrar que promover um evento bem sucedido não precisa estar ligado a grandes gastos e investimentos, basta que você, organizador, tenha em mãos os custos e acompanhe as metas e orçamentos do evento bem de perto!

Se a ideia é gastar pouco sem perder a qualidade do evento, pode ter certeza que a tecnologia é uma aliada e tanto. Com ela será possível encontrar material rico na internet para que você estude, elaborar planilhas de planejamento, controlar os gastos e ainda utilizar as redes sociais para fazer a divulgação no pré-evento.

Neste texto nós vamos te ajudar a entender o que fazer para evitar gastos desnecessários – através de planejamento, contratação da equipe ideal e da divulgação certa.
Se você está pensando em fazer um evento de sucesso sem gastar muito, confira as nossas dicas!

Planejamento

Para começar a reduzir custos é necessário se planejar. Comece elaborando uma planilha de planejamento, nela você vai descrever todos as etapas do evento – do pré ao pós.

Defina os custos da infraestrutura e dos elementos de ambientação, pense na estratégia de comunicação e o mais importante: mapeie possíveis apoiadores que te ajudem a reduzir custos e gerar receita.

Criar um checklist para acompanhar de perto se todas as atividades do evento estão sendo executadas corretamente em seus devidos prazos é uma ótima forma de evitar prejuízos e imprevistos.

Selecione a equipe e distribua as funções de cada integrante, é sempre bom ter os prazos e metas bem estabelecidos e passar tudo isso para os staffs!

Outra boa forma de se planejar é montar uma agenda descrevendo os eventos que sempre se repetem para facilitar a organização da sua rotina.

Lembre-se: o prazo para começar a se planejar vai depender do objetivo, formato e tamanho do seu evento. Defina isso e comece o trabalho!

Equipe

Para construir um evento de sucesso é importante que todos estejam bem preparados. Se você já possui uma equipe será bem mais prático delegar as funções e entender o que precisa ser aprimorado. Se você não tem, não se preocupe, a melhor forma de reduzir custos, nesse caso, é optar por uma equipe voluntária.

Os staffs voluntários serão responsáveis por planejar e antecipar problemas, monitorar o andamento do orçamento e estar presente no dia do evento para executar as atividades como recepcionar os convidados e realizar o credenciamento.

Se quiser, para conseguir montar uma equipe diversificada, interessada e comprometida com o aprendizado, sem problemas, divulgue as vagas em universidades. Muitos estudantes se interessam pela possibilidade de ganhar carga horária, experiência profissional e enriquecer o seu currículo, participando ativamente de eventos.

Para que tudo corra bem é importante ficar atento às habilidades de cada integrante, elas precisam se complementar para que a equipe seja eficiente e apta a dividir tarefas distintas como: entrar em contato com fornecedores, prospectar parcerias ou tirar dúvidas dos participantes e acompanhar o checklist geral.

É importante lembrar que será necessário realizar um treinamento com os voluntários antes de começar o trabalho. Explique o conceito do evento, qual é o objetivo, onde cada um vai atuar e como executar as funções da melhor forma. Além disso, tirar dúvidas e motivar o pessoal no final do treinamento dá um gás a mais em todos!

Se a sua equipe de voluntários é muito grande – por conta do porte do evento – divida-os em grupos menores e eleja um representante em cada equipe para manter contato direto com você, te atualizando e repassar as suas instruções para os staffs.

Parcerias e permutas

Outra forma de enxugar os gastos e manter a qualidade do evento é através das parcerias e permutas. Elas foram feitas para ajudar você organizador a aumentar o seu orçamento.

O primeiro passo é observar quais serviços são fundamentais para a execução do seu evento e quanto você pode gastar – falamos sobre isso lá no Planejamento. Em seguida selecione as empresas que podem ser possíveis parceiras do seu projeto, analisando se têm a mesma área de interesse do seu evento.

