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App de check-in para eventos: como otimizar o credenciamento

Escrito por: Karina Melo

Você já ouviu falar em app de check-in para eventos?

Se já, com certeza notou que ele traz inúmeras facilidades para o evento como: economia de gastos com equipamentos, redução da equipe no momento do credenciamento ou até mesmo – em casos de eventos de pequeno porte – a substituição de parte desta secretaria pelo uso do aplicativo.

Se você não sabe sobre o que estamos falando, calma, vamos te explicar!

Um app de check-in para eventos é uma ferramenta que auxilia no processo do credenciamento, trazendo autonomia para o organizador que pode acompanhar e gerenciar o processo de forma simples.

Ficou interessado? Continue a leitura!

Diminui o espaço

Com o app, o organizador não precisa ter um espaço grande para realizar o credenciamento, sabe por quê?

Quando se usa equipamentos, como computadores, o espaço para a secretária precisa ser maior, isso faz com que os custos aumentem e sejam gastos investimentos que poderiam ir para outras áreas do evento, como divulgação, palestrantes ou brindes para sorteios.

Com o app, é possível realizar o credenciamento utilizando apenas o seu smartphone , sem precisar se preocupar em realizar o processo manualmente e conferir os dados de cada participante, um a um. Muito mais simples e prático, não é?

Reduz a equipe

Todo organizador de eventos sabe como é necessária uma equipe grande para realizar o credenciamento, emitir certificados, entregar brindes. Contratar tanta gente para realizar as atividades no dia do evento acaba aumentando consideravelmente os seus gastos.

Quando a equipe cresce, o espaço precisa ser maior, os equipamentos também vão aumentar, fora que é necessário contratar pessoas qualificadas para conferir os dados dos participantes, gerar etiquetas, distribuir os crachás.

Ufa! Facilitar a execução dessa etapa vai diminuir a sua equipe e de brinde simplificar o processo do começo ao fim!

Quer um exemplo? Lá vai!

Dependendo do porte – principalmente em eventos realizados na faculdade – os membros da secretaria podem baixar o app no seu próprio celular e realizar o credenciamento sem a necessidade de uma equipe para isso.

Devido a agilidade do processo, o organizador não precisa ter a mesma quantidade de pessoas no credenciamento, ou seja, redução de custos e aumento de caixa para investimento em divulgação, programação atrativa, palestrantes, enfim, na melhoria da experiência geral dos participantes.

(Há um tempo atrás, nós contamos a história do Felipe e sua empresa. Ele utilizou a tecnologia, escolheu a ferramenta certa e conseguiu reduzir a sua mão de obra que antes era composta por 11 pessoas, para apenas 2 – é isso mesmo, houve uma redução de 81% da equipe. Dá uma olhada!)

Evita gastos com equipamentos

É comum que os organizadores, para realizar o credenciamento, tenham gastos com o aluguel de computadores. Além dos custos, há riscos de incidentes no deslocamento e prejuízos indesejados.

Com o app, o organizador não precisa se preocupar com gastos ou transporte dos equipamentos já que o leitor de código de barras só precisa de um smartphone ou tablet para começar a credenciar. Ah! Não esqueça, internet no local também é fundamental, sem ela não será possível se conectar à rede e realizar o processo.

Evita filas

O segredo de reduzir as grandes filas do seu evento e de bônus evitar reclamações, impaciência e diminuição da satisfação dos participantes é minimizar os processos burocráticos e agilizar a conclusão das etapas, para solucionar esse problema, usar o aplicativo de check-in é uma ótima opção.

Independentemente do porte do seu evento, é importante sanar as expectativas do participante, o app proporciona isso, basta posicionar o leitor próximo ao QR Code, conferir o nome do participante e pronto, o credenciamento é realizado. Isso diminui o tempo de permanência nas filas e torna a experiência dos participantes muito mais agradável e satisfatória.   

O app de check-in para eventos agiliza o credenciamento  

A hora de confirmar a presença de cada participante não precisa ser tensa ou demorada. Com o app é possível encontrar cada um através da leitura do código de barras do voucher recebido no momento da inscrição.

Mas, e se o participante não estiver com o voucher em mãos?

Não tem problema! Há soluções em que é possível credenciá-lo com apenas um clique, através da função de pesquisa do app. Basta digitar o nome do participante, realizar a busca e finalizar o processo. Isso vai otimizar o seu tempo e, de bônus, contribuir para uma experiência agradável a todos.

Evita listas de frequências

Produzir uma lista de frequência demanda tempo e muita atenção do organizador. É necessário verificar e listar todas as pessoas que confirmaram pagamento e recolher a assinatura de cada uma no dia do evento.

Isso não será mais um problema já que a função do aplicativo é realizar o credenciamento com agilidade. Como o app é vinculado a uma plataforma de eventos todos os dados necessários para acompanhar o processo ficam armazenados lá.

O app evita a lista de frequência, porque registra presença sem a necessidade de recolher assinaturas, basta o participante informar o seu nome ou levar o comprovante de inscrição, no dia do evento. O app faz a leitura do código e em alguns segundos o credenciamento é realizado.

Com o app também é possível saber quem esteve presente e foi credenciado. Assim fica mais fácil acompanhar a entrada e saída e enviar os certificados com a carga horária correta para cada participante ao final do evento.

Quer mais uma vantagem? Que tal, realizar sorteios somente com quem se inscreveu e está presente!

Isso evita aquele desconforto que ocorre quando o mediador sorteia vários nomes, até encontrar um participante no local, e acaba atrasando o seu evento.

#DicaDoity – Caso você não queira abrir mão da lista de frequência, pode utilizá-la para recolher assinaturas e contabilizar a presença do pessoal nas atividades como: minicursos, palestras e workshops. Assim, você pode gerar certificados específicos para cada atividade do evento.

A lista também pode ser utilizada para um controle que o participante esteve mesmo no evento e seja fácil comprovar em caso de pedido de reembolso, por exemplo.

Otimiza o tempo

Definitivamente, utilizar um leitor de check-in otimiza bastante o tempo do organizador e dos participantes que, geralmente, são expostos a grandes filas para confirmar sua presença e ter acesso ao evento.

Realizar o processo inteiro de forma manual torna os problemas mais recorrentes, você precisa confirmar os dados dos participantes, ficar atento a erros de escrita, imprimir listas e até monitorar se as assinaturas estão sendo recolhidas corretamente.   

Com o app é possível realizar tudo isso através de uma leitura instantânea, depois de 3 segundos todo o processo é realizado. Bom, não é?

Viu como é fácil otimizar o credenciamento do seu evento? Agora que você já aprendeu tudo sobre o app de check-in para eventos, clique aqui para criar um evento na Doity e começar a credenciar de um jeito diferente!

Karina Melo

Karina Melo

Estudante de publicidade, produtora de conteúdo, louca por redes sociais e dançarina nas horas vagas

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