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Como fazer a organização completa de um seminário? Aprenda aqui

Escrito por: DoityTeam

Entre as diversas atividades de um estudante de graduação, está a participação e organização de seminário. Um seminário é uma modalidade de evento acadêmico que objetiva discutir, apresentar e compartilhar informações e inovações sobre um tema ou assunto específico em uma das áreas do conhecimento.

Geralmente, pode ser ministrado por um ou mais especialistas no tema. Um dos objetivos é levar ao público uma visão ampla sobre um determinado assunto, podendo apresentar perspectivas opostas ou discordantes. Para saber mais, acompanhe nos próximos tópicos quais são as etapas da organização de seminário. Boa leitura!

Etapas de um seminário acadêmico

Exposição ou apresentação

Efetuada exclusivamente pelos palestrantes, é o momento em que o tema ou assunto do seminário é pronunciado ao público, assim como a abordagem que será utilizada e as possíveis polêmicas em torno do tema.

Discussão ou desenvolvimento

Nesta etapa, o público é convidado a participar com questões, dúvidas, colocações, enfim, é o momento de interação entre palestrante e plateia. É necessário ter um moderador que vai controlar o tempo das falas, mantendo o tempo predefinido para cada debate.

Conclusão ou considerações finais

Esta etapa encerra o seminário, portanto, é o momento em que o palestrante apresenta um resumo do que foi discutido e agradece pela presença de todos os participantes. O moderador também pode ressaltar a importância do evento e convidar o público para uma próxima edição.

Etapas na organização de um seminário acadêmico

Planejamento inicial

Primeiramente, a partir da elaboração de um roteiro, defina o tema e o objetivo principal do seu seminário. Em seguida, faça uma lista dos possíveis palestrantes convidados e, se for preciso, busque indicações de outras pessoas, como professores, pois a escolha certa dos palestrantes é uma estratégia crucial em uma programação atrativa e inovadora ao público-alvo.

Depois disso, estipule um orçamento para a realização do seu evento. Se for preciso, você pode buscar auxílio financeiro por meio de patrocínio ou por meio dos valores cobrados aos inscritos como taxa para ouvintes e para comunicadores.

Também é necessário elaborar um perfil do seu público-alvo, número estimado de participantes e o que eles esperam do seu evento. Analise e inspecione os locais adequados, avaliando elementos como infraestrutura, capacidade de pessoas e a melhor data para a sua realização. Caso seja preciso, contrate pessoal especializado para atuar na segurança, limpeza, buffet e locação de equipamentos, como sistema de som, computadores, entre outros.

Inscrições e divulgação

Para a divulgação do seminário, crie uma estratégia de marketing, como a criação de site, páginas em redes sociais como Facebook e Instagram e o  uso de cartazes e folders,  isto é, dissemine o seu evento por meios online e offline. Crie também uma hashtag, é ótimo para engajar as pessoas, para saber se estão marcando o local do evento o que estão comentado (lá embaixo a gente falar melhor sobre pesquisa de satisfação).

As pessoas adoram interagir e tirar fotos em frente aos grandes painéis com o nome do evento (backdrops), e os patrocinadores ficam super satisfeitos ao ver a sua marca sendo divulgada nas redes sociais. Por isso, contratar um fotógrafo, nesses casos, é quase como fazer uma campanha publicitária para divulgação do seu evento de sucesso.

E claro, estabeleça o tipo e o modo de inscrição. Uma boa opção é utilizar uma plataforma de eventos online para receber e monitorar a quantidade de pessoas inscritas. Durante o seminário, é preciso verificar todos os detalhes do evento, como o número de inscritos, materiais de programação, banners, folhetos, crachás de identificação dos organizadores etc.

Submissão de trabalhos

Um outro elemento que agrega valor à organização de um seminário acadêmico é a submissão de trabalhos científicos e a emissão de certificados. A elaboração de uma área de submissão no seu site é uma boa opção para divulgar e receber os artigos para o seu evento.

A submissão e publicação de trabalhos acadêmicos requer alguns cuidados. Comece definindo a comissão cientifica e, em seguida, elabore um edital, ou seja, um documento contendo todos os critérios para a submissão de trabalhos e o modelo padrão (template) do artigo. Defina o prazo de submissão e o modo de envio, que pode ser  por meio de uma plataforma de eventos.

Estabeleça ainda o número de trabalhos que serão aceitos e identifique os membros da comissão científica. Nesse caso, é fundamental convidar especialistas na área, pois isso confere legitimidade ao seu evento e desperta a participação da comunidade acadêmica, já que a apresentação de trabalhos científicos é uma das experiências que os graduandos precisam desenvolver ao longo de sua formação profissional.

