Organizar Eventos

Como criar um evento que se torne uma experiência única

Escrito por: Fernanda Lins

Experiência já pode ser considerada uma palavra da moda, sim! Muito mais que um dia proveitoso, todo organizador deseja criar um evento que seja uma experiência incrível e positiva para o participante. Esse conceito é bem útil quando a gente percebe que ele entrega algo super importante: a relação completa entre um evento e quem participa dele.

Essa sensação de satisfação ao participar de um evento de qualquer natureza fica resumida na vivência que começa desde o primeiro contato do participante, até depois do evento. Afinal, quem não quer deixar ótimas lembranças? Para isso, a gente preparou um texto com todo carinho e você vai entender como trilhar o caminho da melhor forma e criar um evento incrível do começo ao fim.

Boa leitura!

Etapas para criar um evento único e de sucesso

Planejamento

criar um evento

Antes de tomar qualquer decisão, planeje-se. Coloque tudo – tudo mesmo! – em uma planilha – a gente fez essa aqui, dá uma olhada. É muito importante ter a noção exata do que será necessário para realizar um evento completo. Se as etapas forem bem sistematizadas, o organizador não se perde entre papéis e tem uma visão geral de tudo!

E o que colocar nessa planilha? Por exemplo, defina o objetivo do seu evento. Saiba o que pretende alcançar com ele e assim estabeleça as estratégias. Quer conseguir mais clientes? Reforçar a marca da empresa? Discutir uma novidade científica? Pensar em novos rumos para uma área do conhecimento? Tudo isso e muito mais são perguntas importantíssimas de serem respondidas.

Quando perguntas como essas daí de cima tiverem respostas será possível pensar no público-alvo. Não esqueça: criar um evento que agrade a todos os públicos é uma tarefa quase impensável. Alguns, claro, atingem um público maior, mas ainda assim é sempre importante direcionar a divulgação e a programação para onde estará a maioria dos possíveis participantes.

Em resumo, a gente quer dizer que você precisa entender que público poderá comparecer ao seu evento. Esse, sim, merece toda a atenção para ter uma experiência única! Ah, use um checklist para acompanhar e saber se as atividades de cada etapa estão sendo cumpridas.

#DicaDoity – Boas leituras são sempre bem-vindas, não é mesmo? Então, confere essa lista que a gente preparou para te ajudar na jornada de organizar um evento. Com tanta coisa boa, com certeza, vai ficar mais fácil.

Marca, conceito e identidade: como criar um evento inesquecível

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Imprimir uma identidade visual ao seu evento vai dar, além de credibilidade, a sensação de cuidado e profissionalismo com o futuro participante. Uma marca que seja convergente à proposta do evento pode resumir muito bem o início de uma boa experiência. Os conceitos, a forma, as cores, e até a tipografia (a fonte) escolhida, vão dizer bastante sobre essa sensação de empatia.

Então, siga as dicas:

  • Conheça bem o seu evento
  • Pense no público-alvo
  • Mostre personalidade
  • Evite excessos
  • Cuidado com tendências
  • Pesquise antes de decidir

Vale dizer que existem profissionais capacitados para trabalhar marcas e identidades visuais. Não caia em ciladas. Dá uma conferida no orçamento do evento e saiba que vale a pena investir em gente capacitada. E nunca é demais reforçar que, em caso de dúvidas, a simplicidade é ótima companheira da elegância!

Local do evento

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Escolher o lugar adequado é super importante e vai refletir na percepção do participante. Por exemplo: na forma como as palestras serão absorvidas, como o produto ou serviço será visto, como as discussões serão encaradas e até a participação em atividades simultâneas ao evento.

E não se engane: a escolha do local pode influenciar diretamente na decisão de participar ou não do evento. Selecionamos alguns critérios a serem levados em consideração na hora de alugar o espaço e se tiver mais dúvidas, dá uma olhada nesse texto:

  • Acústica e climatização
  • Acessibilidade
  • Segurança
  • Conforto

Site e inscrições

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Há dois momentos decisivos na experiência de um possível participante. Em ambos, a facilidade é característica fundamental. Um deles é o acesso às informações do evento. Não dá para fugir: faça um site em que o participante consiga acessar de maneira simples e intuitiva a programação do evento, fotos e depoimentos – se tiver, claro – das edições anteriores, ou mapa do local.

O segundo momento decisivo é a venda de inscrições. Se seu evento vende inscrições online, é mais um motivo para você ter cuidado redobrado com o site. A ideia dessa modalidade é tornar o processo de compra simplificado, então se o site é mal construído, não oferece facilidade nos meios de pagamento, tem muitas fases até a conclusão da venda, é preciso rever essa etapa.

#DicaDoity – A construção do site é, de fato, muito importante para o sucesso do evento. Sobretudo, como já falamos no texto, se ele também tiver a função de vender as inscrições. A gente fez um raio-x com tudo que um organizador deve observar no site para evitar fracassos. Dá uma olhada aqui e boa sorte!

