Histórias de sucesso

História de sucesso: Como a UP Eventos expandiu para outros estados usando a Doity

Escrito por: Aline Braz

Desde o início da graduação em enfermagem, Felipe Johnnata já demonstrava interesse pela área de eventos acadêmicos. Ao terminar o curso não pensou duas vezes em investir na carreira de organizador, começando pela realização de pequenos simpósios em sua cidade, Aracaju-SE.

Hoje já firmado, fundou a UP Cursos & Eventos, uma empresa jovem de treinamento e eventos científicos voltados para a área da saúde e que, este ano, realizou o II Congresso Norte e Nordeste de Feridas e Coberturas para mais de 500 pessoas, em Maceió-AL.

Todo esse crescimento foi possível graças a muito esforço do Felipe e sua equipe e também à parceria que fizemos! Quer saber como ajudamos o Felipe a expandir sua empresa? Então, continua lendo esse post.

“Começamos fazendo simpósios e com o passar do tempo sentimos a necessidade de crescer. Mas não teríamos condições de realizar um evento de grande porte se não fosse com a ajuda da Doity.” – Felipe Johnnata  

Os principais desafios

Os anos de experiência organizando eventos de pequeno porte, permitiram a Felipe analisar quais pontos precisaria mudar a fim de expandir seus negócios. Foi neste momento que, além de detectar suas dificuldades, teve certeza que precisaria de ajuda.

O primeiro desafio a ser vencido foi a falta de capital, afinal de contas, para conseguir realizar um evento de grande porte seria preciso arcar com as despesas de toda a estrutura. Mas como idealizar e providenciar todos esses detalhes, sem conseguir dimensionar quantas pessoas receberia? E como investir nas possíveis soluções sem verba?

Além disso, era preciso dispor de tempo de qualidade para conseguir desenvolver uma melhor comunicação com os clientes e palestrantes, tempo esse que era consumido, em sua maioria, pela parte financeira, pois ele e sua equipe lidavam com intermináveis relatórios, planilhas e inscrições, todas feitas manualmente.

Outro detalhe muito importante a ser corrigido, era a organização da emissão dos certificados, como todos os detalhes de inscrições e credenciamento. Essa era uma das principais necessidades do Felipe, pois ele e uma equipe de 5 a 7 pessoas, trabalhavam, exclusivamente, para elaborar e enviar cada certificado, uma a um a cada pessoa.

II Congresso Norte e Nordeste de Feridas e Coberturas

Como nossa parceria surgiu

A possibilidade de criar o evento, passar a vender as inscrições e só começar a pagar pelos serviços quando as inscrições começassem, de fato, a serem vendidas, foi o que atraiu Felipe à Doity. A possibilidade de não precisar de capital inicial para criar o sistema de inscrições e o site para o seu evento foi o diferencial, pois ele só só passou a ter algum custo a medida que também foi tendo faturamento.

Além disso, outro fator decisivo para que a parceria fosse firmada foi a facilidade de comunicação e o acesso rápido a todas as informações que precisava de forma clara, no próprio site da Doity, sem precisar entrar em contato para solicitar orçamento e ainda ter que aguardar retorno. Assim, em poucos minutos ele conseguiu criar seu site e iniciar suas vendas.

Como ajudamos o Felipe

Foi ainda em 2016 que Felipe fez um teste inicial com a plataforma, realizando eventos gratuitos, para conhecer na prática como ela funcionava, pois sempre surgiam (e surgem!) novas atualizações.

Ao utilizar a Doity para gerenciar as inscrições do seu evento, Felipe passou a contar com a segurança das inscrições confirmadas previamente, e assim ter ideia de quantas pessoas o evento iria receber (lembram que era algo que ele não tinha como mensurar anteriormente?) com o recebimento antecipado das inscrições, que é de 2 dias após cada venda.

Com isso, Felipe teve acesso a receita necessária para realizar os pagamentos e calcular se conseguiria fechar com fornecedores, como também investir em divulgação e inovações tecnológicas.

A plataforma ofereceu muito mais que serviços de organização para o evento, ofereceu a segurança necessária para que o Felipe pudesse se arriscar e investir, cada vez mais, em eventos maiores. Afinal, ele agora conseguia lidar com dados precisos e a confiança das inscrições confirmadas.

Toda a parte financeira passou a ser gerenciada pela Doity e com isso a equipe, que chegou a ser de 11 pessoas, pôde ser reduzida, pois não era mais necessário atualizar inúmeras planilhas, documentos e outras atividades que eram realizadas sem a ajuda de uma plataforma.

Além disso, a elaboração dos certificados, que antes consumia muito do tempo do Felipe e sua equipe, cerca de duas a três semanas para serem confeccionados e enviados, passaram a ser elaborados e enviados todos de uma só vez, com a facilidade de cliques, restando ao organizador apenas a tarefa de responder os e-mails com dúvidas em relação a eles.

As vantagens oferecidas na hora de fazer as inscrições, pelas facilidades de pagamento oferecidas pela Doity, como o parcelamento por cartão de crédito, trouxeram um diferencial para os eventos do Felipe, pois nenhum dos outros eventos concorrentes ofereciam esses benefícios.

“O diferencial que a Doity trouxe através das formas de pagamento oferecidas, foram essenciais para nos destacar dos outros realizadores de eventos.” – Felipe Johnnata  

Focar no que é importante!

O tempo que antes era destinado, exclusivamente, à organização do evento, com a automação dos processos da secretaria passou a ser utilizado para pensar em estratégias de marketing e na busca por inovações a cada evento.

“Com a Doity, redirecionamos a nossa atenção para outros pontos, como marketing, divulgação, redes sociais. Não estou mais preocupado com as inscrições, por exemplo, por conta da facilidade de pagamento e pelo fato da plataforma fazer toda a gestão desse processo”. – Felipe Johnnata

A diminuição das filas, através do credenciamento facilitado pelo check in da Doity, também foi um fator muito importante para o crescimento dos eventos, contribuindo até mesmo para o marketing e a divulgação, pois eles chegaram a incorporá-la como uma marca de seus eventos, chamando de “Sistema fila 0”.

II Congresso Norte e Nordeste de Feridas e Coberturas

Resultados

Nossa parceria deu mais que certo e com certeza está só no início. Afinal de contas os eventos da UP Cursos tem crescido bastante e os planos para ainda este ano, são de realizar de 8 a 9 eventos em outros 4 estados do nordeste.
Nessa jornada de parceria os principais resultados alcançados, foram:

  • Redução da mão de obra de 11 para 2 pessoas;
  • Diminuição dos custos;
  • Automação das atividades da secretaria do evento;
  • Redução do tempo gasto com atividades manuais;
  • Ganho de tempo de qualidade para investir em inovações e na relação com os participantes e palestrantes.

“Enxergar que a Doity reduziu os custos, alterou a qualidade dos eventos e ajudou a expandir minha empresa é algo nítido.” – Felipe Johnnata

Aline Braz

Aline Braz

Estudante de jornalismo, produtora de conteúdo, é do sítio, mas vive na cidade. Ama música, livros e viagens

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