Histórias de sucesso

Como a Doity agilizou a submissão de trabalhos e gerou economia de 30% em um evento

Escrito por: Karina Melo

A II Jornada de Ultrassonografia, da Associação Brasileira de Ultrassonografia, aconteceu no dia 4 e 5 de agosto de 2018. Esse ano a edição teve a submissão de trabalhos facilitada e reduziu em 30% os gastos do evento devido a mudança no processo de gerenciamento.

O evento, que teve 274 inscrições confirmadas e reuniu mais de 250 participantes presentes, trouxe 14 palestrantes de diversos estados do país e surpreendeu os participantes com a apresentação de uma programação que mesclava teoria com cursos práticos, além de oferecer pausa para o coffee break e sorteios.

A jornada foi realizada pela organizadora de eventos Andréa Chamusca e contou com a ajuda do presidente da SBUS – uma parceria entre a Associação Brasileira de Ultrassonografia e a Sociedade Brasileira de Ultrassonografia.

Andréa, que iniciou a sua carreira de organizadora acadêmica a 3 anos, contou um pouco sobre a experiência da realização, classificando essa edição como bem sucedida graças a praticidade que a Doity ofereceu.

“A Doity mudou a forma de organizar o evento. Agora a gente gerencia de um jeito mais prática. E o melhor, você pode fazer vários eventos ao mesmo tempo”, contou Andréa Chamusca.

Problemas

No decorrer da construção do evento alguns desafios foram encontrados. A edição anterior já demonstrou que era preciso otimizar processos e melhorar 4 pontos específicos, são eles:

  • Atendimento e suporte:

    Antes de utilizar a Doity, a organizadora tinha problemas com a dinâmica do atendimento e suporte para o gerenciamento do evento e esclarecimento de dúvidas. Já que precisava de soluções rápidas, então, decidiu procurar uma alternativa que facilitasse o processo.

“A maior dificuldade era o contato com as pessoas, esse tipo de problema não deveria existir em nenhum tipo de serviço. O diálogo com a Doity foi super simples e esteve presente em todo o gerenciamento do evento.”, relatou a organizadora.

  • Avaliação dos trabalhos científicos:

    O processo de avaliação dos trabalhos era bem complicado, sempre feito manualmente, ocupava o tempo da equipe e apresentava falhas por demandar muita atenção e responsabilidade com prazos, recebimento, envio e entrega.  

“O processo é esse: precisamos mandar para todos os avaliadores – um por um – os trabalhos por e-mail para que eles respondam e avaliem. Além disso, a gente tem que fazer, em Excel, uma planilha com as avaliações de cada um”, enumerou Andréa.

  • Sorteio:

    Os sorteios que aconteceram nas edições passadas nunca foram considerados como “uma atividade simples”, conta a organizadora. Além da dificuldade para executar o processo manualmente ainda era preciso lidar com a cobrança dos patrocinadores.

“Às vezes, você desiste de fazer porque é tão complicado de distribuir e operacionalizar um sorteio que nem vale a pena. Além disso, o patrocinador quer sortear e a gente precisa dar senha, número, numerar crachá e pulseira, perde muito tempo”, disse a gerenciadora.

  • Entrega dos certificados para os envolvidos no evento:

    Esse é outro processo que gerava complicações. Muitas vezes o participante não recebia o certificado imediatamente, ao final do evento, devido a problemas na digitação e envio do e-mail ou até por falta de atenção da equipe.

“Às vezes você manda e ele não recebe, então precisa perder tempo repetindo o processo”, explicou a coordenadora.

O maior desafio

submissão de trabalhos

A submissão de trabalhos foi apresentada como o maior problema do evento. A organizadora contou que no processo manual era necessário submeter os artigos para uma pré-avaliação – enviar para análise da estrutura, regras e coerência do tema -, entender se o trabalho estava cumprindo as normas e depois enviá-lo para que o aluno fizesse os ajustes. O próximo passo era encaminhar para o avaliador colocar a nota final.

O organizador é o intermediário de todo esse processo de envio, recebimento e encaminhamento dos artigos durante o período de submissão. Imagina fazer tudo isso manualmente! Essa era a realidade da equipe da SBUS até conhecer a Doity.

Soluções encontradas com a Doity

Para resolver os problemas encontrados na edição anterior e ter sucesso no evento que se aproximava, Andréa, resolveu investir em uma nova plataforma com ferramentas destinadas a eventos acadêmicos.

“Isso facilita muito porque a maioria das plataformas são de eventos como shows e entretenimento. A Doity é mais específica para o universo científico, isso é muito bom porque facilita vários processos que teriam que ser feitos manualmente.”, citou Andréa Chamusca.

A organizadora conheceu a Doity em março de 2018 através da indicação do presidente de uma regional da SBUS em Salvador e logo lembrou do nosso gerenciador para facilitar a tarefa.

O retorno não poderia ser melhor, além de automatizar a submissão de trabalhos científicos a plataforma também ajudou na redução do trabalho, facilitou as inscrições, produção de relatórios e cadastro dos participantes.

Economia de 30% no evento

Além de todos esses benefícios, utilizar a plataforma proporcionou uma economia de 30% do tempo e redução da equipe. Isso porque ficou muito mais fácil gerenciar as atividades como: gerar e imprimir as etiquetas antecipadamente, ter o controle das inscrições e da entrada e saída do pessoal – para adequar a carga horária.

Além disso, facilitou o envio dos certificados, que é feito para o e-mail do participante junto com a pesquisa de satisfação. Isso melhorou o recebimento de feedbacks de um jeito simples – e que agrada a maioria dos envolvidos – sem gastar tempo e energia da equipe.

Outros benefícios

submissão de trabalhos

A plataforma possibilitou a produção de crachás personalizados e ajudou a secretaria a se tornar prática e assim fugir de grandes filas desnecessárias – já que o check-in dos participantes com QR Code demora poucos segundos, diferente da realidade vivida pela equipe antes de utilizar qualquer gerenciador de eventos.

“A parte de check-in é muito mais rápida porque o participante pode levar o voucher impresso ou no celular então é bem mais prático.”, descreveu Andréa.

Outro benefício foi a facilidade no acompanhamento do pagamento, entrega dos certificados e realização de sorteios sem complicação. A facilidade de realizar a pesquisa de satisfação e fazer uma planilha desses dados ao final do evento foi uma solução que a organizadora adorou e notou ganhos na comunicação com os inscritos.

“Fazer uma pesquisa de qualidade ao final do evento, pedir a opinião do que o inscrito gostou e a gente conseguir planilhar isso, de uma forma prática, também é um ganho grande para o participante.”, detalhou a organizadora.

Não há dúvidas que a nossa parceria foi um sucesso, por isso, já estamos escalados para participar da equipe na próxima edição da Jornada de Ultrassonografia. Temos certeza que mais uma história de sucesso está por vir!

Karina Melo

Karina Melo

Estudante de publicidade, produtora de conteúdo, paulistana, louca por redes sociais e dançarina nas horas vagas

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