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Como escolher a plataforma de eventos ideal?

Escrito por: DoityTeam

Além de ter a responsabilidade de gerenciar um evento para que se tenha qualidade e sucesso, um organizador de eventos tem o compromisso de fazer as melhores escolhas. Decidir qual plataforma de eventos utilizar está entre essas decisões importantes. Você sabe como selecionar a ferramenta ideal?

As plataformas de eventos facilitam bastante o trabalho do organizador, auxiliando a gerenciar seu evento de forma prática e centralizada. Elas oferecem ferramentas indispensáveis para a organização de qualquer evento.

Afinal, a tecnologia está disponível para facilitar e simplificar nosso dia a dia.

O dilema que fica é saber qual plataforma de eventos escolher. Para solucionar esse impasse, é preciso analisar quais funcionalidades a ferramenta disponibiliza e se elas atendem suas necessidades. Para ajudar você, Nas próximas linhas, listamos itens que você deve considerar na hora de tomar sua decisão. Confira!

A plataforma de eventos possibilita venda de inscrições online?

Disponibilizar as vendas somente em pontos físicos ou com representantes responsáveis, dificulta o acesso do participante às inscrições, criando um obstáculo para compra. Essa é uma das dificuldades de quem não usufrui de uma plataforma para gerenciar seu evento.

Além das ferramentas como criação de formulários de inscrições personalizados, diferentes tipos de inscrição, cupom de descontos e outros, uma fator essencial a ser considerado é a possibilidade de vender de inscrições online.

Com essa ferramenta, você consegue fazer o controle de suas vendas e ainda oferece ao participante diversas formas de pagamento e parcelamento. A grande vantagem de vender inscrições online é que seus clientes podem comprar em qualquer lugar e qualquer hora. E isso nos leva ao próximo item!

Você consegue ter um painel de controle financeiro?

Com tantas vendas e diversas formas de pagamento, você deve saber que fazer o controle das vendas e das finanças de um evento requisita muito trabalho e cuidado. Entretanto, você não precisa ter dor de cabeça para organizar isso, ok?

Usar uma plataforma que disponha de uma área de controle financeiro descomplica, e muito, sua vida. Escolha uma plataforma que, além de disponibilizar o controle de vendas, ofereça a possibilidade de incluir suas despesas, garantindo assim que as finanças fiquem centralizadas.

É possível criar o site do seu evento direto na plataforma?

Oferecer um site para o seu evento, contendo programação, data, local e informações gerais é fundamental. No entanto, criar um site pode dar muito trabalho, levar tempo e necessitar de um alto orçamento.

Por isso, é importante avaliar se a plataforma de eventos que você vai escolher oferece a ferramenta de criação de sites. Utilizando uma plataforma, você terá autonomia para montar rapidamente o site do seu evento, personalizar e divulgar para seus potenciais clientes.

A ferramenta disponibiliza sistema de credenciamento?

Sabemos que se no credenciamento manual não houver habilidade e agilidade, o check-in pode ser uma péssima experiência para o participante, frustrando-o antes mesmo do evento iniciar. Para solucionar esse problema, procure uma plataforma de eventos que ofereça um sistema de credenciamento.

Ao optar por uma plataforma que ofereça essa ferramenta, você facilitará o registro de entrada dos participantes, terá acesso à etiquetas para crachás e ainda contribuirá para um trabalho de secretaria tranquilo e sem problemas. Ainda há o benefício de oferecer uma experiência mais agradável aos inscritos em seu evento.

Você precisará fazer gestão de trabalho científicos?

Se em algum evento seu você precisou de um espaço para submissão de trabalhos e a única solução foi disponibilizar um e-mail para receber os trabalhos e fazer toda a tramitação deles, você deve saber como esse processo foi trabalhoso e demorado.

Procure uma plataforma de eventos que disponibilize uma ferramenta de gestão de trabalhos científicos. Além de centralizar todos os trabalhos enviados, você terá um espaço específico para gerenciamento total dos trabalhos científicos. É importante optar por uma que ofereça uma solução para todas as etapas desse processo. Ou seja, uma plataforma de eventos completa, como a Doity, que contemple submissão, avaliação, resultados, apresentação e, ainda, publicação de anais eletrônicos.

 A plataforma permite criar e emitir certificados?

Muitos estudantes e participantes de eventos, almejam receber um certificado após o evento, para utilizar como carga horária extra durante a sua graduação. Os produtores de eventos que não utilizam uma plataforma, precisam recorrer a terceiros ou utilizar modelos de certificados prontos para disponibilizar aos seus participantes. Além de não conter originalidade, requer muito trabalho para emitir e enviar os certificados um a um.

A plataforma de eventos ideal deve oferecer funcionalidades que possam ser utilizadas antes, durante e após o evento. Uma delas deve ser a de criar e enviar de certificados online. No entanto, para ser realmente completa, ela não deve permitir somente emissão de certificados para participantes, mas também para palestrantes, organizadores, autores, avaliadores, apresentadores, comissão científica, entre outros.

É possível enviar pesquisa de satisfação para os participantes?

Por fim, mas não menos importante da nossa lista, vamos comentar sobre pesquisa de satisfação. Como já mencionado, a plataforma deve suprir as suas necessidades durante todo o evento, inclusive no pós-evento. Além dos resultados internos, devemos fazer uma análise do evento com outros olhares, e por que não com os dos participantes?

Fazer uma pesquisa de satisfação é importante para uma feedback mais real do evento, possibilitando ao organizador identificar os erros e acertos e fazer melhorias nas próximas edições. Escolha uma plataforma que consiga enviar esses formulários automaticamente para todos os inscritos. Isso irá poupar trabalho e centralizar essas respostas.

Escolher a plataforma de eventos ideal é uma tarefa que exige certa dedicação e, acredite, vale a pena avaliar cuidadosamente. Afinal, nenhum organizador quer ter problemas durante o período de vendas ou credenciamento, certo?

Gostou do conteúdo de hoje? Esperamos que você consiga aproveitar nossas dicas e fazer a melhor escolha para seu evento. Que tal agora conferir 12 razões para usar a Doity plataforma de eventos? Aproveite e boa leitura!

DoityTeam

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Somos produtores de conteúdo apaixonados por eventos, vida acadêmica, marketing, vendas, tecnologia e por compartilhar experiências e conhecimento

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