Feito isso, estabeleça critérios para a publicação de anais do seu evento, como a presença dos comunicadores na programação do seminário.  Além disso, você pode buscar meios de identificação de uma publicação acadêmica, conferindo autenticidade e rigor científico ao seu evento.

Dia do evento

O dia do evento finalmente chegou! E a sua atenção precisa ser redobrada com alguns aspectos.
Reúna a equipe e repasse as principais instruções como, conferir os dados dos inscritos e efetuar o credenciamento, colher assinatura de presença, se for o caso (o trabalho pode ser reduzido se optar pelo uso de uma plataforma de eventos em que você consegue fazer a lista de presença online e não precisa de lista impressa), entregar o material aos participantes e direcioná-los ao local de realização do seminário.

É importante relembrar aos palestrantes o tempo disponibilizado para realizar a apresentação, assim você vai evitar atrasos que podem virar uma bola de neve e aborrecer os participantes.

Em relação à estrutura, ainda que tenha se organizado bem, cheque o sistema elétrico do local, verifique se as luzes estão acendendo e as tomadas funcionando corretamente. Aproveite e teste o sistema de som, juntamente com os microfones, o retroprojetor e a conexão com a internet. Lembre-se de deixar as saídas de emergência desocupadas e um médico de plantão, caso algum imprevisto aconteça, você já está prevenido.

Ah, e lembra que mais acima sugerimos contratar um fotógrafo? Entre em contato com o profissional um dia antes entre e confirme o horário de chegada no local. É também bom certificar se os banners estão espalhados de forma estratégica por todo evento e até fora dele.

Emissão de certificados

Para a emissão dos certificados, você precisa atentar para quatro modalidades: ouvinte, palestrante ou comunicador, coordenador de mesa e organizador do evento. A certificação é uma estratégia útil para atrair o público, uma vez que, entre os estudantes de graduação, é preciso computar horas de atividade complementar, com a participação em diversos eventos acadêmicos.

A emissão de certificados também é um recurso que confere rigor ao seu evento, porque confirma o empenho dos organizadores na boa execução e realização, além de traçar um perfil das pessoas que costumam frequentar um seminário acadêmico.

Uma das maneiras mais usuais na emissão de certificados é por meio online. Você pode enviar o arquivo por meio de  uma plataforma de eventos. Para criar o seu certificado, você pode fazer o uso de programas de criação como Photoshop, Adobe Spark e PowerPoint. Outra opção é buscar na internet por modelos prontos, porém, nem todos são editáveis. Ainda assim, você pode se inspirar e criar o seu modelo exclusivo.

Itens de um certificado

Na elaboração de um certificado de participação em um evento acadêmico, você precisa observar alguns elementos essenciais como:

  • logomarca do evento (e dos possíveis parceiros, se houver);
  • assinatura dos responsáveis: geralmente, é a pessoa que ocupa cargo mais alto na organização do evento;
  • carga horária: contagem de horas utilizadas no evento;
  • código de validação, que é um tipo de registro alfanumérico gerado pela plataforma ou instituição organizadora do evento, que autentica o certificado;
  • local e data.

Depois de inserir esses dados, adicione um breve resumo com o título do evento, o nome do inscrito e a modalidade de participação. Em caso de comunicadores, é preciso informar o título do trabalho. Aproveite esse momento do pós-evento para agradecer pela presença e colher um feedback dos participantes a partir de uma pesquisa de satisfação.

Ao aplicar essas etapas da organização de seminário, você certamente poderá executar e planejar o seu evento da melhor forma possível, agregando experiência em sua formação acadêmica e profissional. E claro, lembrando que esse é um evento que tem apresentação, discussão, conclusão de ideias e divulgação de novas abordagens sobre um dado tema, e também requer organização, planejamento, equipe organizadora e palestrantes especializados.

Pesquisa de satisfação

O evento terminou e você precisa focar em organizar o local e devolver tudo como combinado. Mas antes é fundamental entender o que os participantes acharam do evento, se gostaram do conteúdo abordado nas palestras e se a organização atendeu às expectativas. A pesquisa de satisfação vai te ajudar a responder tudo isso, com apenas algumas perguntas que podem ser enviadas por e-mail.

Escreva um texto simpático e educado, agradecendo a presença do participante e o incentivando a responder o questionário, diga que é importante para a melhoria dos próximos eventos, e que a pesquisa foi pensada para ampliar a satisfação dele. Assim será muito provável que o questionário seja respondido com engajamento e satisfação.

Agora que você já sabe como é a organização de um seminário, que tal ter acesso a uma planilha para te ajudar a planejar o seu evento?

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