O próximo passo é convencer os parceiros do ganho que eles podem ter ao divulgarem suas marcas no evento – por isso é tão importante ter a certeza que as empresas se encaixam no objetivo geral – mostre todas as vantagens e os ganhos que eles terão com a divulgação, como o aumento da visibilidade da marca e alcance de novas pessoas no mercado.

#DicaDoity – Antes de ficar cara a cara com o parceiro, monte um roteiro de apresentação e treine bastante, afinal, nada melhor do que saber defender a ideia do seu evento e estar pronto para tirar as dúvidas que surgirem na reunião – isso mostra credibilidade!

Divulgação

Promover a divulgação do seu evento não precisa ser uma dor de cabeça – quando o assunto é pouca verba disponível. Você pode optar por investir em ferramentas de grande alcance e pouca necessidade de investimento como:

  • Redes sociais – Uma das possibilidades de utilizar as redes para divulgação é a opção de montar uma página para o seu evento no Facebook. Além disso, é possível criar um evento público ou privado com todos os dados (nome, detalhes, local, data e horário do evento), lá mesmo. Aproveite para convidar os seus contatos e estimular a divulgação entre eles – já que um amigo chama o outro!

Você também pode patrocinar os seus posts e investir no Google Ads – é uma ferramenta de links patrocinados, onde a cobrança é feita baseadas nos clique dos usuários. Utilizar essa ferramenta é uma das melhores formas de obter receita através do marketing digital.

E o melhor, é possível optar por investir um valor pequeno e mesmo assim alcançar um público bem segmentado.

#DicaDoity – O Instagram também pode ser utilizado na divulgação do seu evento. Através da utilização das hashtags nos seus posts será possível atingir o público ideal para participar do seu evento, acompanhar o engajamento de cada postagem e ainda disponibilizar o link para inscrição do evento na sua bio.

Quer saber mais? Dá uma olhada nessas dicas!

  • Grupos de faculdade – Participar de grupos com pessoas que se interessam pelo assunto do seu evento é outra forma de apostar na divulgação com eficiência. Geralmente os estudantes costumam fazer grupos no Facebook e Whatsapp para compartilhar o que diz respeito à vida acadêmica e você organizador pode aproveitar esse ambiente para compartilhar o seu evento! Além disso, a informação dissemina de forma mais rápida, o “espaço” é gratuito e pode atingir muitas pessoas em um curto espaço de tempo!
  • Participar de fóruns – Além dos grupos, as redes sociais também oferecem a possibilidade de participar de fóruns com o público de interesse do seu evento. Essa é mais uma oportunidade de mostrar o seu evento para as pessoas certas!
  • Outros eventos relacionados – Se a sua ideia é alcançar um público segmentado e disposto a participar e investir em eventos, pode optar por realizar a sua divulgação em eventos relacionados.

Quer um exemplo? Digamos que vai acontecer uma feira sobre eventos, e você oferece um serviço de locação de equipamentos. Você pode aproveitar a oportunidade para divulgar o seu serviço de aluguel na feira, já que o público de ambos é o mesmo.

Mas como eu posso aplicar isso na divulgação do meu evento?
É simples, entre em contato com o organizador e combine de enviar um material para ser distribuído junto com os brindes do evento, ou até mesmo disponibilize uma equipe para realizar a panfletagem no local do evento relacionado.

Outra maneira é negociar a exibição de um vídeo institucional que resuma a proposta do seu evento. Antes dos eventos começarem é comum que os parceiros apresentem um material audiovisual no telão e como, nesse momento, as pessoas costumam estar reunidas e atentas, aproveite a vitrine para ampliar o alcance de pessoas e quem sabe fechar novos negócios.

Apostar em montar um stands também pode ser uma alternativa. Coloque a equipe para apresentar o evento, divulgar a programação e até, quem sabe, iniciar as vendas de inscrições lá mesmo!