Atendimento e suporte

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Se um participante ou um futuro participante precisar ser atendido pela organização do evento, esse atendimento precisa ser impecável. Nessa hora não há espaços para erros! Sabe por quê? Além de ser um contato mais direto e personalizado do participante com a organização, possivelmente, se ele precisa de suporte é porque tem alguma dúvida.

É imprescindível ser cordial, atencioso, educado, e é necessário estar por dentro do evento e do andamento das etapas para tirar as dúvidas e conseguir solucionar os problemas. O bom atendimento é aquele que resolve. A máxima é: para problemas, entregue soluções. Então, disponibilize canais de contato, como e-mail, telefone, chat e as redes sociais, claro, hoje elas são grandes aliadas e muito acessíveis.

E como as dúvidas, cedo ou tarde, vão aparecer, não ignore o atendimento. Esteja preparado para as demandas: selecione alguém com traquejo, boa comunicação e jogo de cintura para a função. Treine, explique tudo sobre o evento e não haverá segredos!

Marketing

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A alma do negócio ganhou novas formas de expressão. Hoje, além das mídias tradicionais, é possível causar ótima impressão e experiência ao participante com um orçamento mais reduzido: ao criar um evento, basta escolher os canais certos e divulgar com estratégia. O que isso quer dizer?

Ofereça conteúdo a quem pretende participar do evento. As pessoas precisam saber que o evento terá diferenciais, novidades, ou convidados de referência. Esse conteúdo pode ser entregue de várias formas: postagens para redes sociais, textos para blog, e-books, fóruns de discussão, newsletter e com uma ótima estratégia de e-mail marketing, quando você vai nutrir o participante de informações relevantes.

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Parcerias

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Para criar um evento cheio de bons momentos é preciso investimento! E como, muitas vezes, o orçamento é apertado, ir atrás de parcerias e patrocínios é uma excelente saída. Além de ajudar nos custos, as parcerias dirão muito sobre os propósitos do evento, porque uma excelente forma de endossá-los.

Se o evento é sobre sustentabilidade, por exemplo, nada melhor do que dividir o espaço com produtos e serviços que ponham em prática essa ideia. Por isso a importância de procurar parceiros estratégicos e que se alinhem à ideia, ao público e aos objetivos do evento.

Entenda: o dinheiro e as outras formas de investimento são muito importantes, mas a percepção e a vivência de quem está no evento vai muito além da grana, e resultará na experiência do participante que a gente já conversou tanto!  

Design de Experiência

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Criar um evento é criar uma experiência que será vivida por pessoas. Isso é tão fundamental que há um conjunto de métodos e estratégias para se guiar nesse caminho com sucesso: o Design de Experiência, que vem da sigla em inglês, User Experience Design (UXD).

O objetivo é olhar para pessoa – participante ou futuro participante -, começar a entender seus gostos, anseios, o porquê do interesse no evento e até os melhores momentos para interação. Na prática, é como entender que um evento pertence a quem irá participar e não a quem organiza.

Aprende mais sobre o assunto aqui, é incrível!

Dia do evento

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Receba bem os participantes, eles vão adorar uma recepção agradável, e nem precisa de muito. Uma equipe bem treinada, simpática e pronta para direcionar todo mundo é um ótimo começo! Para manter a boa impressão, capriche na secretaria do evento e organize um credenciamento ágil e sem muitas etapas – sim, é possível!

As filas são as maiores inimigas no dia do evento. Faça de tudo para evitá-las. Ninguém gosta de perder tempo, ficar em pé, ou se atrasar para algo da programação porque o credenciamento é burocrático, ou não há equipe suficiente para realizá-lo com a agilidade necessária. Evite imprevistos, programe-se.

Além disso, sua equipe deve estar a postos para tirar dúvidas, indicar onde ficam os banheiros, locais de coffee-break, saídas de emergência, secretaria, bebedouros etc. Todo mundo que trabalha no dia do evento deve ser facilmente identificado, isso demonstra organização e preocupação com o participante. Providencie crachás e, se possível, uma roupa que leve a identidade do evento.

Pós-evento

criar um evento

Esse momento é tão importante quanto qualquer outra etapa que antecede o evento, porque agora é a hora de emitir os certificados e saber o feedback dos participantes. Para os certificados, procure soluções que você consiga entregá-los logo depois do fim do evento. Tenha certeza: os participantes vão amar a agilidade!

Aqui a gente te diz como.

Em relação às pesquisas de satisfação, nunca deixe de fazê-las. O ideal é sempre saber a impressão de quem participou do evento. Críticas, sugestões e elogios devem ser bem-vindos porque ajudam a evoluir. Dessa forma é possível construir algo que seja verdadeiramente especial. E qual participante não quer se sentir assim?

Gostou das dicas? Agora é colocar tudo em prática e o caminho será um só: criar um evento incrível. Para te ajudar ainda mais, baixe o e-book do banner abaixo, é gratuito!

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Fernanda Lins

Gestora de marketing e de conteúdo. Uma jornalista que já quis ser escritora. Apaixonada por palavras, praia e futebol

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