Eventos Científicos

9 erros cometidos na organização de eventos científicos (e como evitá-los!)

Escrito por: Karoline Torres

A organização de eventos exige uma série de cuidados. É preciso fazer planejamento, definir cronograma, estimar os custos, contratar fornecedores,  escolher uma ferramenta, entre tantas outras tarefas. Os eventos científicos demandam ainda mais atenção, já que possuem especificidades acadêmicas. É justamente aí que os erros são cometidos!

Seja você um estudante universitário ou um professor experiente, você pode cometer alguns erros comuns na organização de eventos científicos. Isso ocorre por uma razão simples: existem poucas informações disponíveis sobre como planejar esse tipo de evento da maneira ideal.

Para disponibilizar informação de qualidade e ajudar você nessa missão, produzimos este conteúdo. Nas próximas linhas, você verá os erros mais comuns na organização de eventos científicos e, claro, como evitá-los. Confira!

1 – Não fazer um planejamento

Pode parecer algo básico, e é justamente por isso que o planejamento do evento é muitas vezes negligenciado.

Não estruturar um planejamento é dos maiores erros cometidos em organização de eventos científicos.

Você pode pensar “ah, mas nós temos tudo bem definido na cabeça e cada um sabe o que fazer”. Não cometa esse erro! Ao fazer isso, você compromete todo o andamento do evento.

Para evitar essa falha, você deve criar um documento que registre todo o planejamento. Nele, você deve definir informações como, por exemplo:

O planejamento é o guia para o sucesso do seu evento!

2 – Não ter autorização da instituição e supervisão de um professor

Se o seu evento é científico, ele precisa ter ligação com alguma instituição ou organização científica, certo?

Apesar de parecer lógico, alguns organizadores cometem o erro de não ter autorização da instituição para realizar o evento – caso utilize os espaços da universidade, ou até mesmo o nome – e de não ter a supervisão de um professor, caso seja um evento realizado por estudantes.

Não ter essa autorização ou supervisão pode prejudicar, e muito, o seu evento. Pode gerar conflito de horários, problemas com a instituição de ensino e até mesmo invalidar os certificados de participação. Você definitivamente não quer que isso ocorra, não é mesmo?

O ideal é sempre apresentar uma solicitação de uso dos espaços, quando for o caso, e até mesmo informar a instituição sobre a realização do evento, podendo até gerar apoio e mais espaço para divulgação.

Quanto à supervisão de um professor, você deve apostar no que mais se aproxima do tema abordado no evento. Ele será capaz de orientar em diversas etapas técnico-científicas e até mesmo na seleção de palestrantes.

3 – Escolher o tipo de evento errado

Você sabia que existem pelo menos 12 tipos diferentes de eventos científicos? Pois é! Se você não sabe ou está em dúvida se a melhor forma de nomear seu evento é simpósio, seminário, encontro, congresso, painel ou palestra, você precisa ler agora o nosso post sobre os tipos de eventos acadêmicos para fazer a escolha certa.

Cada um deles tem uma estrutura diferente, o que impacta na organização. Além disso, não é nada interessante para os participantes se inscreverem em um congresso e, ao chegar lá, perceberam que nada mais é que um ciclo de palestras.

Isso pode fazer seu evento perder a credibilidade. Então, entenda cada tipo de evento com calma e defina o seu!

4 – Definir um tema sem atrativos

Um evento científico tem em sua essência a necessidade de compartilhar um conteúdo de qualidade. Para que mais pessoas possam ser alcançadas por esse conteúdo, você precisa saber o que abordar e de forma abordar.

O que seu público quer aprender? O que desperta a curiosidade dele? O que é novidade em sua área do conhecimento? Como seu evento pode fomentar a produção acadêmica em determinado assunto?

Você deve responder questões como essas antes de definir o tema de um evento. Nada vai desanimar mais um participante que um assunto “batido”, sem novas perspectivas ou sem um “nome de peso” para apresentar o conteúdo.

5 – Divulgar em cima da hora

Esse é o tipo de erro que vai gerar um número reduzido de inscrições em seu evento. Você não quer isso, certo? Existem diversas estratégias para garantir que seu evento tenha a quantidade de inscritos desejada e uma delas é iniciar as vendas antecipadamente.

Para isso, você precisa também disponibilizar as informações essenciais – como local, data, horários e principais palestrantes ou atividades – previamente. Apostar em mídias sociais, como o Instagram, e parcerias pode aumentar ainda mais o alcance da divulgação.

6 – Não estruturar o processo de submissão de trabalhos

Eventos científicos têm também a missão de incentivar a produção científica. Por isso, a submissão de trabalhos é parte essencial de um evento acadêmico e não deve ser deixada de lado. É comum o gerenciamento desse processo ser feito de forma manual, utilizando formulários de Google docs e e-mail, por exemplo.

Entretanto, já existem ferramentas especializadas em gerenciamento de trabalhos científicos que facilitam, organizam e automatizam diversos procedimentos, além de deixarem a submissão de trabalhos com uma aparência mais séria e profissional. Vale pesquisar sobre elas e escolher a que melhor atende sua demanda.

7 – Fazer credenciamento sem organização

O credenciamento de participantes é um momento que pode gerar conflitos e filas gigantes. É nele em que os imprevistos – que falaremos no próximo item – começam a acontecer: nome de participante faltando, crachá que se perdeu, pastas com itens a menos, muitas pessoas para poucos colaboradores credenciando, entre outros.

É preciso planejar e organizar bem o credenciamento para evitar esse tipo de situação. O ideal é apostar nas ferramentas de gestão de eventos, que disponibilizam sistemas de secretaria e até mesmo aplicativo para credenciamento.

Essas ferramentas ainda tem outra vantagem: elas são integradas com as inscrições, evitando, assim, que haja qualquer perda de informações.

8 – Não se preparar para imprevistos

Mesmo que você seja o organizador de eventos mais preparado do mundo, é inevitável, os imprevistos irão acontecer. É o fornecedor que vai atrasar algo, é o som que vai dar algum problema na hora, é a internet que vai falhar, é algum palestrante que vai atrasar.

O que vai fazer a diferença mesmo é você estar preparado para esses imprevistos. Como? Tendo jogo de cintura e um plano B. Recomendamos que uma semana antes do evento você liste as diversas situações e imprevistos que podem ocorrer e como você pode contornar esses problemas.

Assim, caso eles aconteçam, sua mente já vai estar preparada para lidar com essas dificuldades sem se abalar.

9 – Emitir certificados sem validade

Certificados são uma parte fundamental do seu evento científico. Por quê? Por que diversos participantes estão lá exatamente para garantir seu certificado de participação e suas horas extras no currículo acadêmico. Você não vai querer que essa preciosidade seja emitida sem validade certo?

Você pode escolher entre certificados online ou impressos. Independente da sua escolha, para que o certificado do seu evento tenha validade, ele precisa conter os seguintes itens:

  • Logo do evento (também podendo incluir as logos dos parceiros);
  • Assinaturas dos responsáveis: assinatura do responsável que esteja no mais alto cargo da organização;
  • Carga horária: contagem de horas aproveitadas no evento;
  • Código de validação: registro numérico do certificado gerado pela organização ou plataforma;
  • Local e data;

Cada um desses erros listados pode impactar seu evento científico de forma negativa e acreditamos que você não quer isso, certo? Esperamos que você aproveite nossas dicas e coloque tudo em prática. Você pode começar pela nossa planilha para planejamento de eventos acadêmicos!

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Karoline Torres

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