Ah! O stand não precisa ser muito grande ou elaborado, basta a equipe estar bem treinada e o material de distribuição com informações claras. Se tiver tempo e alguma verba disponível, que tal um brinde para quem for ao stand? A depender da criatividade e utilidade, costuma dar muito certo. Invista!

Lembre-se, o primeiro passo para evitar custos errados com a divulgação é definir bem os objetivos e o público-alvo do evento.

Plataforma de gestão eventos

Definitivamente a tecnologia pode contribuir para diminuir os custos do seu evento – e não só eles – ao utilizá-la será possível economizar o seu tempo, facilitar o gerenciamento e modernizar o seu evento.

Além disso, é muito mais fácil ampliar a comunicação com os participantes e deixá-los bem informados quando nos unimos aos benefícios trazidos pela tecnologia.

Utilizar uma plataforma de eventos é uma das formas mais eficazes de utilizar a tecnologia nos eventos e reduzir gastos. Ela foi pensada para evitar custos como:

  • Gastos com equipe maior: A plataforma te dá autonomia para gerenciar os processos e agilidade para realizá-los. Algumas delas oferecem o “sistema de credenciamento” que facilita o registro da entrada dos participantes, te dá acesso a etiquetas para crachás e proporciona a redução da equipe, afinal agiliza o processo que antes era totalmente manual;
  • Criação do site: Outra vantagem de utilizar uma plataforma é a possibilidade de criar um site personalizado – com identidade visual própria – sem precisar contratar um designer ou uma equipe especializada. Já é uma ótima economia de tempo e dinheiro!

Além disso o site é criado dentro da própria plataforma, o que trás, logo de cara, benefícios como:
– Autonomia para editar o conteúdo;
– Site bem ranqueado nas pesquisas do google – o que já traz uma grande visibilidade para o evento logo de início.
– A possibilidade de começar a vender as inscrições imediatamente e gerar renda para o evento.

  • Venda online: Usar uma plataforma de gestão de eventos evita a necessidade de um ponto físico para vender as inscrições e investir em equipe de vendas. Além disso, traz comodidade para quem compra e quem vende – com segurança em todas as operações.
  • Recebimento antecipado: Em algumas plataformas você recebe o dinheiro das vendas em até 2 dias úteis depois do pagamento do participante. Assim será possível investir no evento utilizando a verba dos pagamentos, sem precisar recorrer a outras fontes como empréstimos ou até mesmo patrocínio;
  • Evitar custos com impressão de certificados: Todo organizador de eventos sabe como é custoso imprimir certificados manuais, um a um. Gasto de tempo, papel, investimento no aluguel ou compra de uma impressora e pessoas para preencher e distribuir os certificados geralmente entram no checklist do organizador.

Mas você sabia que existem plataformas que oferecem soluções integradas para esses problemas? A Doity é uma!

A emissão dos certificados e envio da pesquisa de satisfação são transferidas da função manual – impressão dos certificados e entrega à cada participante ao final do evento – para a função automática – com alguns cliques você envia tudo isso para a caixa de entrada do participante. Isso reduz consideravelmente a quantidade de pessoas contratadas para executar essa função e evita gastos com equipamentos como impressora e papel.

  • Taxa da plataforma: Normalmente essas plataformas cobram uma taxa de serviço, que já inclui os custos com meios de pagamento (cartão, boleto, débito) e que algumas permitem ainda que esse custo da taxa seja repassada para os participantes, permitindo reduzir mais um custo para o evento

#DicaDoity – Quer saber comos os meios de pagamento online podem ser úteis no seu evento? Clica aqui!

O nosso texto reuniu dicas sobre gastar menos e fazer um evento de qualidade. Isso é ótimo, não é? Mas a gente ainda pode te ajudar mais com o nosso e-book para saber como aumentar as vendas do seu evento! Baixe agora, é gratuito.

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Karina Melo

Karina Melo

Estudante de publicidade, produtora de conteúdo, louca por redes sociais e dançarina nas horas vagas

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