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Agência ou plataforma de eventos: qual devo contratar?

Escrito por: Fernanda Lins

Dar o primeiro passo na organização de um evento e decidir sobre todos os detalhes nem sempre é um tarefa simples, por isso, se algo ou alguém vem somar e tornar as etapas mais fáceis é sempre bem-vindo. Se você é um organizador de eventos deve estar em dúvidas sobre como buscar ajuda: agência ou plataforma de eventos, qual dos dois será mais útil? Já adianto que os dois são complementares! 

Ficou surpreso? Pensou que eram ideias excludentes? Isso é comum acontecer, muitos fazem a leitura de que os dois são concorrentes, mas a ideia desse texto é, exatamente, essa: te mostrar que o questionamento entre agência ou plataforma de eventos deve ser substituído pela afirmação agência E plataforma de eventos. Continue a leitura e entenda o porquê! 

Agência ou plataforma de eventos: o que faz cada uma 

Muita gente acha que ao organizar um evento precisa fazer uma escolha: contratar agências ou plataformas de eventos, porém, uma realiza atividades complementares à outra. Enquanto as agências contam com atendimento personalizado, a contratação de fornecedores, logística, escolha de equipes; as plataformas agilizam todos os processos, do credenciamento à emissão de certificados.  

Agências de eventos 

Para escolher uma agência de eventos é preciso levar em consideração diversos fatores, sobretudo, a experiência da empresa no mercado. As agências serão responsáveis por atividades em que o contato, o relacionamento e o atendimento são indispensáveis. E fazer isso bem as tornam imprescindíveis para organizar um evento de sucesso! 

Características como bom networking, portfólio na área, disponibilidade e contatos com bons fornecedores devem ser sempre observadas. É fundamental ter uma equipe a seu lado para conseguir dar contas das demandas, do planejamento até o dia do evento – você verá mais abaixo como o pós-evento vai ficar mais simples com a ajuda de uma plataforma de gestão de eventos. 

Antes de escolher a agência ideal, procure saber se ela: 

  • É criativa;
  • Comunica-se bem com parceiros;
  • Organiza eventos inovadores;
  • Tem contatos com a imprensa;
  • Tem bons fornecedores;
  • Utiliza a tecnologia.

Outra função importante da agências de eventos é escolher bem a equipe para trabalhar no dia do evento: selecionar bem quem vai recepcionar, participar do credenciamento, tirar as dúvidas e guiar os participantes é fundamental. Esses são os primeiros contatos que o participante tem no Grande Dia, então, procure ouvir outros colegas organizadores e pesquisar opiniões sobre as agências. 

A agência escolhida deve valorizar a experiência do participante. Cada detalhe precisa ter esse objetivo! E experiência é muito mais que receber brindes ou as palestras começarem na hora. A sensação de que o evento foi incrível e correspondeu às expectativas vai além. Para saber mais, baixe o e-book que fizemos para te contar os segredos, é gratuito. 

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Plataformas de eventos 

Para somar e facilitar o trabalho das agência, as plataformas de eventos – se você não conhece uma, dá uma olhada aqui em todos os detalhes – existem para automatizar os processos, diminuir os gastos e, claro, diminuir o tempo investido em algumas tarefas, já que todo mundo sabe o quanto um organizador vive atarefado! Com uma plataforma, você terá autonomia para conduzir as atividades da maneira que desejar. Independência é tudo! 

Por falar em otimizar o tempo, a Karina tem um questionamento importante no nosso blog: Organizador, quanto vale seu tempo? Já pensou sobre isso?! A reflexão vale a pena! E agora, vamos conferir o que uma plataforma de eventos pode fazer por você? Segue o fio abaixo! 

Site e venda de inscrições

A venda de inscrições online é incrível! Com ela, você consegue diminuir o tempo de compra, evita pontos físicos, oferece diversas formas de pagamento ao participante e ainda conta com a seguranças nas operações financeiras. Dentro da plataforma você faz o seu site em poucos minutos, personalizando tudo para ficar com a cara do seu evento e já começa a vender as inscrições. 

Credenciamento 

Essa é uma das etapas que mais compromete o sucesso no dia do evento e a experiência do participante que falamos lá em cima. Com uma plataforma de eventos, você credencia todo mundo apenas com um voucher e um celular, acredite! E o sistema ainda faz o registro de frequência de cada um e você vai poder saber a carga horária para personalizar certificados, por exemplo.

Emissão de certificados 

Essa é uma etapa que as plataforma de eventos vão ser um mão na roda para as agências! Quando esse trabalho é feito manualmente, a equipe passa, muitas vezes, alguns dias para conseguir imprimir e preencher todos. Com um sistema, o participante pode até receber o certificado no fim do evento e por e-mail, com a opção de download para impressão. 

Pesquisa de satisfação 

É muito importante ouvir o participante, assim será possível construir um melhor evento para a próxima edição, ou outras experiências na área. Envie uma pesquisa para quem esteve no evento e avalie as respostas. Em vez das agências imprimirem os questionários elas podem investir o tempo elaborando as perguntas e enviando os e-mails. Uma dica: alie à emissão do certificado à resposta da pesquisa, costuma dar certo!

Relatórios financeiros

Depois do seu evento é hora de avaliar se a dupla tempo e dinheiro investidos valeram a pena, não é?! Com uma plataforma de eventos você pode emiti-los e fazer essa análise de todas as etapas, ajudando na mensuração de resultados e análise da performance dos investimentos. A gente explicou aqui como elaborar um super completo e ter um raio-x do seu evento! 

#DicaDoity – Se seu evento envolve a submissão de trabalhos científicos, a dúvida agência ou plataforma de eventos precisa acabar agora! Com um gerenciador, as etapas de submissão, avaliação, revisão e resultado são feitos todas – eu disse todas! – de forma automatizada. A Andréa Chamusca, de uma agência de eventos, contou pra gente a experiência de usar a Doity para essa etapa. Dá uma lida! 

Não é concorrência, é parceria 

Será que a proposta que fizemos no começo do texto de substituir a questão agência ou plataforma de eventos por uma soma agência + plataforma já foi aceita?! A gente espera que sim, argumentos não faltam! Trocar a equivocada ideia de concorrência por parceria, confiança e divisão de tarefas é a melhor alternativa. Ganha quem organiza e quem participa. E o que poderia ser melhor?! 

Experimente essas dicas na prática, conheça as soluções que a Doity tem para você, sua agência e, claro, seu evento! 

 

Fernanda Lins

Gestora de marketing e de conteúdo. Uma jornalista que já quis ser escritora. Apaixonada por palavras, praia e futebol

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